Delibera N. 475 del 18.02.2008
Istruzioni in materia di bilancio e contabilità degli enti pubblici funzionali della Provincia.

…omissis…

1. di individuare quali destinatari delle istruzioni di cui alla presente delibera, i seguenti enti pubblici funzionali denominati nel prosieguo del presente atto e nelle allegate istruzioni semplicemente enti:

-Centro di sperimentazione agraria e forestale (Laimburg);

-Azienda provinciale foreste e demanio della Provincia autonoma di Bolzano;

-Azienda speciale per i servizi antincendi e per la protezione civile;

-RAS (Radiotelevisione Azienda speciale della provincia di Bolzano);

-Istituto per la promozione dei lavoratori (IPL);

-Istituto pedagogico per il gruppo  linguistico tedesco;

-Istituto pedagogico per il gruppo  linguistico italiano;

-Istituto pedagogico per il gruppo linguistico ladino;

-Istituto per l'educazione musicale in lingua tedesca e ladina;

-Istituto per l'educazione musicale in lingua italiana “Antonio Vivaldi”;

-Biblioteca provinciale “Dr. Friedrich Tessmann”;

-Istituto ladino di cultura “Micurà de Rü”

-Musei provinciali altoatesini;

-Museo storico culturale della Provincia di Bolzano “Castel Tirolo”

-Biblioteca provinciale italiana “Claudia Augusta”;

2. di approvare le istruzioni in materia di bilancio e contabilità degli enti, di cui all'allegato, costi-tuente parte integrante della presente de-liberazione;

3. di applicare le disposizioni della presente de-libera all'ente denominato Scuola provinciale superiore di Sanità “Claudiana” per le parti che non siano incompatibili con la adozione di un bilancio di tipo economico patrimoniale adottato ai sensi dell'articolo 11 del decreto del Presidente della Provincia del 18 novembre 2003, n. 55.

4. di incaricare la Ripartizione finanze e bilancio di comunicare le istruzioni predette agli enti nonché alle Ripartizioni che esercitano la vigilanza su essi. Gli enti in questione sono tenuti, a loro volta, a comunicare le istruzioni predette ai componenti i propri organi ammi-nistrativi, ai membri del Collegio dei Re-visori/Sindaci, ai dirigenti e responsabili dei servizi contabili.

5. Le disposizioni della presente deliberazione trovano immediata applicazione; sono con-testualmente abrogate le disposizioni con-tenute nelle seguenti deliberazioni della Giunta provinciale:

n. 1191 del 06.04.1999

n. 203 del 29.01. 2001

nonché quelle contenute in circolari anteriori alla presente deliberazione.

a) legge provinciale 29 gennaio 2002, n. 1 (Norme in materia di bilancio e contabilità della Provincia);

b) legge provinciale 22 ottobre 1993, n.17, articolo 6 (contratti) e relativi regolamenti;

c) legge provinciale 10 agosto 1995, n. 17, articolo 13 (termine per l'approvazione dei rendiconti);

d) legge provinciale 21 gennaio 1987, n. 2, (norme per l'amministrazione del patrimonio della Provincia autonoma di Bolzano) e relativo regolamento di esecuzione;

e) leggi provinciali di ordinamento dei singoli enti e relativi statuti, in quanto non in contrasto con le norme indicate alle lettere precedenti;

f) altre disposizioni di leggi provinciali o della Giunta provinciale espressamente riferite a tali enti.

2.1 Gli atti degli enti riguardanti il bilancio di previsione, l'assestamento e le variazioni di bilancio, esclusi quelli indicati al successivo punto 3.3, nonché il rendiconto devono essere trasmessi alla Giunta provinciale per l'approvazione.

A tal fine  gli enti  trasmettono copia confor-me all'originale del provvedimento alla Ripartizione provinciale competente per materia, la quale a sua volta inoltra il provvedimento alla  Ripartizione finanze e bilancio - Ufficio bilancio ai fini dell'esame di regolarità contabile e del parere relativo. Per lo snellimento delle procedure, il provvedimento potrà essere trasmesso alle due Ripartizioni contemporaneamente.

a) il coordinamento tra le finanze della Provincia e quelle degli enti;

b) l'omogeneizzazione della struttura  dei prospetti contabili e del bilancio degli enti nonché dei sistemi di classificazione e codificazione;

c) la completezza e correttezza contabile dei documenti e  l'osservanza delle norme vigenti in materia di bilancio e contabilità nella redazione dei medesimi, nonché delle disposizioni impartite con questo o altri provvedimenti della Giunta provinciale.

