1. Die Anträge auf Auszahlung der Beiträge samt den erforderlichen Unterlagen müssen mit einem eigenen, von der Landesagentur für Umwelt und Klimaschutz bereitgestellten telematischen Formblatt per E-Mail oder zertifizierter elektronischer Post (PEC) beim zuständigen Amt der Landesagentur für Umwelt und Klimaschutz gemäß den geltenden Bestimmungen eingereicht werden.
2. Die Begünstigten müssen die Ausgaben bis zum Ende des Jahres abrechnen, das auf jenes der Gewährungsmaßnahme folgt oder auf jenes der Anlastung der Ausgabe, falls diese später erfolgt. Verstreicht diese Frist, ohne dass die Ausgabe, aus Verschulden des Begünstigten, abgerechnet wurde, so wird der Beitrag widerrufen. Aus schwerwiegenden und gerechtfertigten Gründen kann die Frist um maximal ein weiteres Jahr verlängert werden; nach Ablauf dieser verlängerten Frist gilt der Beitrag automatisch als widerrufen.
3. Erstreckt sich die Durchführung der Vorhaben über mehrere Jahre, muss der Begünstigte die Abrechnung der Ausgaben bis zum Ende des Jahres vorlegen, das auf das Bezugsjahr der einzelnen Tätigkeiten laut Zeitplan folgt. Für die Abrechnung gelten die Bestimmungen laut Absatz 2.
4. Dem Auszahlungsantrag müssen die Originalrechnungen mit Zahlungsbestätigung beiliegen. Die Zahlungen müssen in Form einer Bank- oder Postüberweisung oder über eine andere rückverfolgbare Zahlungsart erfolgen.
5. Die Rechnungen müssen
a) den Gesamtbetrag der anerkannten Kosten belegen,
b) auf den Namen des Begünstigten lauten,
c) nach der Antragstellung ausgestellt worden sein; anderenfalls kann für die betreffenden Rechnungen kein Beitrag ausgezahlt werden,
d) mit einer detaillierten Aufstellung der Kosten ergänzt sein.
6. Weitere Unterlagen, die je nach Vorhaben dem Auszahlungsantrag beizulegen sind:
a) der im Sinne von Artikel 9 dieser Richtlinien genehmigte Klimaschutzplan,
b) das Programm der durchgeführten Veranstaltungen laut Artikel 10 dieser Richtlinien. Bei Kursen, Tagungen oder Vorhaben, für die eine Teilnahmegebühr vorgesehen ist, müssen auch die Anzahl der effektiven Teilnehmer und Teilnehmerinnen mittels Anwesenheitsliste sowie der Gesamtbetrag der Teilnahmegebühren angegeben werden.
7. Falls die effektiv bestrittenen Ausgaben geringer sind als die veranschlagten Kosten, wird der Beitrag entsprechend gekürzt.
8. Öffentliche Körperschaften können die Ausgabenbelege durch eine zusammen-fassende Aufstellung der bestrittenen Ausgaben ersetzen. Der Aufstellung, aus welcher die wesentlichen Elemente der Ausgabenbelege hervorgehen müssen, wird eine Erklärung des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin des Antragstellers beigelegt, die bescheinigt, dass die oben genannten Ausgaben bestritten wurden.