Dekret des Landeshauptmanns vom 7. November 2011, Nr. 381)
Verordnung zur Protokollierung und Dokumentenverwaltung

(1) Diese Verordnung regelt die Schriftgutverwaltung der Organisationseinheiten der Landesverwaltung im Sinne des Landesgesetzes vom 13. Dezember 1985, Nr. 17, in geltender Fassung, und, sofern mit der jeweiligen institutionellen Ordnung vereinbar, der vom Land abhängigen Betriebe und Anstalten.

(2) Für alles, was nicht ausdrücklich in dieser Verordnung geregelt ist, gelten die einschlägigen Rechtsvorschriften.

(1) Der Zweck dieser Verordnung ist die Förderung der Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien in der Landesverwaltung im Sinne des gesetzesvertretenden Dekrets vom 7. März 2005, Nr. 82, in geltender Fassung.

(1) Für diese Verordnung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

1. Registratur: Aufbewahrung der Akten über laufende Geschäfte und Verfahren der Verwaltung,
2. Zwischenarchiv: Bestand der Akten zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen und Verfahren der Verwaltung, die für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen,
3. historisches Archiv: das beim Landesarchiv eingerichtete Archiv, in dem das Schriftgut von kulturhistorischer Bedeutung oder von rechtlicher Relevanz aufbewahrt wird, das sich auf Geschäfte und Verfahren der Verwaltung, die seit über 40 Jahren abgeschlossen sind, bezieht und gemäß den Bewertungsrichtlinien dauernd aufbewahrt werden muss,
4. Zuweisung: bestimmt die Einsicht in die Protokolleinträge von Seiten der Anwender und Anwenderinnen der einzelnen Organisationseinheiten der Landesverwaltung,
5. offizielle elektronische Postfächer: die offiziellen elektronischen Postfächer der Landesverwaltung sind das institutionelle zertifizierte elektronische Postfach sowie die zertifizierten und die traditionellen elektronischen Postfächer der einzelnen Organisationseinheiten,
6. Versionsverwaltung: System zur Verwaltung verschiedener Versionen einer Datei; die Versionen werden mit Versionsnummer und Benutzername gespeichert und können jederzeit erneut eingesehen werden,
7. Akte: Grundeinheit des Archivs, welche die Gesamtheit der Unterlagen zu einem Geschäftsvorgang oder Verfahren der Verwaltung umfasst,
8. Verzeichnis der öffentlichen Verwaltungen (IPA): nationales Verzeichnis der zertifizierten E-Mail-Adressen der öffentlichen Verwaltungen,
9. institutionelle zertifizierte E-Mail: zertifizierte Haupt-E-Mail-Adresse der Landesverwaltung,
10. Hash-Funktion: errechnet den Fingerprint einer Datei aufgrund des Inhalts derselben,
11. Key-user: für die Verwaltung des Organigramms und für die Aktivierung der Protokollierungsberechtigungen verantwortliche Person,
12. Bewertungsrichtlinien: von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen erstelltes Verzeichnis, in dem die bei den einzelnen Verwaltungsverfahren anfallenden Schriftstücke und die entsprechenden Aufbewahrungszeiten genau angegeben sind,
13. zertifizierte elektronische Post (PEC): Kommunikationssystem, das die Übermittlung und die Zustellung von elektronischer Post bescheinigt,
14. Protokollregister: einheitliches elektronisches Protokollregister der Landesverwaltung,
15. formelle Skartierung: von der Überwachungs- und Bewertungskommission genehmigte Vernichtung von Papierdokumenten und endgültige Löschung von Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen,
16. informelle Skartierung: Entnahme jener Unterlagen aus der Registratur, die verwaltungsmäßig, rechtlich und geschichtlich bedeutungslos sind,
17. Protokollsignatur: alle Informationen - betreffend die Protokollierung eines Dokumentes - die für eine eindeutige Identifizierung notwendig sind,
18. Bewertung: Sichtung der Unterlagen zur Unterscheidung zwischen auszusonderndem und aufzubewahrendem Schriftgut,
19. Aktenplan: Systematische Einteilung des Schriftguts nach Funktionen und Aufgaben der Verwaltung.

(1) In der Landesverwaltung wird ein einheitliches Protokollregister geführt.

(2) Die Bezeichnung des einheitlichen Protokollregisters lautet: Protokollregister der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol (PROVBZ).

