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a) Dekret des Landeshauptmanns vom 5. November 2007, Nr. 571)
Vereinfachung und Beschleunigung der buchhalterischen Verfahren durch die Verwendung von EDV-gestützten Systemen und Aufzeichnungen

1)

Kundgemacht im A.Bl. vom 18. Dezember 2007, Nr. 51.

Art. 1 (Anwendungsbereich)

(1)Diese Verordnung regelt die Gebarung und Buchung der Einnahmen und Ausgaben mit Hilfe von EDV-gestützten Systemen, Aufzeichnungen, Einhebungs- und Zahlungstiteln, die elektronischen Flüssigmachungsverfügungen sowie die Fernübertragung der entsprechenden Dokumente, in Durchführung von Artikel 65bis des Landesgesetzes vom 29. Jänner 2002, Nr. 1, in geltender Fassung, in der Folge als "Bestimmungen über den Haushalt" bezeichnet.2)

2)

Art. 1 wurde so ersetzt durch Art. 1 Absatz 1 des D.LH. vom 30. August 2010, Nr. 28.

Art. 2 (Digitale Unterschrift)

(1) In dieser Verordnung versteht man unter "digitaler Unterschrift" eine besonders geeignete Art von elektronischer Unterschrift, die auf einem in zweifacher Ausfertigung bestehenden System von asymmetrischen Schlüsseln gründet, wobei einer davon öffentlicher und der andere privater Natur ist. Dies ermöglicht dem Inhaber mit Hilfe des privaten Schlüssels und dem Empfänger mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels jeweils die Herkunft und die Vollständigkeit eines elektronischen Dokumentes bzw. einer Gesamtheit von elektronischen Dokumenten zu überprüfen.

(2) Für die digitale Unterschrift der von dieser Verordnung vorgesehenen elektronischen Buchhaltungsdokumente werden die Bestimmungen laut 2. Abschnitt, 2. Teil des gesetzesvertretenden Dekrets vom 7. März 2005, Nr. 82, angewandt.

Art. 3 (Elektronische Buchhaltungsdokumente)

(1) Ein elektronisches Buchhaltungsdokument ist eine elektronische Darstellung von Akten, Fakten oder Daten, die für die Einhebung der Einnahmen und die Zahlung von Ausgaben juridisch relevant sind. Es stellt die primäre und ursprüngliche Informationsquelle dar, die es den zuständigen Landesstrukturen ermöglicht, Nachbildungen und Kopien anzufertigen. Als elektronische Buchhaltungsdokumente gelten:

  1. die Einhebungsanweisung, die blockweise Vormerkung und die Annullierung der Einhebungsanweisung,
  2. die Zahlungsanweisung, die blockweise Vormerkung und die Annullierung sowie die Abänderung der Zahlungsanweisung.

(2) Sofern nicht anders verfügt,

  1. werden die Dokumente laut Absatz 1 Buchstabe a) von den Personen laut Artikel 37 Absatz 2 der Bestimmungen über den Haushalt mit digitaler Unterschrift versehen,
  2. werden die Dokumente laut Absatz 1 Buchstabe b) von den Personen laut Artikel 49 Absatz 8 und laut Artikel 52 der Bestimmungen über den Haushalt mit digitaler Unterschrift versehen.

(3) Für jedes Finanzjahr wird jede Art von Dokumenten laut Absatz 1 laufend nummeriert, und zwar in Bezug auf den Aussteller und den Ausstellungszeitpunkt im Buchhaltungssystem. Eine Ausnahme bilden diejenigen Dokumente, die eine blockweise Vormerkung, die eine Änderung und die eine Annullierung der elektronischen Anordnungen beinhalten; diese werden mit derselben Nummer wie jene der Einhebungsanweisung oder der Zahlungsanweisung, auf die sie sich beziehen, versehen.

(4) Die Dokumente laut Absatz 1 werden zum Zwecke der Unterzeichnung mit digitaler Unterschrift in ein elektronisches System, "Unterschriftensystem" genannt, aufgenommen. Die in diesem System enthaltenen Dokumente können nicht abgeändert werden. Wenn das im System enthaltene Dokument nicht korrekt ist, verfügt die zur Unterzeichnung ermächtigte Person die Ablehnung und dem zufolge die Entfernung aus dem Unterschriftensystem.

(5) Die elektronischen Buchhaltungsdokumente laut Absatz 1 werden vom Land für eine Dauer von zehn Jahren ab dem Ausstellungsdatum aufbewahrt. In Bezug auf die Aufbewahrung und die Nachbildung der elektronischen Buchhaltungsdokumente werden die Bestimmungen der Artikel 20 und 22 des gesetzesvertretenden Dekrets vom 7. März 2005, Nr. 82, angewandt.

