Dekret des Landeshauptmanns vom 19. April 2016, Nr. 141)
Änderung der Verordnung zur Protokollierung und zur digitalen Landesverwaltung

(1) Im zweiten Satz von Artikel 1 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden in der italienischen Fassung die Wörter „dall’Amministrazione provinciale“ durch die Wörter „dalla Provincia“ ersetzt.

(1) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„a) Registratur: Ablage der Akten in Papierform, die noch bearbeitet werden.“

(2) Nach Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird folgender Buchstabe a/bis) eingefügt:

„a/bis) Digitales Archiv: Archiv, das den Erhalt und die Lesbarkeit elektronischer Dokumente sowie die Gültigkeit der Signatur langfristig gewährleistet.“

(3) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe b) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„b) Zwischenarchiv: Bestand der geschlossenen Akten in Papierform, für welche eine Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist.“

(4) Im Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe c) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird das Wort „Dokumente” durch das Wort „Papierdokumente” ersetzt.

(5) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe d) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„d) Zuweisung: Vorgang, mit dem bestimmt wird, wer die Protokolleinträge einsehen kann.“

(6) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe j) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„j) Elektronische Akte: Im Protokollregister angelegte Akte.”

(7) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe l) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„l) Digitale Identität Südtirol: Account für den Zugang zu den Online-Diensten der Landesverwaltung.“

(8) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe n) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„n) IPA: Verzeichnis der öffentlichen Verwaltungen sowie Verzeichnis der Amtskodes („codice univoco ufficio“), die zum Empfang elektronischer Rechnungen zugewiesen werden.“

(9) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe p) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„p) Bewertungsrichtlinien: Von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen erstelltes Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen für Dokumente.“

(10) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe r) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„r) Protokollregister: Einheitliches Protokollregister der Landesverwaltung, das den Kriterien des elektronischen Protokolls im Sinne des Dekretes des Präsidenten der Republik vom 28. Dezember 2000, Nr. 445, in geltender Fassung, und des Dekretes des Präsidenten des Ministerrates vom 3. Dezember 2013 über das elektronische Protokoll entspricht.“

(11) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe s) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„s) Formelle Skartierung: Von der Überwachungs- und Bewertungskommission genehmigte Vernichtung von Papierdokumenten oder Löschung von elektronischen Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.“

(12) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe v) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„v) Schriftgutbewertung: Bewertung der Dokumente in Hinsicht auf ihre Skartierung oder ständige Aufbewahrung.“

(1) Im Artikel 3 Absatz 2 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird die Abkürzung „PROVBZ“ durch „p_bz“ ersetzt.

(1) Im Artikel 4 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird in der italienischen Fassung das Wort „direttrici” durch die Wörter „le rispettive direttrici” ersetzt.

(2) Im Artikel 4 Absatz 2 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird das Wort „Vorgesetzten” durch die Wörter „Direktoren und Direktorinnen” ersetzt.

(1) Im Artikel 5 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden in der italienischen Fassung die Wörter „dispone di” durch das Wort „ha” ersetzt.

(2) Im Artikel 5 Absatz 3 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „aktualisieren das Organigramm bei Bedarf” durch die Wörter „ordnen die Benutzer und Benutzerinnen dem Organigramm zu” ersetzt.

(1) Artikel 6 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Der Administrator für das Protokollregister ist für die Verwaltung der Key-User-Profile, des Organigramms und der Konfigurationstabellen und für den Import der Notfallregister in das Protokollregister zuständig.“

(1) Nach Artikel 6 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden folgende Artikel 6/bis, 6/ter und 6/quater eingefügt:

„Art. 6/bis (Der/Die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung )

1. Der Generaldirektor/Die Generaldirektorin der Landesverwaltung ist der/die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung.

Art. 6/ter (Der/Die Verantwortliche für die Verwahrung des digitalen Archivs)

1. Der Direktor/Die Direktorin des Landesarchivs ist der/die Verantwortliche für die Verwahrung des digitalen Archivs.

Art. 6/quater (Elektronische Dokumente)

1. Die Landesverwaltung erstellt die Originale ihrer Dokumente in elektronischer Form.

2. Die elektronischen Dokumente werden digital unterzeichnet.”

(1) Artikel 7 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Die Gesamtheit der getätigten Protokolleinträge bildet das Protokollregister.”