(3) Das Protokollregister der Landesverwaltung entspricht den Kriterien eines elektronischen Protokolls im Sinne des Dekretes des Präsidenten der Republik vom 28. Dezember 2000, Nr. 445, in geltender Fassung.

(1) Das Protokollregister erlaubt eine flexible Festlegung der Protokollstellen.

(2) Die Protokollierung erfolgt in der Generaldirektion und in den Abteilungen der Landesverwaltung.

(3) Die Abteilungsdirektoren und -direktorinnen legen fest, ob innerhalb der jeweiligen Abteilung eine einzige Protokollstelle festgelegt wird oder ob die Protokollierungen in mehreren Organisationseinheiten vorgenommen werden.

(4) Die Protokollierungsberechtigungen werden vom Generaldirektor und von den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen erteilt oder von den Amtsdirektoren und -direktorinnen oder Bereichskoordinatoren und -koordinatorinnen, sofern sie von den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen dazu ermächtigt werden.

(1) Die Key-User werden von den Verantwortlichen der in Artikel 5 Absatz 2 genannten Strukturen ernannt.

(2) Mindestens ein Key-User ist für jede Struktur erforderlich.

(3) Die Key-User kümmern sich um die Verwaltung des Organigramms für das Protokollregister und um die Aktivierung der Protokollierungsberechtigungen.

(4) Die Ernennung zum Key-User bringt die Zuteilung aller Protokollierungsberechtigungen und die Einsicht in alle Protokolleinträge der eigenen Struktur mit sich.

(1) Der Administrator für das Register hat die Funktion eines Supervisors für das Protokollregister, koordiniert die Key-User und ist verantwortlich für die Erstellung eines Handbuchs zur Verwaltung des Protokollregisters.

(2) Die Funktionen des Administrators für das Protokollregister der Landesverwaltung werden vom Organisationsamt ausgeübt.

(1) Die Protokollierung belegt das Empfangsdatum (Posteingang), bzw. das Datum der Erstellung des Dokumentes (Postausgang und interne Post) sowie die Herkunft desselben.

(2) Die Protokollierung erfolgt durch das Eintragen folgender Angaben in das Protokollregister:

1. Protokollnummer: sie wird automatisch vom System generiert und in nicht veränderbarer Form registriert,
2. Protokolldatum: es wird automatisch vom System zugeteilt und in nicht veränderbarer Form registriert,
3. Absender der eingegangenen Dokumente bzw. Empfänger für interne und ausgehende Dokumente,
4. Betreff des Dokuments,
5. Anzahl und Kurzbeschreibung allfälliger Anlagen,
6. Protokolltyp,
7. Zuweisung an die Organisationseinheit des Autors bzw. der Autorin der Protokollierung,
8. Zuweisung an die empfangenden Organisationseinheiten,
9. Aktenplantitel,
10. Aktenzuordnung,
11. Versandart,
12. Protokolldatum und -nummer des eingelangten Dokuments, falls verfügbar,
13. Bezugsprotokoll, wenn vorhanden,
14. für die aufgeschobenen Protokolle: Eingangsdatum des Dokuments,
15. Fingerprint des elektronischen Dokuments, in nicht veränderbarer Form registriert.

(3) Der Betreff muss exakt den Inhalt des Dokumentes zusammenfassen und soll leicht verständlich sein; Abkürzungen und Akronyme müssen vermieden werden.

(4) Jedem Protokolleintrag entspricht die eigene Chronologie, aus der Name und Organisationseinheit des Autors bzw. der Autorin sowie Datum und Uhrzeit der Protokollierung hervorgehen.

(5) Änderungen zu den Protokolleinträgen werden in der jeweiligen Chronologie mit folgenden Angaben eingetragen: Name und Organisationseinheit der Person, die die Änderung vorgenommen hat, sowie Datum und Uhrzeit der Änderung.

(1) Die Nummerierung im Protokollregister ist fortlaufend und beginnt in jedem Kalenderjahr von vorne.

(2) Jedes Dokument wird einzeln protokolliert.

(3) Es ist nicht erlaubt, dieselbe Protokollnummer mehreren Dokumenten zuzuweisen. Ausgenommen sind jene eingehenden Dokumente, die an mehrere Organisationseinheiten der Landesverwaltung gerichtet sind, oder interne und ausgehende Dokumente, die zwei oder mehr Empfänger haben. Die oben genannten Dokumente müssen absolut identisch sein, und zwar sowohl in Bezug auf den Inhalt des Dokuments, als auch auf die im Dokument angegebenen Empfänger.