Art. 3/bis (Elektronische Flüssigmachung)

(1) Die elektronische Flüssigmachung ersetzt die Flüssigmachung der Ausgaben und die Anweisung zur Ausstellung des Zahlungstitels in Papierform, die im Artikel 49 der Bestimmungen über den Haushalt vorgesehen sind.

(2) Sobald sie mit der digitalen Unterschrift versehen sind, werden die elektronischen Flüssigmachungen automatisch der Stelle des Landes zur Verfügung gestellt, die jeweils für die Ausstellung des Zahlungstitels laut Artikel 49 der Bestimmungen über den Haushalt zuständig ist.

(3) Die Bestimmungen laut den Absätzen 1 und 2 gelten auch für jene Ausgaben, die gleichzeitig mit der Zweckbindung flüssig gemacht werden.3)

3)

Die Art. 3/bis, 3/ter und 3/quater wurden eingefügt durch Art. 2 Absatz 1 des D.LH. vom 30. August 2010, Nr. 28.

Art.3/ter (Belegdokumentation)

(1) Der elektronische Flüssigmachungsakt ist mit einer digitalisierten Belegdokumentation versehen sowie mit einer vom zuständigen Amtsdirektor digital unterzeichneten Erklärung, aus der hervorgeht, dass eventuelle weitere Voraussetzungen für den Flüssigmachungsakt vorhanden und gültig sind.

(2) Im Falle von Beiträgen oder anderen finanziellen Leistungen welcher Art auch immer und von Flüssigmachungen betreffend die Ökonomatsdienste laut Artikel 54 der Bestimmungen über den Haushalt wird die Belegdokumentation durch die im Absatz 1 genannte Erklärung ersetzt.3)

3)

Die Art. 3/bis, 3/ter und 3/quater wurden eingefügt durch Art. 2 Absatz 1 des D.LH. vom 30. August 2010, Nr. 28.

Art.3/quater (Elektronische Flüssigmachung von finanziellen Leistungen und Ökonomatsdiensten)

(1) Die elektronischen Flüssigmachungen von Beiträgen oder anderen finanziellen Leistungen welcher Art auch immer werden nachträglich stichprobenweise von der Landesabteilung Finanzen und Haushalt kontrolliert. Dabei wird festgestellt, ob sie im Sinne von Artikel 49 Absatz 3 der Bestimmungen über den Haushalt aus buchhalterischer Sicht korrekt sind.

(2) In jedem Haushaltsjahr werden in jeder einzelnen Abteilung mindestens 6 Prozent der elektronischen Flüssigmachungen kontrolliert, die von den einzelnen Organisationsstrukturen des Landes verfügt wurden. Diese Auswahl wird nach dem Zufallsprinzip mit Hilfe eines automatisierten Systems ermittelt, in welches sämtliche finanziellen Leistungen eingegeben werden, die die genannten Stellen ausgezahlt haben.

(3) Das Verfahren laut Absatz 2 wird auch für die Verwaltungsabrechnungen betreffend die Ökonomatsdienste im Sinne von Artikel 54 der Bestimmungen über den Haushalt, angewandt.3)

3)

Die Art. 3/bis, 3/ter und 3/quater wurden eingefügt durch Art. 2 Absatz 1 des D.LH. vom 30. August 2010, Nr. 28.

Art. 4 (Elektronische Anweisung)

(1) Die elektronische Anweisung ersetzt jeweils:

  1. die papierenen Einhebungsanweisungen laut Artikel 37 Absatz 2 der Bestimmungen über den Haushalt,
  2. die papierenen Ausgabetitel laut Artikel 49 Absatz 4 und Artikel 52 der Bestimmungen über den Haushalt und beinhaltet dieselben Elemente.

(2) In Folge der Unterzeichnung mit digitaler Unterschrift werden die elektronischen Anweisungen unverzüglich und automatisch dem Schatzmeister übermittelt und ihm zur Verfügung gestellt.

(3) Mit Verwendung der elektronischen Anweisung seitens der bevollmächtigten Beamten wird von der Ausstellung der Gutschriftanweisungen laut Artikel 52 Absatz 4 der Bestimmungen über den Haushalt abgesehen.

(4) Ist ein telematischer Austausch der Daten bezüglich Anweisungen, welche an den Schatzmeister bereits gesendet oder noch zu senden sind, nicht möglich, geht das Land gemäß dem Einvernehmensprotokoll laut Artikel 9 vor.

