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l) Dekret des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 171)
Verordnung zur Protokollierung und zur digitalen Landesverwaltung

1)
Kundgemacht im Amtsblatt  vom 23. Juni 2015, Nr. 25.

Art. 1 (Anwendungsbereich)         delibera sentenza

(1) Diese Verordnung regelt die Schriftgutverwaltung in der Landesverwaltung im Sinne des Landesgesetzes vom 13. Dezember 1985, Nr. 17, in geltender Fassung. Sie gilt auch für die vom Land abhängigen Körperschaften, Agenturen und Organismen, sofern mit der jeweiligen internen Ordnung vereinbar. 2)

(2) Ziel dieser Verordnung ist es, im Sinne des gesetzesvertretenden Dekretes vom 7. März 2005, Nr. 82, in geltender Fassung, die Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien in der Landesverwaltung zu fördern.

(3) Alles, was nicht ausdrücklich mit dieser Verordnung geregelt wird, unterliegt den einschlägigen Rechtsvorschriften.

massimeBeschluss vom 26. Juni 2018, Nr. 630 - Genehmigung des Handbuches für die Dokumentenverwaltung der Autonomen Provinz Bozen - Südtirol
2)
Art. 1 Absatz 1 wurde in der italienischen Fassung geändert durch Art. 1 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 2 (Begriffsbestimmungen)

(1) Für diese Verordnung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

  • a)  Registratur: Ablage der Akten in Papierform, die noch bearbeitet werden. 3)
  • a/bis) Digitales Archiv: Archiv, das den Erhalt und die Lesbarkeit elektronischer Dokumente sowie die Gültigkeit der digitalen Unterschrift langfristig gewährleistet,  4)
  • b)  Zwischenarchiv: Bestand der geschlossenen Akten in Papierform, für welche eine Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist. 5)
  • c)  Historisches Archiv: Beim Landesarchiv angesiedeltes Archiv, in welchem rechtlich und kulturhistorisch relevante Papierdokumente ständig verwahrt werden. 6)
  • d)  Zuweisung: Funktion, durch welche die Einsicht in die Protokolleinträge festgelegt wird, 7)
  • e)  Institutionelle Postfächer: Elektronische Postfächer der Organisationseinheiten der Landesverwaltung.
  • f)  8)
  • g)  Eingangsdokumente: An die Landesverwaltung gerichtete Dokumente.
  • h)  Ausgangsdokumente: Von der Landesverwaltung verfasste Dokumente, die an Empfänger außerhalb derselben gerichtet sind.
  • i)  Interne Dokumente: Dokumente, welche von den einzelnen Organisationseinheiten verfasst werden und der internen Kommunikation der Landesverwaltung dienen.
  • i/bis) Digitales Domizil: In den jeweiligen Verzeichnissen angeführte zertifizierte elektronische Postadresse (PEC) für die Mitteilung und Zustellung der Verwaltungsakte und -maßnahmen, 9)
  • i/ter) Besonderes digitales Domizil: Für bestimmte Verfahren gewählte und nicht bereits in den jeweiligen Verzeichnissen eingetragene zertifizierte elektronische Postadresse (PEC), 10)
  • j)  Elektronische Akte: Im Protokollregister angelegte Akte. 11)
  • k)  Digitale Personalakte: Digitale Ablage personalrelevanter Dokumente und Unterlagen des Landespersonals, sowie der Schulführungskräfte, des Lehr- und Inspektionspersonals der Schulen staatlicher Art.
  • l)  12)
  • m)  INI-PEC: Staatliches Verzeichnis der digitalen Domizile der Unternehmen und Freiberufler/Freiberuflerinnen, 13)
  • n)  IPA: Verzeichnis der digitalen Domizile der öffentlichen Verwaltungen und der Träger öffentlicher Dienste, 14)
  • o)  Key-User: Person, welche die Protokollierungsberechtigungen aktiviert und die Benutzer und Benutzerinnen in das Organigramm einbindet.
  • p)  Bewertungsrichtlinien: Von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen erstelltes Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen für Dokumente. 15)
  • q)  PEC (zertifizierte elektronische Post): Mailform, bei der die Übermittlung und die erfolgte Zustellung von elektronischer Post bescheinigt wird.
  • r)  Protokollregister: Einheitliches Protokollregister der Landesverwaltung, das den Kriterien des elektronischen Protokolls im Sinne des Dekretes des Präsidenten der Republik vom 28. Dezember 2000, Nr. 445, in geltender Fassung, und des Dekretes des Präsidenten des Ministerrates vom 3. Dezember 2013 über das elektronische Protokoll entspricht. 16)
  • s)  Formelle Skartierung: Von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen genehmigte Vernichtung von Papierdokumenten oder Löschung von elektronischen Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, 17)
  • t)  Informelle Skartierung: Aussonderung jener Unterlagen aus der Registratur, die weder verwaltungsmäßig noch rechtlich noch geschichtlich relevant sind.
  • u)  Protokollsignatur: Mindestangaben zur eindeutigen Identifizierung eines Dokuments.
  • v)  Schriftgutbewertung: Bewertung der Dokumente in Hinsicht auf ihre Skartierung oder ständige Verwahrung. 18)
3)
Der Buchstabe a) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 2 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
4)
Der Buchstabe a/bis) des Art. 2 Absatz 1 wurde eingefügt durch Art. 2 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so ersetzt durch Art. 1 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
5)
Der Buchstabe b) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 2 Absatz 3 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
6)
Der Buchstabe c) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst durch Art. 2 Absatz 4 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 1 Absatz 2 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so geändert.
7)
Der Buchstabe d) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst durch Art. 2 Absatz 5 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 1 Abatz 3 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.
8)
Der Buchstabe f) des Art. 2 Absatz 1 wurde aufgehoben durch Art. 21 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
9)
Der Buchstabe i/bis) wurde eingefügt durch Art. 1 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
10)
Der Buchstabe i/ter) wurde eingefügt durch Art. 1 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
11)
Der Buchstabe j) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 2 Absatz 6 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
12)
Der Buchstabe l) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst ersetzt durch Art. 2 Absatz 7 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später aufgehoben durch Art. 19 Absatz 1 Buchstabe a) des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
13)
Der Buchstabe m) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 1 Absatz 5 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
14)
Der Buchstabe n) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst durch Art. 2 Absatz 8 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 1 Absatz 6 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.
15)
Der Buchstabe p) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 2 Absatz 9 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
16)
Der Buchstabe r) des Art. 2 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 2 Absatz 10 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
17)
Der Buchstabe s) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst durch Art. 2 Absatz 11 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 1 Absatz 7 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.
18)
Der Buchstabe v) des Art. 2 Absatz 1 wurde zuerst ersetzt durch Art. 2 Absatz 12 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so geändert durch Art. 1 Absatz 8 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 3 (Einheitliches Protokollregister)