2.3     A seguito dell'esame effettuato, l'Ufficio bilancio trasmette alla Ripartizione competente e all'ente interessato il parere di regolarità con le eventuali osservazioni e rilievi. Il parere è fase necessaria del procedimento per l'approvazione degli atti da parte della Giunta provinciale. Di esso deve essere fatto espresso richiamo nell'atto di approvazione, con l'aggiunta, in caso di parere negativo, di eventuali argomentazioni/motivazioni.

2.4 Per i fini indicati ai punti 2.1 e 2.2, le deliberazioni del bilancio e del rendiconto devono essere corredate da una relazione illustrativa; al rendiconto va allegata anche la relazione dei Revisori dei conti/Sindaci. Quest'ultima dovrà essere comunicata anche ai membri dell'organo competente  per la deliberazione, prima dell'approvazione del conto medesimo.

Per i fini indicati al punto 2.2 l'Assessore/a provinciale competente in materia di finanze, su proposta del/la direttore/trice dell'Ufficio bilancio e sentita la Giunta provinciale, può impartire direttive agli enti.

2.5 Gli atti riguardanti l'approvazione del bilancio di previsione, delle sue variazioni e del rendiconto degli enti diventano esecutivi con l'approvazione da parte della Giunta provinciale. Gli atti di cui al successivo punto 3.3 diventano esecutivi con la deliberazione da parte del competente organo dell'ente.

Non saranno approvate dalla Giunta provinciale le deliberazioni di variazione del bilancio pervenute all'Ufficio bilancio e all'assessorato competente oltre il 5 dicembre del rispettivo esercizio finanziario.

Le variazioni pervenute oltre il suddetto termine sono inefficaci.

Gli amministratori e le amministratrici nonché i dipendenti che gestiscono fondi di bilancio senza che gli atti autorizzativi degli stanziamenti siano divenuti esecutivi, possono incorrere in responsabilità a termini dell'art. 2 lettera c) della legge provinciale 9 novembre 2001, n. 16.

2.6 Per esigenze di omogeneità nell'ambito dell'amministrazione provinciale e per agevolare la lettura e interpretazione dei dati contabili, gli enti devono utilizzare nei provvedimenti sopra richiamati le formulazioni tecnico-contabili riportate nell'allegato n. 7.

3.     Assestamento e variazioni del bilancio

3.1 L'assestamento del bilancio di previsione per le finalità di cui all'articolo 25, comma 1, della legge provinciale 29 gennaio 2002, n.1, deve essere disposto dagli enti entro breve termine dall'approvazione del conto consuntivo.

L'assestamento deve formare oggetto di un unico provvedimento amministrativo. In particolare, qualora il conto consuntivo evidenzi un disavanzo di amministrazione o un  avanzo di amministrazione di importo inferiore a quello iscritto in via provvisoria in bilancio, l'assestamento deve essere disposto immediatamente al fine del ripristino dell'equilibrio finanziario delle entrate dell'ente.

3.2 Salvo diverse disposizioni contenute nelle leggi di ordinamento degli enti, l'avanzo di amministrazione risultante dal conto consuntivo può essere iscritto come entrata straordinaria nel bilancio dell'esercizio successivo con il provvedimento di assestamento.

Qualora, sulla base di un'analisi di preconsuntivo della gestione finanziaria in corso, si evidenzi il prodursi di un avanzo di amministrazione, l'avanzo può essere iscritto, nei limiti di una stima prudenziale, già nel bilancio di previsione per l'esercizio successivo.

3.3     Non sono soggetti all'approvazione  della Giunta provinciale, ma al solo controllo dei Revisori dei conti/Sindaci i seguenti provvedimenti del bilancio riguardanti:

1.   prelevamenti dal fondo di riserva iscritto nel bilancio dell'ente;

2.   le variazioni  di  bilancio riguardanti esclusivamente modifiche equivalenti degli stanziamenti di entrata e di spesa di capitoli classificati tra le partite di giro;

3.   variazioni compensative tra capitoli di spesa codificati nella medesima categoria economica (secondo livello della codificazione SIOPE).

