(1)La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in ingresso è effettuata presso le sedi di protocollo entro la giornata di arrivo. 33)
(2)I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non competente per la loro trattazione devono essere protocollati e assegnati da quest’ultima alla struttura organizzativa di competenza. 34)
(3) La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.
(4) La busta della posta in ingresso va conservata e annotata nel registro di protocollo come allegato in caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume rilevanza giuridica (es. raccomandata pervenuta dopo la scadenza di un termine perentorio). La data e l’ora di spedizione sono comprovate dal timbro postale.
(5) Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.
(6)Se il mittente o una persona incaricata consegna personalmente un documento cartaceo e chiede una ricevuta che ne attesti l’avvenuta consegna, il personale è tenuto a rilasciare gratuitamente una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita alla persona richiedente nel formato XML. 35)
(7) La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:
- le caselle istituzionali di posta elettronica;
- le caselle di posta elettronica certificata;
- i servizi online dell’Amministrazione provinciale (eGov);
- altri servizi digitali (per es. cooperazione applicativa);
- supporti di memoria esterni o cloud. 36)
(8) Le istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate per via elettronica all’Amministrazione provinciale sono valide:
- se sottoscritte con firma digitale;
- se trasmesse tramite PEC e sottoscritte con firma digitale;
- se l’identificazione dell’utente avviene a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), l’Identità Digitale Alto Adige oppure il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID);
- se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente alla copia del documento d’identità, limitatamente ai casi in cui non sia disponibile il corrispondente servizio online. 37)