(1) Bei der Landesverwaltung ist ein einheitliches Protokollregister eingerichtet.

(2) Die Bezeichnung des einheitlichen Protokollregisters lautet: Protokollregister der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol (p_bz). 19)

19)
Art. 3 Absatz 2 wurde so geändert durch Art. 3 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 4 (Organisation des Protokolls)

(1) Die Protokollierung erfolgt in den einzelnen Ressorts, Abteilungen und Bereichen der Landesverwaltung. Die jeweiligen Direktoren und Direktorinnen legen fest, ob eine einzige Protokollstelle eingerichtet oder ob die Protokollierung in mehreren Organisationseinheiten vorgenommen wird. 20)

(2) Die Protokollierungsberechtigungen werden von den jeweiligen Direktoren und Direktorinnen der betroffenen Organisationseinheiten erteilt. 21)

20)
Art. 4 Absatz 1 wurde in der italienischen Fassung geändert durch Art. 4 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
21)
Art. 4 Absatz 2 wurde zuerst durch Art. 4 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 2 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so geändert.

Art. 5 (Key-User)

(1) Jedes Ressort, jede Abteilung und jeder Bereich hat einen Key-User. 22)

(2) Die Key-User werden jeweils von den Ressortdirektoren und -direktorinnen, den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen und den Bereichsdirektoren und -direktorinnen ernannt.

