Der Schulsekretär/die Schulsekretärin organisiert und koordiniert selbstständig den Buchhaltungs-, Rechnungs- und Ökonomatsdienst der Schule. Er/sie sorgt für den Verwaltungs- und Sekretariatsdienst gemäß den vom Schulrat festgelegten allgemeinen Kriterien und den Weisungen des Schuldirektors/der Schuldirektorin, im Rahmen der von ihm/ihr erworbenen Qualifikation und unter Berücksichtigung der einschlägigen Dienst- und Rechtsvorschriften. Er/sie koordiniert und betreut die Arbeit des zugeordneten nicht-unterrichtenden Personals der Schule und erteilt diesem Weisungen.
1. Aufgaben
1.1 Verwaltungsaufgaben
Er/sie
- wendet die Gesetzesvorschriften unter Berücksichtigung der allfälligen, von den zentralen Landesämtern erteilten Richtlinien an
- verfasst Beiträge und Stellungnahmen
- erarbeitet, bearbeitet und überprüft Unterlagen, Schriftstücke und Akten und sorgt für deren Ablage
- sorgt für die Führung des Inventars und bereitet die vorgesehenen Maßnahmen vor
- stellt Bescheinigungen aus und unterschreibt sie zusammen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin
- bereitet die Unterlagen vor, welche die rechtliche Stellung und die Besoldung des unterrichtenden Personals betreffen
- sorgt für die Erstellung der Schulranglisten
- erledigt den verwaltungstechnischen Teil betreffend die Führung der Schulbibliothek
- bereitet Organisationshilfen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor und erarbeitet Problemlösungen, auch in Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen und Landesämtern
- sorgt für die Weiterleitung der Anträge über den Bedarf an Einrichtung an die Gemeinde- und Landesverwaltung und kümmert sich um die Umsetzung der Anträge
1.2 Kollegialorgane
Er/sie
- ist gemäß der derzeitigen Regelung von Amts wegen Mitglied des Schulrates und bereitet die nötigen Unterlagen für jede Sitzung vor und erstellt die Beschlüsse
1.3 Mitarbeiterführung und Personalverwaltung
Er/sie
- verteilt die Aufgaben an das nicht-unterrichtende Personal, koordiniert und überwacht dessen Arbeit und gewährleistet, dass der Dienst gemäß den geltenden Bestimmungen und in Übereinstimmung mit den getroffenen Zielvereinbarungen geleistet wird
- ist zuständig für die Führung der zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und vereinbart mit diesen die Ziele, und zwar im Einvernehmen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin
- betreut das ihm/ihr zugeordnete Personal und sorgt für dessen Weiterbildung
1.4 Buchhaltungs-, Rechnungs- und Ökonomatsdienst
Er/sie
- bereitet den Haushaltsvoranschlag und den Begleitbericht im Einvernehmen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin vor, legt die Einnahme- und Ausgaberückstände fest und führt die genehmigten Beschlüsse durch
- hebt Bargeldeinlagen von Schülern und Lehrern für die verschiedenen schulbegleitenden Veranstaltungen ein und verbucht sie
- bereitet die Jahresabschlussrechnung und den Begleitbericht im Einvernehmen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin vor
- erstellt die Unterlagen für die Einnahmen und Auszahlungen und unterschreibt sie zusammen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin
- erarbeitet die Vergabe- und die Vertragsbedingungen im Einvernehmen mit dem Schuldirektor/der Schuldirektorin und sorgt für die ordnungsgemäße Durchführung der öffentlichen Aufträge
- erledigt den Ökonomatsdienst
- erstellt die Verträge mit den freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und erledigt die Aufgaben, die mit den Obliegenheiten eines Steuersubstituts zusammenhängen
- verwaltet die Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Benutzung von Schulräumlichkeiten und Geräten für außerschulische Tätigkeiten und wendet die diesbezüglich geltenden Richtlinien des Landes und der Gemeinde an
- bereitet sämtliche Unterlagen für die Rechnungsrevisoren vor und ist zusammen mit dem Schuldirektor / der Schuldirektorin Ansprechpartner bei der Kontrolle der Geschäftsgebarung
2. Bemerkungen
In den Schulsekretariaten, in denen aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen nur der Schulsekretär/die Schulsekretärin vorgesehen ist, muss dieser/diese auch die im Berufsbild des Sekretariatsassistenten / Sekretariatsassistentin enthaltenen Aufgaben durchführen.
3. Zugangsvoraussetzungen
Reifezeugnis einer Oberschule sowie Eignung nach einer zweijährigen theoretisch-praktischen Ausbildung Anmerkung: bei den Wettbewerben behält sich die Prüfungskommission vor, die zweijährige Ausbildungszeit zu verkürzen, wenn nach der Erlangung des Reifezeugnisses eine zweckdienliche Ausbildung oder Berufserfahrung vorliegt und die entsprechenden Kenntnisse in der Prüfung nachgewiesen werden.
4. Zweisprachigkeit
Nachweis B