(1) Eine Akte umfasst alle Dokumente, die sich auf ein und dasselbe Verwaltungsverfahren beziehen. Dokumente können aber auch auf der Grundlage anderer Kriterien (z. B. Unterlagen zu einer Angelegenheit oder Sache, Tätigkeit, natürlichen oder juristischen Person) in Akten zusammengeführt werden.
(2) Alle Dokumente in Papier- und elektronischer Form müssen im Zuge der Protokollierung der entsprechenden elektronischen Akte zugeordnet werden.
(3) Die Anlegung der Akten erfolgt ausschließlich im elektronischen Protokoll, auch wenn das Dokument, welches die Anlegung bedingt, ein Papierdokument ist.
(4) Jede Akte wird im Rahmen der im Aktenplan vorgesehenen „Gruppen“ nach Jahr fortlaufend nummeriert.
(5) Die Aufbewahrungsfrist wird bereits bei der Anlegung der Akte angegeben.
(6) Die Akten werden nach erfolgter Bearbeitung im elektronischen Protokoll geschlossen.
(7) Die Akte ist die kleinste Einheit des Archivs und kann auch nur ein einzelnes Dokument beinhalten.