(3) Die Key-User aktivieren die Protokollierungsberechtigungen und ordnen die Benutzer und Benutzerinnen dem Organigramm zu 23)

(4) 24)

22)
Art. 5 Absatz 1 wurde in der italienischen Fassung geändert durch Art. 5 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
23)
Art. 5 Absatz 3 wurde so geändert durch Art. 5 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
24)
Art. 5 Absatz 4 wurde aufgehoben durch Art. 19 Absatz 1 Buchstabe b) des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 6 (Administrator)

(1) Der Administrator für das Protokollregister hat Einsicht in alle Protokolleinträge des eigenen Protokollregisters, ist für die Verwaltung der Key-User-Profile, des Organigramms und der Konfigurationstabellen und für den Import der Notfallregister in das Protokollregister zuständig. 25)

(2) Die Aufgaben des Administrators für das Protokollregister der Landesverwaltung werden vom Organisationsamt wahrgenommen.

25)
Art. 6 Absatz 1 wurde zuerst durch Art. 6 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 3 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.

Art. 6/bis (Der/Die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung)

(1) Der Generaldirektor/Die Generaldirektorin der Landesverwaltung ist der/die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung. 26)

(2) Der/Die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung hat Einsicht in alle Protokolleinträge des entsprechenden Protokollregisters. 27)

(3) Der/Die Verantwortliche für die Korruptionsvorbeugung in der Landesverwaltung hat Einsicht in alle Protokolleinträge des entsprechenden Protokollregisters. 28)

26)
Art. 6/bis wurde eingefügt durch Art. 7 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
27)
Art. 6/bis Absatz 2 wurde eingefügt durch Art. 4 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
28)
Art. 6/bis Absatz 3 wurde eingefügt durch Art. 4 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 6/ter (Der/Die Verantwortliche für die Verwahrung des digitalen Archivs)

(1) Der Direktor/Die Direktorin des Landesarchivs ist der/die Verantwortliche für die Verwahrung des digitalen Archivs. 29)

29)
Art. 6/ter  wurde eingefügt durch Art. 7 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 6/quater  (Elektronische Dokumente)

(1) Die Landesverwaltung erstellt die Originale ihrer Dokumente in elektronischer Form.

(2) Die elektronischen Dokumente werden mit digitaler Unterschrift unterzeichnet. 30) 31)

30)
Art. 6/quater wurde eingefügt durch Art. 7 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
31)
Art. 6/quater Absatz 2 wurde so geändert durch Art. 5 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 7 (Protokollierung)

(1)Die Gesamtheit der getätigten Protokolleinträge bildet das Protokollregister. 32)

(2)Folgende Angaben sind in das Protokollregister verpflichtend einzutragen:

  1. Protokollnummer, die automatisch vom elektronischen Protokoll generiert und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  2. Protokolldatum, das automatisch vom elektronischen Protokoll zugewiesen und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  3. Protokolltyp,
  4. Dokumententypologie,
  5. Aktenplannummer,
  6. Absender bei eingehenden Dokumenten und Empfänger bei internen und bei ausgehenden Dokumenten; sie werden in nicht veränderbarer Form registriert, 33)
  7. Betreff des Dokuments, der in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  8. elektronische Akte,
  9. Anzahl und kurze Beschreibung der Anlagen auf Papier (sofern vorhanden),
  10. Datum des Eingangs des Dokumentes, wenn der Protokolleintrag aufgeschoben wurde,
  11. Autor/Autorin des Protokolleintrages; er/sie wird automatisch vom elektronischen Protokoll erfasst und in nicht veränderbarer Form registriert,
  12. Zuweisung des Protokolleintrages an die Organisationseinheit des Autors/der Autorin des Eintrages; sie wird in nicht veränderbarer Form registriert,
  13. eventuelle Zuweisung des Protokolleintrages an eine oder mehrere Empfänger-Organisationseinheiten, 34)
  14. Nummer und Datum des Protokolls des Absenders bei eingehenden Dokumenten von öffentlichen Körperschaften,
  15. Nummer und Datum des Bezugsprotokolls, sofern vorhanden,
  16. Empfangs-/Versandart. 35)

(3)Wenn ein elektronisches Dokument protokolliert wird, ist weiters verpflichtend

  1. der Upload des elektronischen Dokuments und eventueller elektronischer Anlagen: Sie werden im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form und nicht löschbar gespeichert. Das Format des protokollierten Dokuments ist PDF, digital unterzeichnetes PDF (PAdES) oder P7M (CAdES),
  2. die Errechnung des „Fingerabdrucks“ (Hash-Wert) des elektronischen Dokuments: Sie wird vom elektronischen Protokoll durchgeführt und im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form gespeichert. 36)

(3/bis) Der Upload des elektronischen Dokumentes in das Protokollregister erfolgt gleichzeitig mit der Protokollierung. 37)

(4) Der Betreff muss den Inhalt des Dokumentes zusammenfassen; Abkürzungen sind zu vermeiden.