(4) Die Protokollierung der in Absatz 3 genannten Dokumente erfordert für eingehende Dokumente die Zuweisung des Protokolleintrages an alle im Dokument angegebenen Empfänger - Organisationseinheiten und für interne und ausgehende Dokumente die Angabe jedes einzelnen Empfängers im Protokollregister.

(1) Alle protokollierten Dokumente verfügen über eine Protokollsignatur.

(2) Die Protokollsignatur besteht aus allen Informationen - betreffend die Protokollierung eines Dokumentes - die für eine eindeutige Identifizierung notwendig sind: Bezeichnung bzw. Kürzel des Protokollregisters laut Artikel 4 Absatz 2, Protokollnummer und Protokolldatum.

(3) Die Protokollsignatur erlaubt die eindeutige Identifizierung des Dokumentes und stellt die Verbindung zur entsprechenden Eintragung im Protokollregister her.

(4) Die Anbringung der Protokollsignatur erfolgt gleichzeitig mit der Protokollierung.

(1) Die Protokollierung der einlangenden Dokumente erfolgt am Tage ihres Eingangs.

(2) Wenn die Dokumente wegen vorübergehender und außergewöhnlicher Arbeitsüberlastung nicht am Tage ihres Eingangs protokolliert werden können, kann von der Protokollierungsfrist abgewichen werden. Für einen allfälligen Aufschub kommen nur einlangende Dokumente in Betracht.

(3) Die Protokollierung interner und ausgehender Papier- und elektronischer Dokumente erfolgt unmittelbar nach Unterzeichnung. Die Protokollierung interner und ausgehender E-Mails erfolgt gleichzeitig mit dem Versand.

(4) Durch die Protokollierung wird die Einhaltung der ausschließenden Fristen im Sinne von Artikel 3 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, bestätigt.

(5) Mit dem Tag der Protokollierung beginnt die Frist für den Abschluss des Verwaltungs-verfahrens im Sinne von Artikel 4 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung.

(1) Das Protokollregister sieht ein System von Zuweisungen vor, das die Festlegung eines Organigramms und die Verbindung der Anwender und Anwenderinnen mit dem jeweiligen Knotenpunkt des Organigramms voraussetzt. Die Knotenpunkte des Organigramms stellen die Organisationseinheiten der Landesverwaltung dar. Der Aufbau des Organigramms wird von den Verantwortlichen der in Artikel 5 Absatz 2 genannten Strukturen definiert.

(2) Die Berechtigung zur Einsicht in die Protokolleinträge entspricht den Zuweisungen der Protokolleinträge an die betreffenden Organisationseinheiten.

(3) Das Versenden und die Übermittlung eines Dokumentes innerhalb der Landesverwaltung setzen voraus, dass die Zuweisung des entsprechenden Protokolleintrages an die empfangende Organisationseinheit durchgeführt worden ist.

(4) Das Instrument der Zuweisung ermöglicht die Protokollierung von Dokumenten in jeder Organisationseinheit der Landesverwaltung, unabhängig von ihrer Zuständigkeit in Bezug auf die Dokumente, die protokolliert werden.

(1) Protokollierungspflichtig sind alle eingehenden und ausgehenden sowie die verwaltungsinternen Dokumente, die rechtliche Beweiskraft besitzen oder von relevanter Bedeutung für den Verwaltungsablauf sind, und zwar unabhängig von ihrer Form.

(1) Nicht protokollierungspflichtig sind Gesetzesanzeiger, Amtsblätter, Nachrichtenblätter der öffentlichen Verwaltung, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Werbematerial, Einladungen zu Veranstaltungen, die kein Verwaltungsverfahren auslösen, interne Entwürfe, interne Korrespondenz, die weder direkt noch indirekt beweiskräftig oder wie auch immer für die Verwaltung relevant ist, persönliche Korrespondenz laut Artikel 18 Absatz 4 sowie alle getrennt registrierten Dokumente.

(1) Die Protokolleinträge werden mit entsprechender Ermächtigung der Verantwortlichen der in Artikel 5 Absatz 2 genannten Strukturen annulliert oder von den Amtsdirektoren und -direktorinnen oder Bereichskoordinatoren und -koordinatorinnen, sofern sie von den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen dazu ermächtigt werden.

