1. Avvio del progetto: Il progetto può essere avviato dal 1° febbraio dell’anno di presentazione della domanda di finanziamento all’ufficio provinciale competente ed in ogni caso entro sei mesi dalla stipula della relativa convenzione. Il termine per l’avvio del progetto può essere prorogato una sola volta fino ad un massimo di sei mesi; la relativa richiesta motivata deve pervenire all’ufficio competente entro il predetto termine.
2. Erogazione del finanziamento concesso:
a) L’erogazione del finanziamento da parte della Provincia avviene in due o più rate, secondo quanto stabilito dalla convenzione stipulata con il proponente.
b) Su presentazione di una dichiarazione di inizio attività e di una apposita richiesta può essere concesso un anticipo nella misura massima del 70% dell’ammontare del finanziamento. La richiesta di liquidazione dell’anticipo deve essere presentata entro sei mesi dalla stipula della convenzione.
c) Qualora il finanziamento venga erogato in più di due rate, ogni pagamento successivo all’erogazione della prima rata avrà luogo previa presentazione di una relazione sullo stato di avanzamento del progetto, corredata da un rendiconto delle spese sostenute e dai relativi documenti di spesa.
d) I progetti devono concludersi entro la data indicata nella convenzione.
e) Entro la data indicata dalla convenzione e al fine della liquidazione dell’ultima rata, il proponente è tenuto a presentare la relativa richiesta di erogazione nonché la relazione finale e il rendiconto finale. Tale termine, su motivata richiesta, è prorogabile di sei mesi.
f) La relazione finale e il rendiconto finale devono essere redatti seguendo il modello predisposto dall’ufficio competente e contenuto nelle linee guida per la rendicontazione e per la relazione finale. Il rendiconto deve indicare tutte le entrate conseguite (finanziamenti pubblici, raccolte fondi, etc.) e tutte le spese sostenute per la realizzazione dell’intero progetto, con le relative voci. Al rendiconto va allegata la documentazione di spesa fino all’ammontare del finanziamento concesso, fermo restando l’obbligo dell’attestazione dello svolgimento dell’intera iniziativa ammessa. La relazione e il rendiconto finali devono essere redatti in lingua italiana o tedesca e possono essere integrati con documenti prodotti o tradotti in altre lingue (inglese, francese, spagnolo);
g) Qualora le attività del progetto siano realizzate parzialmente e/o con costi minori rispetto alla spesa ammessa, il finanziamento viene liquidato in misura proporzionalmente ridotta; se dalla rendicontazione risulta che il contributo proprio di cui all’articolo 7 è stato minore di quanto indicato nella convenzione, la percentuale del finanziamento provinciale erogabile verrà ricalcolata e ridotta.
h) Ai fini della rendicontazione vengono riconosciuti i documenti di spesa a partire dal 1° febbraio dell’anno di presentazione della domanda di finanziamento ed entro la data di conclusione del progetto prevista dalla convenzione o da eventuali proroghe.
i) Per la rendicontazione del finanziamento concesso dalla Provincia il proponente deve produrre la documentazione di spesa in originale. Nel caso in cui la legislazione del Paese beneficiario imponga la conservazione delle fatture o di altri documenti di spesa nel Paese stesso, la documentazione è ritenuta valida anche se prodotta in copia autentica, corredata da una dichiarazione del partner attestante sia i motivi per cui non è stato possibile produrre la documentazione originale, sia la conformità della documentazione presentata. Nei casi, invece, in cui i documenti di spesa risultino irreperibili per causa di forza maggiore adeguatamente documentata, il soggetto proponente deve presentare una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, da cui risultino il motivo per cui non è possibile presentare la documentazione nonché la destinazione dei fondi; a tale dichiarazione deve essere allegata una seconda dichiarazione del partner locale, attestante che i fondi sono stati impiegati per la realizzazione delle attività previste dal progetto.