(5) Die Protokollierung eingehender Dokumente erfolgt noch am Tag ihres Eingangs.

(6) Sofern die Dokumente wegen vorübergehender und außergewöhnlicher Arbeitsüberlastung nicht am Eingangstag protokolliert werden können, kann die Protokollierung aufgeschoben werden. Dies gilt ausschließlich für eingehende Dokumente.

(7) Die Protokollierung interner und ausgehender Dokumente erfolgt unmittelbar nach deren Unterzeichnung.  38)

(8) Durch die Protokollierung werden der Eingang und der Ausgang der Dokumente bescheinigt. 39)

32)
Art. 7 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
33)
Der Buchstabe f) des Art. 7 Absatz 2 wurde im italienischen Wortlaut geändert durch Art. 6 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
34)
Der Buchstabe m) des Art. 7 Absatz 2 wurde so ersetzt durch Art. 6 Absatz 2 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
35)
Art. 7 Absatz 2 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
36)
Art. 7 Absatz 3 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 3 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
37)
Art. 7 Absatz 3/bis wurde eingefügt durch Art. 6 Absatz 3 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
38)
Art. 7 Absatz 7 wurde so geändert durch Art. 8 Absatz 4 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
39)
Art. 7 Absatz 8 wurde angefügt durch Art. 6 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 8 (Chronologie)

(1) Jedem Protokolleintrag entspricht eine bestimmte chronologische Zuordnung, bei der der Name und die Organisationseinheit der protokollierenden Person sowie Datum und Uhrzeit der Protokollierung eingetragen werden.

(2) Sämtliche Änderungen zu den Protokolleinträgen werden in der jeweiligen Chronologie festgehalten.

Art. 9 (Protokollnummer)

(1) Die Nummerierung im Protokollregister ist fortlaufend und beginnt in jedem Kalenderjahr neu.

(2) Jede Protokollnummer wird nur einmal vergeben.

(3) Ausgenommen sind jene eingehenden Dokumente, die an mehrere Organisationseinheiten der Landesverwaltung gerichtet sind, sowie interne und ausgehende Dokumente, die zwei oder mehreren Empfängern gesendet werden. Diese Dokumente müssen identisch sein, damit sie dieselbe Protokollnummer erhalten können; dies gilt sowohl für den Inhalt, als auch für die darin angeführten Empfänger.

Art. 10 (Protokollsignatur)

(1) Die Protokollsignatur besteht aus der Bezeichnung des Protokollregisters oder dem entsprechenden Code sowie aus dem Protokolldatum und der Protokollnummer. 40)

(2) Auf eingehenden Papierdokumenten wird die Protokollsignatur durch den Protokollstempel angebracht. Die Protokollsignatur elektronischer Dokumente ist im XML-Format kodiert. 41)

40)
Art. 10 Absatz 1 wurde zuerst geändert durch Art. 9 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so ersetzt durch Art. 7 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
41)
Art. 10 Absatz 2 wurde eingefügt durch Art. 9 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 11 (Zuweisung)

(1) Durch die Zuweisung erhalten die einzelnen Organisationseinheiten Einsicht in die Protokolleinträge.

(2) Die Zuweisung ermöglicht zudem die Protokollierung von Dokumenten auch bei Organisationseinheiten, die für den Sachverhalt nicht zuständig sind.

Art. 12 (Protokollierungspflichtige Dokumente)

(1)Protokollierungspflichtig sind alle Papierdokumente und alle elektronischen Dokumente, welche rechtlich oder verwaltungstechnisch relevant sind. 42)

42)
Art. 12 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 10 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 13 (Nicht protokollierungspflichtige Dokumente)

(1) Nicht protokollierungspflichtig sind Gesetzesanzeiger, Amtsblätter, Nachrichtenblätter der öffentlichen Verwaltung, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Broschüren, Informations- und Werbematerial, Einladungen zu Veranstaltungen, Entwürfe von Dokumenten, statistisches Material, vertrauliche Korrespondenz sowie getrennt registrierte Dokumente (wie beispielsweise Beschlüsse und Dekrete). 43)

43)
Art. 13 Absatz 1 wurde so geändert durch Art. 8 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 14 (Fristen)

(1) Die Protokollierung ist für die Einhaltung der Ausschlussfristen laut Artikel 3 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, ausschlaggebend.