(2) In der Ermächtigung zur Annullierung eines Protokolleintrages müssen der Grund für die Annullierung sowie Protokollnummer und -datum des zu annullierenden Dokuments angegeben werden.

(3) Die Annullierung eines Protokolleintrages wird durch eine Aufschrift oder ein Zeichen an gut sichtbarer Stelle kenntlich gemacht, wobei die ursprünglichen Informationen nicht überschrieben werden dürfen.

(4) Die annullierten Protokolleinträge können nicht geändert werden.

(5) Die Annullierung der Protokollsignatur auf Papierdokumenten muss parallel zur Annullierung des Protokolleintrages erfolgen.

(1) Am Ende eines jeden Arbeitstages erzeugt das System automatisch das Protokolltagesregister im pdf-Format.

(2) Das Protokolltagesregister besteht aus dem Verzeichnis der im Laufe eines Tages eingegebenen Protokolleinträgen sowie aus vorherigen Protokolleinträgen, welche am Tag seiner Erstellung geändert wurden.

(3) Die Erstellung des Protokolltagesregisters verhindert nicht die Annullierung laut Artikel 15.

(1) Immer dann, wenn das elektronische Protokollprogramm über einen Zeitraum von über 48 Stunden nicht benutzt werden kann, ermächtigt der Generaldirektor dazu, die Protokollierung in einem eigenen Notfallregister vorzunehmen.

(2) Die im Notfallregister gespeicherten Protokolleinträge werden nach erneuter Inbetriebnahme des elektronischen Protokolls schnellstmöglich aktualisiert. Jeder Eintragung wird eine Protokollnummer des Protokollregisters zugeteilt. Dieser Nummer werden die Protokollnummer und das Protokolldatum zugeordnet, die dem Dokument vom Notfallregister zugewiesen wurden.

(1) Das Ökonomat sorgt für das Abholen der Post beim Postamt und verteilt sie anschließend an die einzelnen Organisationseinheiten, wo sie geöffnet und protokolliert wird.

(2) Die Entgegennahme von elektronischen Dokumenten erfolgt über das institutionelle zertifizierte elektronische Postfach der Landesverwaltung, über die zertifizierten und die traditionellen elektronischen Postfächer der einzelnen Organisationseinheiten, über Webportale, digitale Dienste sowie über das Verbindungssystem der öffentlichen Verwaltung auf Domänenzugängen.

(3) Werden Sendungen und einzelne Schriftstücke in einer nicht zuständigen Organisationseinheit angenommen oder gehen sie in einer nicht zuständigen Organisationseinheit ein, müssen sie protokolliert und umgehend der zuständigen Organisationseinheit weitergeleitet werden.

(4) Sendungen mit der Aufschrift „persönlich“, „vertraulich“ oder einem ähnlichen Hinweis, Sendungen, die an ein Mitglied der Landesregierung gerichtet sind, sowie versiegelte Sendungen werden nicht geöffnet. Sie gelten als persönliche Korrespondenz. Werden sie versehentlich geöffnet, müssen sie wieder verschlossen und mit der Aufschrift „versehentlich geöffnet“ sowie mit der Unterschrift versehen werden. Wenn der Adressat oder die Adressatin befindet, dass die Unterlagen nicht vertraulich, sondern für das Verwaltungshandeln relevant sind, muss er bzw. sie sie unverzüglich einer Protokollstelle zur Protokollierung weiterleiten.

(5) Der Umschlag ist zu verwahren und im Protokollregister als Anlage einzutragen, wenn es sich um Rekurse, Mahnungen, Aufforderungen, Anzeigen, Gesuche um Teilnahme an Wettbewerben oder um die Erteilung von Zuschüssen, Beihilfen oder anderen finanziellen Begünstigungen, Meldungen über die Aufnahme einer Tätigkeit oder um andere Dokumente handelt, bei denen das Versanddatum rechtserheblich ist. Datum und Uhrzeit des Versands werden durch den Poststempel belegt.

(6) Ausschreibungen zur Vergabe von Bauarbeiten, Dienstleistungen, Lieferungen sowie freihändige Vergaben und direkte freihändige Vergaben müssen vollständig über das telematische Ausschreibungsportal der Landesverwaltung abgewickelt werden. Das Protokollregister protokolliert eine xml-Datei (Umschlag) mit der eindeutigen Beschreibung des Angebotes und der darin enthaltenen Dateien. Die eingereichten Dokumente unterliegen der Geheimhaltung, weshalb die Angebote für die Vergabestelle und für die Wettbewerbsbehörde bis zur Öffnung der Umschläge nicht einsehbar sind.

