1. Die Rechnungslegung muss innerhalb 31. März des Jahres erfolgen, das auf jenes der Beitragsgewährung folgt.
2. Die Kosten werden unter folgenden Voraussetzungen anerkannt:
a) Sie müssen sich zeitlich auf den Beitragszeitraum beziehen,
b) es muss sich um effektive Kosten handeln, das heißt tatsächlich vom Beitragsempfänger für die Bildungsinitiative bestrittene, ordnungsgemäß belegte und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und mit den Buchhaltungsgrundsätzen verbuchte Kosten,
c) sie müssen direkt und unmissverständlich für die abzurechnende Bildungsinitiative relevant sein,
d) sie müssen mit dem Kostenvoranschlag übereinstimmen, mit den Beträgen, die für die einzelnen Bildungsinitiativen gewährt wurden und mit den für die einzelnen Posten gewährten Beträgen,
e) sie müssen durch auf den Beitragsempfänger ausgestellte Rechnungen oder gleichwertige Buchhaltungsbelege belegt sein, quittiert vor der Rechnungslegung laut Absatz 1.
3. Sämtliche Buchhaltungsunterlagen müssen
a) jeweils in zweifacher Ausfertigung vorgelegt werden, im Original und als Fotokopie, beide fortlaufend nummeriert. Die Originale und die Fotokopien müssen separat gebündelt abgegeben werden. Die Kopien können auch digital in Form von PDF-Dateien vorgelegt werden,
b) den einschlägigen Rechts- und Steuerbestimmungen entsprechen und auf den Beitragsempfänger lauten,
c) mit der Unterschrift der gesetzlichen Vertreterin/des gesetzlichen Vertreters und dem Stempel des Beitragsempfängers versehen sein,
d) quittiert oder durch einen gültigen Buchungsbeleg als quittiert erkennbar sein.
4. Die Anträge auf Auszahlung der Beiträge und die entsprechenden Unterlagen werden in chronologischer Reihenfolge nach Eingang bearbeitet.
Das zuständige Amt ist befugt, falls erforderlich, zusätzliche Unterlagen und Informationen anzufordern.
Die Antragsteller müssen der Aufforderung des zuständigen Amtes zur Klarstellung, Berichtigung oder Ergänzung der Unterlagen innerhalb von 30 Tagen ab Erhalt der Aufforderung Folge leisten.
5. Die Beiträge werden ausgezahlt, wenn sämtliche verwaltungs- und buchhaltungstechnischen Unterlagen vorliegen, die für die Rechnungslegung erforderlich sind.
Damit der Beitrag ausgezahlt werden kann, müssen die Gesamtausgaben, die zur Durchführung der geförderten Bildungsinitiative bestritten wurden, mindestens dem Gesamtbetrag der zur Beitragsgewährung zugelassenen Kosten entsprechen.
Vor Auszahlung des Beitrags prüft das Amt neben dem Gesamtbetrag auch die Übereinstimmung der einzelnen Posten des Kostenvoranschlags mit den Rechnungsbelegen.
Wurde die geförderte Bildungsinitiative nur teilweise umgesetzt oder, in Bezug auf die zugelassenen Kosten, mit einem geringeren Kostenaufwand, wird der Beitrag reduziert und anhand der effektiv bestrittenen Kosten neu berechnet, nach dem bereits gewährten Prozentsatz.
Im Fall von Mehreinnahmen aus anderen Quellen, die im Kostenvoranschlag nicht aufscheinen, wird der Beitrag proportional gekürzt. Geringere Einnahmen haben dagegen keine Erhöhung des gewährten Beitrags zur Folge.