(2) Ab dem Tag der Protokollierung läuft die Frist für den Abschluss des Verwaltungsverfahrens laut Artikel 4 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung.

Art. 15 (Annullierung von Protokolleinträgen)

(1) Protokolleinträge können nur mit entsprechender Ermächtigung der Direktoren und Direktorinnen der Organisationseinheiten, bei denen eine Protokollstelle eingerichtet ist, annulliert werden.

(2) In der Ermächtigung müssen die Protokollnummer und das Protokolldatum des zu annullierenden Protokolleintrages sowie der Annullierungsgrund angegeben werden.

(3) Im Protokollregister wird die Annullierung durch eine entsprechende Aufschrift automatisch kenntlich gemacht; die Annullierung der Protokollsignatur auf Papier erfolgt händisch.

Art. 16 (Protokoll-Tagesregister)

(1)Am Ende des Arbeitstages generiert das elektronische Protokoll automatisch ein Protokoll-Tagesregister, welches innerhalb des darauffolgenden Arbeitstages in das digitale Archiv übertragen wird. 44) 

44)
Art. 16 wurde so ersetzt durch Art. 11 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.  Der italienische Wortlaut wurde später geändert durch Art. 9 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 17 (Notfallregister)

(1) Immer dann, wenn das Protokollregister über einen Zeitraum von mehr als 48 Stunden nicht benutzt werden kann, erlaubt der Generaldirektor/die Generaldirektorin die Protokollierung in einem eigenen Notfallregister.

(2) Die im Notfallregister gespeicherten Protokolleinträge werden nach erneuter Inbetriebnahme des Protokollregisters schnellstmöglich dort nachgetragen.

Art. 18 (Posteingang)   

(1)Alle eingehenden Papier- und elektronischen Dokumente werden in den jeweiligen Protokollstellen am Tag ihres Eingangs protokolliert. 45)

(2)Dokumente, die bei einer Organisationseinheit eingehen, die für deren Bearbeitung nicht zuständig ist, werden von dieser protokolliert und der zuständigen Organisationseinheit zugewiesen. 46)

(3) Umschläge mit der Aufschrift „persönlich“, „vertraulich“ oder einem ähnlichen Hinweis sowie versiegelte Umschläge oder Schriftverkehr, welcher an Mitglieder der Landesregierung gerichtet ist, dürfen nicht geöffnet werden. Sie gelten als vertrauliche Korrespondenz.

(4) Der Umschlag eingehender Papierdokumente ist immer dann zu verwahren, wenn das Versanddatum rechtlich relevant ist. Der Umschlag ist im Protokollregister als Anlage einzutragen, mit Angabe von Datum und Uhrzeit des Poststempels. 47)

(5) Per Fax eingegangene Dokumente werden ebenfalls protokolliert. Wird dasselbe Dokument zudem auch auf dem Postweg übermittelt, wird es nicht erneut protokolliert, außer es weist Änderungen auf.

(6) Wird ein Papierdokument vom Absender oder von einer beauftragten Person persönlich abgegeben, händigt das Personal als Empfangsbestätigung eine Ablichtung der ersten Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokuments unentgeltlich aus. Für Dokumente in elektronischer Form wird die Protokollsignatur im XML-Format übermittelt. 48)

(7)Die Entgegennahme von elektronischen Dokumenten erfolgt über:

  • a) institutionelle elektronische Postfächer,
  • a/bis) elektronische Sonderpostfächer für bestimmte Verwaltungsverfahren, 49)
  • b) zertifizierte elektronische Postfächer,
  • c) Online-Dienste der Landesverwaltung (eGov),
  • d) sonstige digitale Dienste, 50)
  • e) externe Datenträger oder Cloud. 51)