(7) Bei der Übermittlung über PEC werden Datum und Uhrzeit des Versandes in der xml-Datei festgehalten und bestätigt. Bei der Übermittlung über ein Portal werden Datum und Uhrzeit des Versands durch die log-Daten belegt, die das betreffende System automatisch anlegt.

(8) Die per Fax, per E-Mail, über die zertifizierte elektronische Post oder über ein Online-Portal eingelangten (und versandten) Dokumente erhalten eine Protokollnummer nach den Kriterien, die für die Korrespondenz auf Papier gelten. Wird das Dokument nach der Fax- oder elektronischen Übermittlung auch auf Papier mit der Post versandt, so wird es nicht erneut protokolliert, außer es sind Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden.

(1) Der Zugang zu den Netzwerk-Dienstleistungen erfolgt in der Regel über die Portale der Landesverwaltung.

(2) In der Regel erfordert der Zugang zu den Netzwerk-Dienstleistungen die elektronische Identifizierung des Nutzers oder der Nutzerin; diese erfolgt durch die Verwendung von Zugangsdaten, die von der Landesverwaltung nach Identifizierung der antragstellenden Person zugewiesen werden, über den elektronischen Personalausweis oder die Bürgerkarte.

(3) Für alle Netzwerk-Dienstleistungen veröffentlicht die Landesverwaltung entsprechende Vordrucke oder Webseiten zum Ausfüllen, stellt eine Liste der erforderlichen Unterlagen zur Verfügung und legt die Modalitäten für die Signatur der Dokumente fest.

(4) Wo der Zugang zu den Portalen ohne Identifizierung der Nutzer und Nutzerinnen und die Übermittlung von Dokumenten direkt über das Portal erfolgt, müssen die Dokumente mit einer digitalen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

(1) Anträge und Erklärungen, die bei der Landesverwaltung auf elektronischem Wege eingereicht werden, sind gültig:

1. wenn sie mit einer digitalen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind,
2. wenn sich der Nutzer oder die Nutzerin auf den Portalen der Landesverwaltung durch die von der Landesverwaltung zugewiesenen Zugangsdaten, den elektronischen Personalausweis oder die Bürgerkarte ausgewiesen hat,
3. wenn der Nutzer oder die Nutzerin die Daten mit der eigenen zertifizierten elektronischen Post übermittelt, sofern die Zugangsdaten nach der Identifizierung des Inhabers bzw. der Inhaberin erteilt wurden.

(1) Die qualifizierte elektronische Signatur und die digitale Signatur sind der elektronische Ersatz für die handschriftliche Unterschrift; mit qualifizierter elektronischer Signatur oder digitaler Signatur unterzeichnete Dokumente haben die von Artikel 2702 des Zivilgesetzbuches vorgesehene Rechtswirksamkeit.

(2) Privaturkunden laut Artikel 1350 Absatz 1 Ziffern von 1) bis 13) des Zivilgesetzbuches sind zur Vermeidung der Nichtigkeit mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit einer digitalen Signatur zu versehen.

(3) Die digital verfassten Beschlüsse der Landesregierung werden vom Landeshauptmann und vom Generalsekretär der Landesregierung mit einer digitalen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Auch Dekrete werden von der unterschriftsberechtigten Person mit einer digitalen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

(4) Wenn nicht anders angegeben, werden bei Verwaltungsverfahren und internen Abläufen der Landesverwaltung die digitale Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur durch persönliche Zugangsdaten ersetzt, welche die eindeutige Identifizierung der unterschriftsberechtigten Person ermöglichen.

(5) Die Nutzung der persönlichen Zugangsdaten in Zusammenhang mit dem Einsatz von Techniken wie zum Beispiel "Hash-Funktion" und "Versionsverwaltung" gewährleisten die Integrität des unterzeichneten Dokuments.

(1) Papierkopien von elektronischen Dokumenten haben die gleiche Beweiskraft wie das Originaldokument, wenn sie mit dem Original in all seinen Komponenten übereinstimmen und dies von einer Amtsperson bescheinigt wird.