(2) Artikel 7 Absatz 2 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„2. Folgende Angaben sind in das Protokollregister verpflichtend einzutragen:

1. Protokollnummer, die automatisch vom elektronischen Protokoll generiert und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
   
2. Protokolldatum, das automatisch vom elektronischen Protokoll zugewiesen und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
   
3. Protokolltyp,
   
4. Dokumententypologie,
   
5. Aktenplannummer,
   
6. Absender bei eingehenden Dokumenten und Empfänger bei internen und bei ausgehenden Dokumenten; sie werden in nicht veränderbarer Form registriert,
   
7. Betreff des Dokuments, der in nicht veränderbarer Form registriert wird,
   
8. elektronische Akte,
   
9. Anzahl und kurze Beschreibung der Anlagen auf Papier (sofern vorhanden),
   
10. Datum des Eingangs des Dokumentes, wenn der Protokolleintrag aufgeschoben wurde,
    
11. Autor/Autorin des Protokolleintrages; er/sie wird automatisch vom elektronischen Protokoll erfasst und in nicht veränderbarer Form registriert,
    
12. Zuweisung des Protokolleintrages an die Organisationseinheit des Autors/der Autorin des Eintrages; sie wird in nicht veränderbarer Form registriert,
    
13. Zuweisung des Protokolleintrages an eine oder mehrere Empfänger-Organisationseinheiten,
    
14. Nummer und Datum des Protokolls des Absenders bei eingehenden Dokumenten von öffentlichen Körperschaften,
    
15. Nummer und Datum des Bezugsprotokolls, sofern vorhanden,
    
16. Empfangs-/Versandart.”
    

(3) Artikel 7 Absatz 3 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„3. Wenn ein elektronisches Dokument protokolliert wird, ist weiters verpflichtend

1. der Upload des elektronischen Dokuments und eventueller elektronischer Anlagen: Sie werden im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form und nicht löschbar gespeichert. Das Format des protokollierten Dokuments ist PDF, digital unterzeichnetes PDF (PAdES) oder P7M (CAdES),
   
2. die Errechnung des „Fingerabdrucks“ (Hash-Wert) des elektronischen Dokuments: Sie wird vom elektronischen Protokoll durchgeführt und im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form gespeichert.”
   

(4) Der zweite Satz von Artikel 7 Absatz 7 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, ist gestrichen.

(1) Im Artikel 10 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „dem entsprechenden Kürzel“ durch die Wörter „dem entsprechenden Code“ ersetzt.

(2) Nach Artikel 10 Absatz 1 Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird folgender Absatz 2 eingefügt:

„2. Auf eingehenden Papierdokumenten wird die Protokollsignatur durch den Protokollstempel angebracht. Die Protokollsignatur elektronischer Dokumente ist im XML-Format kodiert.“

(1) Artikel 12 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Protokollierungspflichtig sind alle Papierdokumente und alle elektronischen Dokumente, welche rechtlich oder verwaltungstechnisch relevant sind.“

(1) Artikel 16 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 16 (Protokoll-Tagesregister)

1. Am Ende des Arbeitstages generiert das elektronische Protokoll automatisch ein Protokoll-Tagesregister, welches innerhalb des darauffolgenden Arbeitstages in das digitale Archiv übertragen wird.“

(1) Artikel 18 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Alle eingehenden Papier- und elektronischen Dokumente werden von den Protokollstellen am Tag ihres Eingangs protokolliert.“

(2) Artikel 18 Absatz 2 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„2. Dokumente, die bei einer nicht zuständigen Organisationseinheit eingehen, werden von dieser protokolliert und der zuständigen Organisationseinheit zugewiesen.“

(3) Artikel 18 Absatz 6 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„6. Wird ein Papierdokument vom Absender oder von einer beauftragten Person persönlich abgegeben und dafür eine Empfangsbestätigung verlangt, ist das Personal angehalten, die erste Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokumentes unentgeltlich zu fotokopieren und auszuhändigen. Für Dokumente in elektronischer Form erhält der Antragsteller die Protokollsignatur im XML-Format.“

(4) Artikel 18 Absatz 7 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„7. Die Entgegennahme von elektronischen Dokumenten erfolgt über:

1. institutionelle elektronische Postfächer,
   
2. zertifizierte elektronische Postfächer,
   
3. Online-Dienste der Landesverwaltung (eGov),
   
4. sonstige digitale Dienste (z.B. Anwendungskooperation),
   
5. externe Datenträger oder Cloud.“
   

(5) Nach Artikel 18 Absatz 7 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird folgender Absatz 8 angefügt:

„8. Anträge, Erklärungen und Meldungen, die bei der Landesverwaltung auf elektronischem Wege eingereicht werden, sind gültig, sofern

1. sie digital unterzeichnet sind,
   
2. sie mittels PEC übermittelt werden und digital unterzeichnet sind,
   
3. sich der Benutzer/die Benutzerin je nach vorgeschriebener Mindestsicherheitsanforderung mittels Bürgerkarte (CNS), digitaler Identität Südtirol oder SPID-System (öffentliches System zur Verwaltung der digitalen Identität), identifiziert,
   
4. sie handschriftlich unterzeichnet sind und mit einer Ablichtung des Erkennungsausweises eingereicht werden, falls der entsprechende Online-Dienst nicht verfügbar ist.“
   

(1) Artikel 19 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 19 (Postausgang)

1. Hat der Bürger/die Bürgerin der Landesverwaltung eine eigene PEC-Adresse als digitales Domizil angegeben, werden die für ihn/sie bestimmten Dokumente ausschließlich an diese PEC-Adresse gesendet. Soweit das Gesetz nichts anderes vorsieht, entspricht die Übermittlung elektronischer Dokumente über das PEC-Postfach der Zustellung auf dem Postweg.