(8) Anträge und Erklärungen, die bei der Landesverwaltung auf telematischem Wege eingereicht werden, sind gültig, sofern:

a) sie mit digitaler Unterschrift unterzeichnet sind,

b) sich der Benutzer/die Benutzerin, je nach vorgeschriebener Mindestsicherheitsanforderung, durch Bürgerkarte (CNS), elektronischen Personalausweis (CIE) oder öffentliches System für digitale Identität (SPID) identifiziert,

c) sie handschriftlich unterzeichnet sind und mit einer Ablichtung des Erkennungsausweises eingereicht werden. 52)

45)
Art. 18 Absatz 1 wurde zuerst ersetzt durch Art. 12 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so geändert durch Art. 10 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
46)
Art. 18 Absatz 2 wurde zuerst ersetzt durch Art. 12 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so geändert durch Art. 10 Absatz 2 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
47)
Art. 18 Absatz 4 wurde so ersetzt durch Art. 10 Absatz 3 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
48)
Art. 18 Absatz 6 wurde zuerst durch Art. 12 Absatz 3 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 10 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.
49)
Der Buchstabe a/bis) des Art. 18 Absatz 7 wurde eingefügt durch Art. 10 Absatz 5 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
50)
Der Buchstabe d) des Art. 18 Absatz 7 wurde so geändert durch Art. 10 Absatz 6  des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
51)
Art. 18 Absatz 7 wurde so ersetzt durch Art. 12 Absatz 4 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
52)
Art. 18 Absatz 8 wurde angefügt durch Art. 12 Absatz 5 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später so ersetzt durch Art. 10 Absatz 7 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 19 (Postausgang)

(1)Die Mitteilung der Verwaltungsakte und -maßnahmen und, in den vom Gesetz vorgesehenen Fällen, ihre Zustellung wird von der Landesverwaltung durch Informations- und Kommunikationstechnologien vorgenommen. Die Mitteilungen, welche an das digitale Domizil oder an das besondere digitale Domizil erfolgt sind, entsprechen der Zustellung auf dem Postweg, soweit das Gesetz nichts anderes vorsieht.

(2)  Die Mitteilungen an jene Subjekte, die zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, und an Freiberufler/Freiberuflerinnen, die zur Eintragung in Berufslisten und Berufsverzeichnisse verpflichtet sind, erfolgen, sofern keine andere Form der elektronischen Übermittlung vorgesehen ist, an das digitale Domizil, welches im INI-PEC eingetragen ist.

(3)  Die Mitteilungen an öffentliche Verwaltungen und an Träger öffentlicher Dienste erfolgen an das digitale Domizil, welches im IPA eingetragen ist, oder mittels Anwendungskooperation. Das jeweilige Dokument kann auch nach vorheriger Mitteilung der Art und Weise des telematischen Zugangs zur Verfügung gestellt werden. Zwischen öffentlichen Verwaltungen dürfen Dokumente nicht per Fax übermittelt werden.

(4)  Mit Inbetriebnahme des „Staatlichen Verzeichnisses der digitalen Domizile natürlicher Personen und anderer Körperschaften des Privatrechts, die nicht zur Eintragung in Berufsverzeichnisse oder in das Handelsregister verpflichtet sind“, erfolgen die Mitteilungen an Bürger/Bürgerinnen und an andere als die in den Absätzen 2 und 3 genannten Subjekte an das dort eingetragene digitale Domizil. Bis zur Anwendung des genannten Verzeichnisses entspricht das digitale Domizil jenem, das in den bei der Landesverwaltung eingereichten Unterlagen angegeben wurde.

(5)  Die in den Absätzen 2, 3 und 4 angeführten Subjekte können für bestimmte Verfahren auch ein besonderes, nicht bereits in den jeweiligen Verzeichnissen eingetragenes digitales Domizil wählen.

(6)  In Ermangelung des digitalen Domizils laut Absatz 4 oder des besonderen digitalen Domizils laut Absatz 5 wird den Bürgern/Bürgerinnen und den anderen als den in den Absätzen 2 und 3 genannten Subjekten ein Papierausdruck des elektronischen Originaldokuments mit einfacher Post zugesendet. Besteht eine Zustellungspflicht, so erfolgt der Versand per Einschreiben mit Rückschein.

(7)  Der Versand von nicht protokollpflichtigen Mitteilungen erfolgt in der Regel an die persönlichen elektronischen Postfächer. 53)

53)
Art. 19 wurde zuerst durch Art. 13 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 11 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.