(2) Zur Bescheinigung der Übereinstimmung der Dokumente auf Papier mit den elektronischen Dokumenten sind der Generaldirektor, die Abteilungsdirektoren und -direktorinnen, die Amtsdirektoren und -direktorinnen sowie die Bereichskoordinatoren und -koordinatorinnen berechtigt.

(1) Die zertifizierte elektronische Post ist ein Kommunikationssystem, das dem Absender rechtsgültige elektronische Bestätigungen der Übermittlung (Übermittlungsbestätigung) und der erfolgten Zustellung (Zustellbestätigung) von elektronischer Post und der dazugehörigen Anlagen an das zertifizierte elektronische Postfach des Empfängers liefert.

(2) Die Landesverwaltung nutzt die zertifizierte elektronische Post für den Austausch von Dokumenten und Informationen mit allen, die dies beantragen und zuvor ihre PEC-Adresse mitgeteilt haben.

(3) Der Wille, PEC für den Austausch von Dokumenten und Informationen zu nutzen, muss ausdrücklich für jedes Verwaltungsverfahren erklärt werden, mit Angabe der PEC-Adresse in der in den Vordrucken dafür vorgesehenen Zeile. Eine solche Erklärung kann jederzeit widerrufen werden; jede Änderung oder Stornierung einer PEC-Adresse muss der Landesverwaltung unverzüglich mitgeteilt werden.

(4) Die institutionelle und weitere zertifizierte E-Mail-Adressen der Landesverwaltung sind auf der Webseite der Landesverwaltung und im Verzeichnis der Öffentlichen Verwaltungen (IPA) veröffentlicht.

(1) Wenn ein Papierdokument vom Absender oder von der Absenderin persönlich oder von einer beauftragten Person abgegeben und dafür eine entsprechende Empfangsbestätigung verlangt wird, ist das Personal dazu ermächtigt, die erste Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokuments unentgeltlich zu fotokopieren.

(2) Für die Verfahren, die über ein Portal abgewickelt werden, übermittelt die Landesverwaltung den Nutzern auf telematischem Wege nach erfolgter Protokollierung die eingereichten Dokumente und die Protokollsignatur (xml-Datei).

(1) Für den Versand der Papierkorrespondenz sorgt das Ökonomat.

(2) Der Versand elektronischer Dokumente erfolgt über die offizielle elektronische Post, Webportale und digitale Dienste.

(3) Die Übermittlung von einfachen Informationen, welche nicht protokolliert werden müssen, erfolgt über die elektronischen Postfächer der Mitarbeiter der Landesverwaltung.

(4) Der Versand von Dokumenten und Mitteilungen an jene, die zuvor erklärt haben, für das jeweilige Verwaltungsverfahren ein zertifiziertes elektronisches Postfach verwenden zu wollen, erfolgt demnach ausschließlich durch zertifizierte E-Mails.

(5) Die Übermittlung von Dokumenten innerhalb der Landesverwaltung erfolgt in der Regel per E-Mail oder über sonstige elektronische Anwendungen. Allfällige Papierdokumente, vertrauliche Dokumente ausgenommen, werden in eigenen Versandumschlägen in Umlauf gebracht.

(6) Die Kommunikation zwischen öffentlichen Verwaltungen erfolgt in der Regel über das Verbindungssystem der öffentlichen Verwaltung auf Domänenzugängen oder über E-Mail. E-Mails werden an die Adressen gesendet, die aus dem IPA-Verzeichnis hervorgehen.

(1) Die Klassifizierung definiert endgültig den Bereich des Aktenplans, auf welchen sich das Dokument bezieht.

(2) Der Aktenplan gliedert sich in ein mehrstufiges Schema, vom Allgemeinen hin zum Besonderen. Die einzelnen Ebenen tragen die Bezeichnung Titel, Untertitel und Gruppen. Die Bezugsziffern für die Titel, Untertitel und Gruppen sind bindend.

(3) Die Änderung des Aktenplans erfolgt mit Dekret des Generaldirektors.

(1) Dokumente, die zu ein und demselben Geschäft oder Verfahren der Verwaltung, einer natürlichen oder juristischen Person gehören, werden unabhängig von ihrer Form in Akten gesammelt.

(2) Die von den einzelnen Online-Diensten erzeugten Dokumente werden protokolliert, in eine Akte aufgenommen und im Dokumenten-Repository der Landesverwaltung gespeichert.