Copia degli atti  medesimi va comunque trasmessa per conoscenza  all'ufficio bilancio entro 15 giorni dall'approvazione.

La dotazione finanziaria del fondo di riserva è stabilita tenendo conto del  fabbisogno strettamente necessario per coprire eventuali deficienze degli stanziamenti per spese di natura obbligatoria o di funzionamento ordinario dell'ente ed eventualmente per spese urgenti e necessarie non previste, di natura accidentale. L'importo stanziato sul fondo di riserva non deve     superare il 5% delle entrate correnti dell'ente.

3.4 Per i provvedimenti di assestamento e variazione del bilancio gli enti devono adottare il prospetto conforme allo schema allegato n. 2.

3.5 Negli enti, il cui ordinamento prevede la possibilità da parte del Presidente/della Presidente di adottare, in casi di necessità ed urgenza, provvedimenti di competenza dell'organo collegiale (Consiglio di amministrazione o organo equivalente), il potere di surroga può anche comprendere le variazioni al bilancio atte a consentire l'impegno ed il pagamento di spese impreviste ed urgenti, aventi natura obbligatoria o carattere di necessità al fine di evitare un danno all'amministrazione, o al fine di completare l'attuazione di interventi già approvati dal Consiglio di amministrazione.

Tali variazioni possono consistere unicamente in storni compensativi di fondi tra capitoli di spesa. I provvedimenti di variazione in argomento vanno adeguatamente motivati in ordine alla sussistenza delle ragioni di necessità ed urgenza e devono essere sottoposti alla ratifica dell'organo collegiale nella prima seduta successiva. Essi sono sottoposti all'approvazione della

Giunta provinciale, secondo le modalità di cui al precedente punto 2, insieme con il relativo provvedimento di ratifica qualora non rientranti tra quelli di cui al punto 3.3.

4. Rendiconto

a) il conto consuntivo delle entrate inclusa la gestione dei residui;

b) il conto consuntivo delle spese inclusa la gestione dei residui;

c) il conto riassuntivo della gestione di cassa, sottoscritto dal Tesoriere

d) il conto riassuntivo di amministrazione, sottoscritto dal Presidente/dalla Presidente dell'ente e dal/dalla responsabile del servizio contabile o, in caso di mancanza del medesimo/della medesima, dal direttore amministrativo/dalla direttrice amministrativa della struttura.

4.2 Al conto consuntivo finanziario va allegato un elenco delle variazioni apportate durante l'esercizio ai capitoli delle entrate e delle spese.

4.3 Nel caso in cui l'ente possieda beni o valori non rilevabili dal conto finanziario deve essere redatto anche il conto del patrimonio riportante i valori risultanti dall'inventario o dalle altre contabilità patrimoniali, distinguendo tra beni demaniali e patrimoniali, beni mobili e immobili nonché altre attività e passività.

La situazione patrimoniale complessiva dell'ente dovrà essere redatta secondo l'allegato prospetto n. 5.

5. Bilancio di previsione

5.1 Gli enti sono tenuti a deliberare e presentare alla Giunta provinciale per l'approvazione il solo bilancio di previsione annuale, redatto in termini di competenza.

Sono parti essenziali del bilancio:

a) lo stato di previsione delle entrate

b) lo stato di previsione delle spese

c) il quadro generale riassuntivo

Le spese vengono articolate secondo la classificazione economica delle medesime.

5.2 Le entrate degli enti devono essere iscritte in bilancio sulla base di attendibili previsioni di realizzazione.

5.3 Resta fermo l'obbligo ai sensi dell' articolo 63, comma 3, della legge  provinciale 29 gennaio 2002, n. 1, di adeguare le previsioni di entrata del bilancio dell'ente all'ammontare dei corrispondenti stanziamenti del bilancio provinciale, rispettivamente all'ammontare delle assegnazioni effettive disposte a favore dell'ente dalla Provincia.