Art. 20 (Interne Post)  

(1) Innerhalb der Landesverwaltung erfolgt der Schriftverkehr auf elektronischem Wege (über das Protokollregister, durch E-Mail oder über sonstige elektronische Anwendungen). Die Nutzung von zertifizierten elektronischen Postfächern (PEC) in der Kommunikation zwischen einzelnen Organisationseinheiten ist außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen nicht erlaubt. 54)

(2) Der Versand von Dokumenten in Papierform ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Er erfolgt mittels eigens dafür vorgesehenen Umschlägen.

(3)Interne Dokumente werden von jener Organisationseinheit protokolliert, welche sie verfasst; sie lädt die elektronischen Dokumente ins Protokollregister und weist sie einer oder mehreren Empfänger-Organisationseinheiten zu. 55)

(4) Die Empfänger-Organisationseinheit ruft die zugewiesenen Protokolleinträge über die Funktion „To-do-Liste” im Protokollregister auf. 56)

(5) Interne, informelle Mitteilungen unterliegen keiner Protokollierungspflicht. Die Übermittlung erfolgt über die persönlichen Postfächer. 57)

54)
Art. 20 Absatz 1 wurde so geändert durch Art. 14 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
55)
Art. 20 Absatz 3 wurde so ersetzt durch Art. 14 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
56)
Art. 20 Absatz 4 wurde zuerst durch Art. 14 Absatz 3 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 12 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.
57)
Art. 20 Absatz 5 wurde so geändert durch Art. 14 Absatz 4 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 21 (Digitale Personalakte)    

(1) Personalrelevante Dokumente und Unterlagen werden in der digitalen Personalakte abgelegt und nicht auf dem Postweg zugesendet.

(2) Die digitale Personalakte des Landespersonals sowie der Schulführungskräfte, des Lehr- und Inspektionspersonals der Schulen staatlicher Art wird von den mit der Personalverwaltung beauftragten Organisationseinheiten des Landes und Schuldirektionen, je nach Zuständigkeitsbereich, gespeist.

(3) Die vor Einführung der digitalen Personalakte bereits bestehenden Personalakten werden in der digitalen Personalakte zusammengeführt.

(4) Die digitale Personalakte kann nur von dem/der jeweiligen Bediensteten eingesehen werden. 58)

58)
Art. 21 wurde so ersetzt durch Art. 13 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 22 (Amtserkennungscode)

(1) Zwecks Empfang von elektronischen Rechnungen wird den einzelnen Organisationseinheiten der Landesverwaltung ein eigener Amtserkennungscode aus dem IPA zugeteilt. 59)

59)
Art. 22 wurde so ersetzt durch Art. 14 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 23  60)

60)
Art. 23 wurde aufgehoben durch Art. 21 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 24  61)

61)
Art. 24 wurde aufgehoben durch Art. 21 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 25  62)

62)
Art. 25 wurde aufgehoben durch Art. 21 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 26  63)

63)
Art. 26 wurde aufgehoben durch Art. 21 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 27 (Papierkopien von elektronischen Dokumenten)

(1) Papierkopien von digital unterzeichneten elektronischen Dokumenten, haben die selbe Beweiskraft wie das Originaldokument, wenn sie in sämtlichen Teilen mit dem Original übereinstimmen und dies von einer dazu ermächtigten Amtsperson bescheinigt wird. 64)

64)
Art. 27 Absatz 1 wurde zuerst geändert durch Art. 15 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14, und später durch Art. 15 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 28 (Zulässige Dateiformate)

(1)Die Landesverwaltung nimmt ausschließlich Dateien entgegen, die so formatiert sind, wie auf der Webseite der Landesverwaltung im Abschnitt „zulässige Dateiformate“ angeführt. Allerdings muss die Landesverwaltung nicht im selben Format antworten.

(2) Die Annahme von Dateien, die nicht den zulässigen Dateiformaten entsprechen, sowie von Dateien, die einen ausführbaren Code oder Makros beinhalten, muss im Vorfeld vereinbart werden und ist nur in Ausnahmefällen zulässig.

(3) Die Landesverwaltung übermittelt ihre Dateien ausschließlich in Formaten, welche auf der Webseite der Landesverwaltung aufgelistet sind. 65)

65)
Art. 28 wurde so ersetzt durch Art. 16 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 29 (Aktenplan)   

(1) Der Aktenplan ist mehrstufig gegliedert, und zwar in Titel, Untertitel und Gruppen.  66)

(2) Der Aktenplan kann nur mit Dekret des Generaldirektors/der Generaldirektorin geändert werden.

