(1) L’Economato provvede al ritiro della corrispondenza presso l’ufficio postale e ne cura la successiva distribuzione alle singole strutture organizzative, presso le quali viene aperta e protocollata.
(2) La ricezione dei documenti informatici avviene attraverso la casella istituzionale di posta elettronica certificata dell’Amministrazione provinciale, attraverso le caselle di posta elettronica certificata e ordinaria delle singole strutture organizzative, attraverso portali web e servizi digitali, nonché attraverso il Sistema di Pubblica Connettività sulle porte di dominio.
(3) La corrispondenza e i documenti consegnati o pervenuti presso una struttura organizzativa non competente, devono da questa essere protocollati e prontamente inoltrati alla struttura organizzativa di competenza.
(4) La corrispondenza riportante la dicitura “personale”, “riservata” o indicazioni analoghe, la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, nonché le buste sigillate non vengono aperte. Detta corrispondenza è considerata corrispondenza personale. I plichi aperti per errore devono essere richiusi, annotati con la dicitura “aperta per errore” e sottoscritti da chi ha provveduto all’apertura. Se il destinatario o la destinataria reputa che i documenti ricevuti non siano personali, ma rilevanti ai fini dell’azione amministrativa, deve immediatamente trasmetterli a una postazione di protocollo per la relativa protocollazione.
(5) In caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume specifica rilevanza giuridica, il plico è conservato e annotato nel protocollo informatico come allegato. La data e l’ora di spedizione sono stabilite e comprovate dal timbro postale.
(6) Le gare d’appalto per lavori, servizi, forniture, nonché le procedure negoziate e di affidamento diretto sono gestite interamente tramite il portale delle gare telematiche dell’Amministrazione provinciale. Il protocollo informatico protocolla un file xml (busta) di descrizione univoca dell’offerta e dei file che la compongono. I documenti inoltrati sono soggetti al principio di segretezza; la documentazione d’offerta è pertanto inaccessibile alle stazioni appaltanti e all’autorità di gara fino all’apertura delle buste.
(7) Nella trasmissione tramite PEC, la data e l’ora di spedizione sono stabilite e comprovate dai dati contenuti nel file daticert.xml. Nella trasmissione tramite portale, la data e l’ora di spedizione sono comprovate dai dati contenuti nei file di log prodotti dai sistemi di ricezione dei portali.
(8) Ai documenti pervenuti (e trasmessi) via fax, attraverso le caselle di posta elettronica ordinarie e certificate e attraverso i portali online, il protocollo informatico assegna un numero secondo i criteri previsti per la corrispondenza ordinaria cartacea. Nel caso in cui alla trasmissione per fax o attraverso i mezzi informatici di cui sopra segua l’invio per posta del documento cartaceo, questo non viene protocollato, a meno che non presenti modifiche o integrazioni.