Il tempestivo adeguamento delle previsioni di entrata è in qualsiasi altro caso necessario, quando siano accertati sensibili scostamenti in diminuzione rispetto alle previsioni, tali da poter compromettere l'equilibrio finanziario dell'ente.

5.4 L'approvazione del bilancio di previsione dell'ente da parte della Giunta provinciale non comporta per l'ente stesso il riconoscimento del diritto all'acquisizione delle eventuali entrate previste per assegnazioni o contributi provinciali.

5.5 Le entrate degli enti devono essere utilizzate in via prioritaria per la copertura dell'eventuale disavanzo di amministrazione dell'esercizio precedente nonché per il finanziamento delle spese obbligatorie in forza di legge, sentenza,  contratto o atto amministrativo precedentemente assunto e in via subordinata per il finanziamento delle altre spese dell'ente.

5.6 Ai fini dell'articolo 64 della legge provinciale 29 gennaio 2002, n. 1, le erogazioni di fondi del bilancio provinciale a favore degli enti disposte dalle Ripartizioni competenti per materia, possono avvenire solo previo invio alla Ripartizione finanze e bilancio –Ufficio spese di una relazione trimestrale di cassa redatta secondo lo schema allegato n. 6, dalla quale risulti la situazione di cassa attestata dal proprio Tesoriere e la previsione del fabbisogno per i pagamenti da effettuarsi nel trimestre successivo, al netto degli introiti diversi da quelli per assegnazioni provinciali.

L'Ufficio spese non darà luogo al pagamento a favore degli enti, se la situazione di cassa o del fabbisogno non sono documentati nel modo indicato e provvederà a posticipare o frazionare i pagamenti in relazione all'effettivo fabbisogno dimostrato dai medesimi.

6. Gestione delle entrate

6.1 Le entrate previste nel bilancio dell'ente sono correttamente accertate se esistono i seguenti presupposti:

a) sia certa la ragione del credito e l'identità del debitore, in quanto è sorto il diritto dell'ente a riscuotere l'entrata in base a legge, sentenza, contratto o atto amministrativo;

b) il credito venga a scadenza entro l'esercizio in corso;

c) l'entrata sia imputata ad un idoneo capitolo del bilancio.

In carenza di atti o documentazioni preventive concernenti il credito, l'accerta-mento può essere disposto contestualmente alla riscossione.

6.2 Gli importi delle entrate accertate, che,  per qualsiasi causa, non siano riscossi entro l'esercizio in corso, vengono conservati tra i residui attivi nella predisposizione del conto consuntivo.

6.3 I crediti riconosciuti inesigibili con atto formale, adeguatamente motivato, dell'organo competente dell'ente, non vengono riportati tra i residui attivi, o, in quanto vi siano già stati riportati in un precedente esercizio, ne comportano l'annullamento o la riduzione.

7. Gestione delle spese

a) sia sorto l'obbligo  per l'ente di pagare una determinata somma per legge, sentenza, contratto o atto amministrativo a favore di soggetti determinati o determinabili;

b) l'obbligo di pagare si riferisca all'esercizio finanziario  in corso;

c) la spesa sia imputata ad un idoneo capitolo del bilancio.

7.2     Formano impegno sul bilancio annuale dell'ente anche le spese derivanti da contratti la cui stipulazione sia stata autorizzata, anche se non perfezionata, entro l'esercizio stesso. In caso di mancato perfezionamento del contratto entro 365 giorni dalla data di autorizzazione  del  medesimo, le somme impegnate sono rese indisponibili e contabilizzate tra le economie dell'esercizio successivo.

Nel caso di contratti ad evidenza pubblica i processi verbali di aggiudicazione della gara tengono luogo a tutti gli effetti della stipulazione del contratto. Nel caso di contratti a procedura negoziata diretta la stipulazione si intende avvenuta con la sottoscrizione delle parti dell'atto pubblico o scrittura privata e, per contratti con scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio, con l'invio della lettera di ordinazione o l'emissione della nota o buono d'ordine. I predetti documenti, sulla base della data in essi riportata, comprovano la stipulazione del contratto ai fini del corretto mantenimento a residuo dell'importo impegnato con l'atto di autorizzazione a contrarre.