66)
Art. 29 Absatz 1 wurde so geändert durch Art. 17 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 30 (Elektronische Akten)

(1)Elektronische Akten werden im Protokollregister angelegt.

(2) Mit der Protokollierung des Dokuments erfolgt gleichzeitig seine Zuordnung zur entsprechenden Akte.

(3) Die Akte ist die kleinste Einheit des Archivs. 67)

67)
Art. 30 wurde so ersetzt durch Art. 18 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 31 (Registratur und Zwischenarchiv)  

(1)Papierakten werden in der Registratur der zuständigen Organisationseinheit aufbewahrt. Eine geschlossene und informell skartierte Akte wird im Zwischenarchiv abgelegt. 68)

(2) Zugang zum Zwischenarchiv hat nur das dazu ermächtigte Personal.

68)
Art. 31 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 19 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.

Art. 32 (Schriftgutbewertung)     

(1) Nach Ablauf der gesetzlich festgelegten oder in den Bewertungsrichtlinien vorgesehenen Fristen werden die Dokumente ausgesondert und vernichtet oder an das Landesarchiv weitergegeben. Hierfür zuständig sind die Überwachungs- und Bewertungskommissionen, welche sich in regelmäßigen Abständen treffen.

(2) Dokumente, die ohne zeitliche Beschränkung rechtliche und verwaltungstechnische Relevanz haben oder von besonderer kulturhistorischer Bedeutung sind, werden spätestens 40 Jahre nach ihrer Protokollierung dem Landesarchiv zur ständigen Verwahrung übergeben. 69)

(3) Die Entscheidungen der Überwachungs- und Bewertungskommissionen werden in einer Niederschrift (Skartierungsprotokoll und -verzeichnis) festgehalten.

(4) Zur Übergabe der Dokumente an das Landesarchiv verfassen die Überwachungs- und Bewertungskommissionen ein Übergabeprotokoll.

69)
Art. 32 Absatz 2 wurde so geändert durch Art. 16 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.

Art. 33 (Digitales Archiv) 70)

(1)Elektronische Dokumente müssen in das Protokollregister geladen werden.

(2) Die in das Protokollregister geladenen elektronischen Dokumente gehen automatisch in das digitale Archiv über, das ihren vollständigen Erhalt und ihre Lesbarkeit sowie, wenn sie digital unterzeichnet sind, die Gültigkeit der Unterschrift langfristig gewährleistet. 71)

(3) Die elektronischen Dokumente werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen skartiert. Elektronische Dokumente, die dauerhaft zu verwahren sind, verbleiben im digitalen Archiv. 72) 73)

70)
Im italienischen Wortlaut wurde die Überschrift von Art. 33 durch Art. 17 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, ersetzt.
71)
Art. 33 Absatz 2 wurde durch Art. 17 Absatz 3 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so geändert.
72)
Art. 33 wurde so ersetzt durch Art. 20 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
73)
Art. 33 Absatz 3 wurde durch Art. 17 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so ersetzt.

Art. 34 (Kulturgüter)

(1) Sämtliche Archive und Dokumente der Landesverwaltung sind Kulturgüter im Sinne des gesetzesvertretenden Dekretes vom 22. Januar 2004, Nr. 42, in geltender Fassung.

Art. 35 (Zugang zu den Verwaltungsunterlagen)

(1) Unbeschadet der in den Abschnitten V und VI des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, vorgesehenen Regelung darf der Inhalt der Akten, auch nicht teilweise, weder Personen mitgeteilt werden, die nicht nach den einschlägigen Bestimmungen dazu berechtigt sind, noch innerhalb der Landesverwaltung verbreitet werden. Die Übertretung dieses Verbotes stellt eine Verletzung des Amtsgeheimnisses dar. 74)

74)
Art. 35 Absatz 1 wurde durch Art. 18 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7, so geändert.

Art. 36 (Aufhebung)

Art. 37 (Inkrafttreten)

(1) Dieses Dekret tritt am Tag nach seiner Kundmachung im Amtsblatt der Region in Kraft.

Dieses Dekret ist im Amtsblatt der Region kundzumachen. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.

 

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