1. Projektbeginn: Das Projekt kann ab 1. Jänner des Jahres nach Einreichung des Projektvorschlags umgesetzt werden, es muss jedoch innerhalb von drei Monaten nach Abschluss der Vereinbarung begonnen werden.
2. Auszahlung der gewährten Finanzierung:
a) Die Auszahlung der Landesfinanzierung erfolgt in zwei Raten wie in der mit dem Projektträger abgeschlossenen Vereinbarung festgelegt.
b) Auf entsprechenden Antrag kann als erste Rate ein Vorschuss von bis zu maximal 70 % des Finanzierungsbetrages gewährt werden. Der Antrag auf Auszahlung des Vorschusses ist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Vereinbarung einzureichen.
c) Das Projekt muss innerhalb der in der Vereinbarung angegebenen Frist abgeschlossen werden.
d) Zwecks Auszahlung der letzten Rate (30%) muss der Projektträger innerhalb der in der Vereinbarung angegebenen Frist den entsprechenden Auszahlungsantrag, den Abschlussbericht und die Endabrechnung einreichen. Genannte Frist kann auf begründeten Antrag hin um sechs Monate verlängert werden.
e) Der Abschlussbericht und die Endabrechnung müssen nach dem vom zuständigen Amt ausgearbeiteten Muster vorgelegt werden, das im Leitfaden für die Berichterstattung und die Endabrechnung enthalten ist. In der Abrechnung müssen alle zur Durchführung des gesamten Projektes getätigten Einnahmen (öffentliche Finanzierungen, gesammelte Spenden und Sponsorgelder usw.) und Ausgaben bezogen auf die jeweiligen Kostenpunkte aufgelistet werden. Der Endabrechnung müssen die Ausgabenbelege in Höhe der vom Land gewährten Finanzierung beigelegt werden, wobei die Durchführung des gesamten Vorhabens bestätigt werden muss.
f) Wurden die Projekttätigkeiten nur teilweise und/oder mit einem geringeren Kostenaufwand als dem zugelassenen durchgeführt, wird die Landesfinanzierung entsprechend gekürzt ausgezahlt. Wird in der Rechnungslegung als Eigenbeitrag laut Artikel 6 ein geringerer Betrag als in der Vereinbarung angegeben, wird der Prozentsatz der auszuzahlenden Landesfinanzierung nachträglich entsprechend neu berechnet und gekürzt.
g) Für die Abrechnung werden die Belege anerkannt, die sich auf das Jahr der Projektdurchführung beziehen (vom 1. Jänner bis zu dem in der Vereinbarung vorgesehenen Termin für den Projektabschluss oder bis zum Ablauf der Verlängerungsfrist).
h) Zur Abrechnung der vom Land Südtirol gewährten Finanzierung muss der Projektträger die Originalbelege der Ausgaben vorlegen. Als Alternativlösung zur Einreichung der Originalbelege der Ausgaben kann gemäß Artikel 2 Absatz 2/ter des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, eine zusammenfassende Aufstellung der getätigten Ausgaben vorgelegt werden, aus welcher die wesentlichen Elemente der Ausgabenbelege hervorgehen müssen. Der Aufstellung muss eine Erklärung des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin des Projektträgers vorgelegt werden, die Folgendes bescheinigt:
1) dass die oben genannten Ausgaben getätigt wurden,
2) dass die Originalbelege oder die beglaubigten Kopien für mindestens zehn Jahre ab Datum der Auszahlung der letzten Rate der Finanzierung beim Projektträger aufbewahrt werden.
i) Die Rechnungen und die anderen Ausgabenbelege sind auf den Namen des Projektträgers auszustellen. Die quittierten Ausgabenbelege müssen das Ausstellungsdatum, die Bezeichnung und Anschrift des Ausstellers, den Gegenstand der Leistung, den Preis und die Quantität/den Umfang der Ware/Leistung enthalten sowie die Anmerkung „Projekt der Autonomen Provinz Bozen - Südtirol“.