j) In alternativa alla presentazione della documentazione di spesa in originale può essere presentato, ai sensi dell’articolo 2, comma 2/ter, della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, un elenco riepilogativo delle spese sostenute, da cui emergano i dettagli essenziali della documentazione di spesa. All’elenco è allegata una dichiarazione del/della legale rappresentante del proponente attestante:
1) che le predette spese sono state sostenute;
2) che la documentazione di spesa in originale o in copia autentica verrà conservata presso il proponente stesso per almeno dieci anni a decorrere dalla data di liquidazione dell’ultima rata del finanziamento.
k) Le fatture e gli altri documenti di spesa devono essere intestati al soggetto proponente o al partner locale indicato nella convenzione. I documenti di spesa quietanzati devono riportare la data di emissione, la denominazione e l’indirizzo di chi li ha emessi, l’oggetto della prestazione, il prezzo e la quantità/entità della merce/prestazione, nonché l’indicazione “Progetto della Provincia autonoma di Bolzano”.
l) Per quanto riguarda i corsi di formazione e aggiornamento e le manifestazioni informative, il proponente del progetto deve tenere un elenco delle presenze; in caso di corsi di formazione e aggiornamento detto elenco dovrà essere sottoscritto dai partecipanti e dai/dalle relatori/relatrici.
m) Ai fini della documentazione del contributo proprio, il proponente deve presentare anche una dichiarazione attestante che l’intero progetto è stato realizzato conformemente alla convenzione stipulata, nel rispetto dei requisiti e delle disposizioni di legge e che specifichi il contributo proprio, così come indicato nella modulistica contenuta nelle linee guida per la rendicontazione e per la relazione finale.
n) Al fine di poter verificare l’effettiva prestazione di attività di volontariato come contributo proprio nell’ambito dell’iniziativa finanziata, il proponente deve tenere un registro delle ore di volontariato effettuate, che deve essere controfirmato di volta in volta dai singoli volontari.
3. Proroga non onerosa del termine di durata previsto dalla convenzione: i progetti ammessi al finanziamento dovranno concludersi entro i termini previsti dalla convenzione stipulata tra la Provincia autonoma di Bolzano e il soggetto proponente. Nel caso in cui tale termine non possa essere rispettato, la direttrice/il direttore dell’ufficio provinciale competente può concedere, su motivata richiesta con indicazione della nuova durata del progetto, una proroga. La richiesta di proroga, redatta su carta semplice e firmata dal/dalla legale rappresentante del soggetto proponente, va presentata al competente ufficio provinciale; può essere consegnata direttamente all’ufficio o inoltrata per posta, fax o per via telematica all’indirizzo email gabinetto@provincia.bz.it, al più tardi un mese prima del termine di scadenza della convenzione. Nel caso in cui, entro 20 giorni dalla presentazione della richiesta di proroga, l’ufficio competente non sollevi obiezioni, la richiesta si intende accolta.
4. Modifiche al progetto:
a) I progetti devono essere realizzati secondo quanto definito nella convenzione stipulata tra il proponente e la Provincia autonoma di Bolzano;
b) Il rendiconto finale deve attenersi al piano di finanziamento previsto dalla convenzione: eventuali compensazioni tra le varie voci di spesa previste dal piano di finanziamento, entro il limite massimo del 20% e nei limiti del finanziamento concesso, non richiedono alcuna autorizzazione da parte dell’ufficio competente. Non possono essere oggetto di aumenti le voci di spesa relative a personale, costi amministrativi, studi di fattibilità e attività di diffusione e sensibilizzazione, per le quali è necessaria un’esplicita autorizzazione da parte dell’ufficio provinciale competente. In caso di superamento della percentuale di cui sopra è sempre necessaria un’autorizzazione da parte dell’ufficio provinciale competente;
c) Eventuali richieste di variazioni al progetto e al piano di finanziamento approvato – che comunque non possono comportare un cambiamento delle finalità, della tipologia dei destinatari, nonché dell’ammontare del finanziamento concesso – necessitano di una verifica e di un’autorizzazione da parte della Provincia. La richiesta di un’eventuale variazione al progetto va inviata seguendo la stessa procedura prevista per la richiesta di proroga di cui al comma 3.
5. Tutta la documentazione relativa al progetto deve essere conservata per almeno dieci anni a decorrere dalla data di liquidazione dell’ultima rata del finanziamento.