Art. 5 (Zahlungsanweisungen mit detailliertem Anhang)

(1) Die elektronischen Anweisungen, welche sich auf eine Vielzahl von Begünstigten beziehen, wie diejenigen, die die Auszahlung der Gehälter an das Landespersonal oder andere Vergütungen mit fixem Fristablauf wie Pensionen an Zivilinvaliden betreffen, werden kumulativ nach Ausgabenkapiteln ausgestellt und müssen die Summe der zu bezahlenden Brutto- und Nettobeträge sowie die angewandten Rückbehalte beinhalten.

(2) Um die Bezahlung der Vergütungen laut Absatz 1 zu ermöglichen, muss der Inhaber der entsprechenden Daten, dem Schatzmeister die detaillierte Liste der Begünstigten, die zustehenden Nettobeträge und die jeweiligen Zahlungsmodalitäten auf elektronischem Datenträger zukommen lassen.

(3) Der Schatzmeister überprüft, ob die Gesamtsumme der übermittelten und zu bezahlenden Nettobeträge mit der auf dem externen Datenträger laut Absatz 2 übermittelten Summe übereinstimmt.

Art. 6 (Annullierung der elektronischen Anweisung)

(1) Die digital unterzeichnete elektronische Einhebungsanweisung kann nur dann annulliert werden, wenn der Schatzmeister bereits die betreffende Registrierung storniert hat.

(2) Die digital unterzeichnete elektronische Zahlungsanweisung kann nur dann annulliert werden, wenn der Schatzmeister die betreffende Auszahlung noch nicht getätigt hat.

(3) Die Personen, die für die Unterzeichnung der Anweisungen zuständig sind, können die Annullierung der Anweisung telematisch beim Schatzmeister beantragen, sofern zuvor eine blockweise Vormerkung vorgenommen wurde. Bezieht sich die blockweise Vormerkung auf eine bereits bezahlte Zahlungsanweisung, teilt der Schatzmeister die Nicht-Annullierbarkeit der Anweisung telematisch mit; in den anderen Fällen überprüft der Schatzmeister die Annullierbarkeit der elektronischen Anweisung und teilt diese dem Aussteller telematisch mit.

Art. 7 (Richtigstellung der elektronischen Zahlungsanweisung)

(1) Die elektronische Zahlungsanweisung kann nur für die Korrektur der Zahlungsmodalitäten und anderer nicht wesentlicher Elemente richtig gestellt werden.

(2) Für die vom Schatzmeister gebuchte elektronische Einhebungsanweisung ist die Funktion der Richtigstellung nicht vorgesehen.

(3) Die Richtigstellung laut Absatz 1 muss vor Genehmigung der allgemeinen Rechnungslegung über das Finanzjahr, in welchem die Zahlungsanweisung ausgestellt wurde, erfolgen.

Art. 8 (Tilgung der elektronischen Anweisung)

(1) Abgesehen von den Fällen, bei denen die Tilgung der Zahlungsanweisungen nicht mittels Überweisungen im internationalen Bankensystem erfolgt, wird als schuldtilgende Quittung laut Artikel 51 Absatz 3 der Bestimmungen über den Haushalt eine elektronische Bescheinigung vom Schatzmeister ausgestellt.

Art. 9 (Beziehung zwischen Land und Schatzmeister)

(1) Etwaige zusätzliche operative Modalitäten für die Verwaltung der elektronischen Anweisungen, einschließlich der alternativen Prozeduren für die Fälle, bei denen ein telematischer Austausch der Daten nicht möglich ist, werden im Einvernehmensprotokoll zwischen dem Direktor bzw. der Direktorin der Landesabteilung Finanzen und Haushalt und dem Schatzmeister festgelegt.

(2) Mit denselben Modalitäten laut Absatz 1 werden die technischen Details des Datenaustausches auf telematischem Wege in einem eigenen Dokument festgelegt.

Art. 10 (Verwaltungsgerichtliche Rechnungslegung des Schatzmeisters)

(1) Die Rechtfertigungsunterlagen der verwaltungsgerichtlichen Rechnungslegung werden im Sinne von Artikel 633 des königlichen Dekrets vom 23. Mai 1924, Nr. 827, für einen Zeitraum von zehn Jahren beim Schatzmeister aufbewahrt und der verwaltungsgerichtlichen Rechnungslegung nicht beigelegt. Falls der Rechnungshof die Rechtfertigungsunterlagen anfordert, wird der Schatzmeister diese über das Land auf magnetischem Datenträger aushändigen.

Dieses Dekret ist im Amtsblatt der Region kundzumachen. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.

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