j) Bei Aus- und Fortbildungskursen muss der Projektträger eine Anwesenheitsliste führen, die sowohl von den Teilnehmern und Teilnehmerinnen als auch von den Referenten und Referentinnen unterschrieben werden muss. Bei Informationsveranstaltungen ist die Anzahl der Anwesenden in der Berichterstattung zu dokumentieren.
k) Um den Eigenbeitrag zu belegen, ist eine Erklärung des Projektträgers einzureichen, in der die Durchführung des gesamten Projektes nach den gesetzlichen Vorgaben und im Sinne der Vereinbarung bestätigt und der Eigenbeitrag detailliert dargestellt wird, wie in dem im Leitfaden für die Berichterstattung und Endabrechnung enthaltenen Muster vorgegeben.
l) Als Nachweis der im Projekt als Eigenbeitrag angegebenen ehrenamtlichen Tätigkeit muss der Projektträger ein Register der effektiv ehrenamtlich geleisteten Stunden führen, welches von Mal zu Mal von jeder einzelnen ehrenamtlich tätigen Person gegengezeichnet werden muss.
3. Projektänderungen:
a) Die Projekte sind so durchzuführen, wie in der Vereinbarung zwischen dem Land Südtirol und dem Projektträger festgelegt.
b) Die Endabrechnung muss sich an den in der Vereinbarung vorgesehenen Finanzierungsplan halten: eventuelle Ausgleichsverrechnungen zwischen den einzelnen im Finanzierungsplan festgelegten Kostenpunkten im Rahmen von 20% der vorgesehenen Kosten sowie im Rahmen der gewährten Finanzierung benötigen keine Genehmigung des zuständigen Landesamtes. Folgende Kostenpunkte dürfen keine Erhöhung erfahren: Personalkosten und Betriebskosten; für eine Ausgleichsverrechnung dieser Kostenpunkte ist eine ausdrückliche Genehmigung des zuständigen Landesamtes nötig. Wird der Prozentsatz überschritten, ist immer eine Genehmigung des zuständigen Landesamtes notwendig.
c) Änderungen am Projekt oder am genehmigten Finanzierungsplan, welche jedenfalls keine Änderung der Zielsetzungen bewirken dürfen, benötigen eine Überprüfung und Genehmigung seitens des zuständigen Landesamtes. Der auf stempelfreiem Papier abgefasste Änderungsantrag ist mit der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin des Projektträgers zu versehen und dem zuständigen Landesamt direkt, per Post, mittels Fax oder auf elektronischem Wege an die E-Mailadresse kabinett@provinz.bz.it einzureichen, bevor die Tätigkeiten, für die um die Änderungsgenehmigung angesucht wird, durchgeführt werden. Falls das zuständige Amt innerhalb von 20 Tagen nach der Einreichung des Änderungsantrages keinen Einwand erhebt, ist der Antrag als angenommen zu betrachten.
4. Verlängerung der in der Vereinbarung festgelegten Projektdauer ohne zusätzliche Kosten:
a) Projekte, die vom Land finanziert werden, müssen innerhalb der Frist durchgeführt werden, die in der zwischen dem Land Südtirol und dem Projektträger abgeschlossenen Vereinbarung festgelegt ist. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, so kann der Direktor/die Direktorin des zuständigen Landesamtes auf begründeten Antrag mit Angabe der neuen Dauer des Projektes eine Fristverlängerung genehmigen. Der Antrag auf Verlängerung muss spätestens einen Monat vor dem Ablauf der in der Vereinbarung festgelegten Frist nach dem Verfahren eingereicht werden, das unter Absatz 3 Buchstabe c) für den Änderungsantrag vorgeschrieben ist.
5. Die gesamte Projektdokumentation muss für mindestens zehn Jahre ab dem Datum der Auszahlung der letzten Rate der Finanzierung aufbewahrt werden.