2. Fehlt die Angabe laut Absatz 1, erhält der Bürger/die Bürgerin eine Kopie des elektronischen Originaldokuments in Papierform, welche die Protokollsignatur, die Eckdaten des Signaturzertifikats und die Anmerkung enthält, dass das Originaldokument nach den einschlägigen Rechtsvorschriften verwahrt wird. Ist die Zustellung des Verwaltungsaktes vorgesehen, wird die Papierkopie des elektronischen Originaldokuments mittels Einschreiben mit Empfangsbestätigung (RAR) zugesendet, anderenfalls erfolgt der Versand mit einfacher Post.

3. Der Dokumentenaustausch zwischen der Landesverwaltung und den Unternehmen und Freiberuflern erfolgt ausschließlich durch Informations- und Kommunikationstechnologien.

4. Die Übermittlung von Dokumenten zwischen öffentlichen Verwaltungen erfolgt mittels

1. einfacher elektronischer Post,
   
2. zertifizierter elektronischer Post,
   
3. Interoperabilität zwischen elektronischen Protokollsystemen,
   
4. Anwendungskooperation.
   

5. Zwischen öffentlichen Verwaltungen dürfen Dokumente nicht mit Fax übermittelt werden.“

(1) Der zweite Satz von Artikel 20 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Die Nutzung von zertifizierten elektronischen Postfächern (PEC) in der Kommunikation zwischen einzelnen Organisationseinheiten ist außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen nicht erlaubt.“

(2) Artikel 20 Absatz 3 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„3. Interne Dokumente werden von jener Organisationseinheit protokolliert, welche sie verfasst; sie lädt die elektronischen Dokumente ins Protokollregister und weist sie einer oder mehreren Empfänger-Organisationseinheiten zu.“

(3) Artikel 20 Absatz 4 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„4. Die Empfänger-Organisationseinheit ruft die zugewiesenen Protokolleinträge über die Funktion „zugewiesene Protokolleinträge“ im Protokollregister auf.“

(4) Im zweiten Satz von Artikel 20 Absatz 5 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „namentlichen Postfächer“ durch die Wörter „persönlichen Postfächer“ ersetzt.

(1) Im Artikel 27 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „elektronischen Dokumenten, die mit einer digitalen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind,“ durch die Wörter „digital unterzeichneten elektronischen Dokumenten“ ersetzt.

(1) Artikel 28 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 28 (Zulässige Dateiformate)

1. Die Landesverwaltung nimmt ausschließlich Dateien entgegen, die so formatiert sind, wie auf der Webseite der Landesverwaltung im Abschnitt „zulässige Dateiformate“ angeführt. Allerdings muss die Landesverwaltung nicht im selben Format antworten.

2. Die Annahme von Dateien, die nicht den zulässigen Dateiformaten entsprechen, sowie von Dateien, die einen ausführbaren Code oder Makros beinhalten, muss im Vorfeld vereinbart werden und ist nur in Ausnahmefällen zulässig.

3. Die Landesverwaltung übermittelt ihre Dateien ausschließlich in Formaten, welche auf der Webseite der Landesverwaltung aufgelistet sind.“

(1) Der zweite Satz von Artikel 29 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, ist gestrichen.

(1) Artikel 30 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 30 (Elektronische Akten)

1. Elektronische Akten werden im Protokollregister angelegt.

2. Mit der Protokollierung des Dokuments erfolgt gleichzeitig seine Zuordnung zur entsprechenden Akte.

3. Die Akte ist die kleinste Einheit des Archivs.“

(1) Artikel 31 Absatz 1 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Papierakten werden in der Registratur der zuständigen Organisationseinheit aufbewahrt. Eine geschlossene und informell skartierte Akte wird im Zwischenarchiv abgelegt.“

(1) Artikel 33 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 33 (Digitales Archiv)

1. Elektronische Dokumente müssen in das Protokollregister geladen werden.

2. Die in das Protokollregister geladenen elektronischen Dokumente gehen automatisch in das digitale Archiv über, das ihren vollständigen Erhalt und ihre Lesbarkeit sowie, wenn sie digital unterzeichnet sind, die Gültigkeit der Signatur langfristig gewährleistet.

3. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Dokumente einer Bewertung unterzogen, bei der entschieden wird, ob sie skartiert oder dauerhaft verwahrt werden sollen. Die entsprechende Bewertung erfolgt durch die Überwachungs- und Bewertungskommissionen. Formell skartierte elektronische Dokumente werden gelöscht. Elektronische Dokumente, die dauerhaft zu verwahren sind, verbleiben im digitalen Archiv.“

(1) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe f) des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, ist aufgehoben.

(2) Die Artikel 23, 24, 25 und 26 des Dekretes des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, sind aufgehoben.

(1) Dieses Dekret tritt am Tag nach seiner Kundmachung im Amtsblatt der Region in Kraft.

Dieses Dekret ist im Amtsblatt der Region kundzumachen. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.