7.3     Non è consentito assumere impegni di spesa a carico di esercizi successivi a quello in corso, salvo i casi eccezionalmente previsti nell'articolo 48 commi 7 e 7bis della legge provinciale 29 gennaio 2002, n. 1.

7.4 I fondi impegnati a carico di un determinato esercizio finanziario a favore di un beneficiario o per un certo scopo, possono essere destinati ad altro beneficiario o ad altro scopo entro il medesimo esercizio, solo previo disimpegno dei fondi o mediante modifica dell'atto di impegno e sempre che non sia già intervenuto l'obbligo del pagamento.

Qualora tali fondi siano stati riportati tra i residui passivi ed il relativo pagamento non possa più intervenire per qualsiasi motivo, essi non possono essere destinati a favore di altro beneficiario o altro scopo, ma costituiscono economie di spesa.

7.5     I residui passivi vanno conservati in bilan-cio nel conto dei residui per non più di cinque anni successivi a quello nel cui esercizio ha avuto luogo l'impegno della relativa spesa.

I residui che non risultino pagati entro tale termine costituiscono economie di spesa e vanno eliminati dal conto dei residui: gli importi per i quali sussista ancora per l'ente l'obbligo di pagare anche dopo il termine suddetto, vengono denominati “residui perenti” e vanno inseriti tra le passività del conto del patrimonio. Il pagamento delle somme costituenti residui perenti, allorché reclamato dai creditori e sempre che non sia insorta la prescrizione  o altra causa di estinzione del debito, va effettuato mediante prelievo dall'eventuale apposito fondo di riserva per residui perenti o dal fondo ordinario di riserva.

7.6     Sono spese di rappresentanza solo quelle destinate a mantenere ed incrementare l'immagine ed il prestigio istituzionale dell'ente verso l'esterno.

Le spese di rappresentanza dell'ente possono essere assunte solo a carico dell'apposito capitolo di spesa del bilancio

Il relativo stanziamento non può superare quello dell'anno precedente, salvo l'adeguamento all'inflazione programmata.

Le spese in argomento devono essere sempre adeguatamente motivate e dimostrate da idonea documentazione di spesa vistata dal Presidente/dalla Presidente dell'ente, che ne assume la responsabilità, avendo solo la funzione di rappresentanza verso l'esterno.

Possono essere assunte spese di rappresentanza per i seguenti motivi:

a)     offrire ospitalità in occasione di cerimonie, conferenze, riunioni ed incontri, per rispondere all'esigenza concreta ed obiettiva che l'ente ha di manifestarsi all'esterno e di intrattenere pubbliche relazioni con personalitá e/o autorità estranee all'ente stesso:

-ad autorità pubbliche;

-a personalità ed esponenti del mondo culturale e dei mass-media, delle categorie economiche e delle forze sociali;

b disporre doni ed altre espressioni di rappresentanza in occasione di visite ufficiali, di ricorrenze, di onoranze alla memoria, di festività e di altre manifestazioni nei confronti di personalità nazionali o internazionali o a membri di delegazioni straniere.

c) Inviare note, telegrammi e messaggi di cordoglio, in occasione della morte di personalità estranee all'ente.

8. Responsabilitá

8.1 Per il disposto dell'articolo 1 della legge provinciale 9 novembre 2001, n. 16, le norme di tale legge, in ordine alla responsabilità, si applicano anche nei confronti degli amministratori e dei dipendenti degli enti.

9. Controllo e vigilanza

9.1 I collegi dei Revisori o Sindaci degli enti, nell'esplicazione dei propri compiti di controllo sulla gestione amministrativa e finanziaria e sul rispetto delle norme di contabilità provinciale e delle direttive della Giunta provinciale, sono tenuti anche a verificare la correttezza della stesura dei principali documenti contabili, quali il bilancio, gli atti di variazione ed i rendiconti.

A tale scopo essi devono effettuare verifiche periodiche con frequenza adeguata alla natura e complessità amministrativa degli enti. Per una proficua vigilanza sugli enti stessi, è opportuno che le verifiche collegiali dei revisori/sindaci avvengano ad intervalli non superiori al trimestre.