(3) Die Akte ist die Grundeinheit des Archivs.

(4) Jede Akte enthält folgende Daten: Aktenplantitel, Jahr der Anlegung, laufende Nummer und Bezeichnung.

(5) Die Angaben zum Jahr der Anlegung und die fortlaufende Nummer der Akte werden durch das Protokollregister zugewiesen und sind unabänderlich registriert.

(6) Aktenplantitel, Jahr der Anlegung und fortlaufende Nummer kennzeichnen die Akte und gewährleisten eine eindeutige Identifizierung.

(1) Die einzelnen Papierakten werden im zuständigen Amt in der Registratur aufbewahrt. Sobald ein Verfahren abgeschlossen ist, wird die entsprechende Akte nach einer informellen Skartierung im Zwischenarchiv abgelegt.

(2) Zugang zum Zwischenarchiv hat nur das dazu ermächtigte Personal.

(1) Elektronische Dokumente werden im Dokumenten-Repository der Landesverwaltung gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente unterliegen einem Verfahren der Langzeitspeicherung um die Lesbarkeit und den vollständigen Erhalt und, wenn mit digitaler Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen, auch die Gültigkeit der Signatur auf Dauer zu gewährleisten.

(3) Die Langzeitspeicherung betrifft sowohl die Dokumente als auch die entsprechenden Metadaten, welche durch die Landesverwaltung definiert werden.

(4) Die für die Aufbewahrung verantwortliche Person überprüft in regelmäßigen Zeitabständen, höchstens aber alle fünf Jahre, die langzeitgespeicherten Dokumente und kümmert sich gegebenenfalls um die Konversion zur Laufzeit.

(5) Das System der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente steht auch mit der ISO-Norm 14721:2003 und dem nationalen Standard UNI 11386:2010 im Einklang.

(6) Der Generaldirektor teilt mit eigenem Rundschreiben mit, welche Formate von der Landesverwaltung angenommen werden und in welchem Format Dokumente aufbewahrt werden müssen.

(1) Die Archive und Unterlagen der Landesverwaltung sind Kulturgüter im Sinne des gesetzesvertretenden Dekretes vom 22. Januar 2004, Nr. 42, in geltender Fassung.

(1) Nach dem Ablauf der durch Gesetz festgelegten oder in den Bewertungsrichtlinien vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sorgen die Organisationseinheiten dafür, dass Dokumente ausgesondert und vernichtet oder an das Landesarchiv weiter gegeben werden.

(2) Die Aufbewahrungsfristen laufen ab dem Tage der Schließung der Akte. Die Unterlagen, die dauerhafte rechtliche und verwaltungstechnische Relevanz haben oder von erheblicher kulturhistorischer Bedeutung sind, werden 40 Jahre nach ihrer Erledigung dem Landesarchiv übergeben.

(3) Für die Bewertung des Schriftguts treffen sich die jeweiligen Überwachungs- und Bewertungskommissionen in regelmäßigen Abständen mindestens alle zwei Jahre.

(4) Die Entscheidungen der Überwachungs- und Bewertungskommissionen bezüglich der Aussonderung werden protokolliert. Jedem Protokoll wird das Aussonderungsverzeichnis beigelegt, das die Eckdaten der ausgesonderten Akten enthält. In den Aussonderungsprotokollen werden auch Ort, Zeit und Art und Weise der Vernichtung der Dokumente angegeben. Die Aussonderungsprotokolle werden dauernd aufbewahrt.

(5) Bevor die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmten Unterlagen dem Landesarchiv übergeben werden, erstellen die Überwachungs- und Bewertungskommissionen ein Übergabeverzeichnis und ein Übergabeprotokoll. Dieses wird vom Direktor bzw. der Direktorin des Landesarchivs unterzeichnet.

(1) Unbeschadet der in Artikel 24 und folgende des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, vorgesehenen Regelung darf der Inhalt der Akten, auch nicht teilweise, weder Personen mitgeteilt werden, die nicht nach den einschlägigen Bestimmungen dazu berechtigt sind, noch innerhalb der Landesverwaltung verbreitet werden. Die Übertretung dieses Verbotes stellt eine Verletzung des Amtsgeheimnisses dar.

(1) Das Dekret des Landeshauptmanns vom 20. September 2007, Nr. 49, ist aufgehoben.

Dieses Dekret wird im Amtsblatt der Region veröffentlicht. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.