9.2 La relazione dei revisori al conto consuntivo deve, tra l'altro, attestare la correttezza degli accertamenti e dei riaccertamenti dei residui attivi e passivi e la conformità delle risultanze alle scritture contabili, sia finanziarie che patrimoniali, delle quali va verificata la corretta tenuta.

9.3 Delle riunioni del collegio dei revisori/sindaci e dei risultati delle verifiche effettuate dovrà essere redatto tempestivo verbale portato a conoscenza degli altri organi dell'ente. Il/la Direttore/trice o, in sua vacanza, il/la funzionario/a responsabile della gestione amministrativa dell'ente deve trasmettere copia di detti verbali alla Ripartizione competente per materia, entro 15 giorni dal ricevimento dei medesimi da parte dell'ente.

ALLEGATO 7

PRINCIPALI FORMULAZIONI TECNICO-CONTABILI RELATIVE AI BILANCI DEGLI ENTI FUNZIONALI DELLA PROVINCIA

1.     INTESTAZIONE (DENOMINAZIONE) DEI PRINCIPALI PROSPETTI CONTABILI

a) “Bilancio di previsione per l’anno finanziario 20..... e bilancio pluriennale .........”

Le parti essenziali del bilancio annuale e pluriennale vanno denominate rispettivamente:

“Stato di previsione delle entrate”

“Stato di previsione delle spese”

“Quadro generale riassuntivo”

b) “Assestamento del bilancio di previsione per l’anno finanziario 20.....” oppure “Assestamento e variazioni al bilancio ecc. ...”

Qualora le variazioni del bilancio non riguardino gli elementi richiamati nell’art. 25 della L.P. n. 1/2002, ma altri dati del bilancio, la denominazione da usare è la seguente:

c) “Variazioni al bilancio di previsione per l’anno finanziario 20.....”

Nel caso in cui le variazioni di bilancio riguardino soltanto storni interni tra capitoli è comunque sconsigliato l’uso dell’espressione “storni al bilancio ecc. ...”

Se i provvedimenti di variazione sono numerosi, ove ritenuto opportuno, possono essere numerati progressivamente aggiungendo al titolo sopra indicato alla lett. c) la locuzione tra parentesi “Primo (oppure secondo, terzo, ecc. ...) provvedimento di ..........”.

Qualora le variazioni di bilancio riguardino invece esclusivamente prelevamenti dal fondo di riserva, la denominazione da usare è la seguente:

d) “Prelevamento dal fondo di riserva – capitolo ....”

Anche in questo caso i provvedimenti, se numerosi, possono eventualmente essere numerati progressivamente.

Può essere indicato anche l’importo globale prelevato dal fondo di riserva scrivendo “Prelevamento di euro ..... dal fondo di riserva – capitolo ....”

e) “Rendiconto dell’esercizio finanziario 20.....”

Le suddivisioni interne del rendiconto vanno denominate come segue:

“Conto consuntivo delle entrate”

“Conto consuntivo delle spese”

“Risultati complessivi della gestione: conto di cassa e conto di amministrazione”

Se, oltre alla gestione finanziaria l’Ente ha anche la gestione di beni (tramite un proprio inventario diverso da quello della Provincia) e/o di crediti o di debiti patrimoniali diversi (inclusi i “residui perenti” di essi al punto 7.5 delle “istruzioni”), e quindi è tenuto a compilare il “conto patrimonio”, il documento contabile di fine esercizio dovrà essere intestato invece:

f) “Rendiconto generale dell’esercizio finanziario 20.....”

Questo documento va suddiviso nelle due parti:

“Conto della gestione del bilancio”

“Conto del patrimonio”

2.     ISTITUZIONE DI NUOVI CAPITOLI E VARIAZIONI DI TESTO

Nell’ambito dei provvedimenti di variazione o dell’assestamento del bilancio l’istituzione di nuovi capitoli o la variazione del testo di capitoli già esistenti vanno evidenziate facendo precedere all’oggetto dei capitoli, in parentesi, le parole “di nuova istituzione” rispettivamente “modificato nel testo”.

Nel caso si tratti soltanto di una integrazione del testo (aggiunta di nuove parole) si può anche scrivere “integrato nel testo”.

3.     BILINGUITÁ DEI PROSPETTI CONTABILI E DEI CAPITOLI