(1)Alle eingehenden Papier- und elektronischen Dokumente werden von den Protokollstellen am Tag ihres Eingangs protokolliert. 33)
(2)Dokumente, die bei einer nicht zuständigen Organisationseinheit eingehen, werden von dieser protokolliert und der zuständigen Organisationseinheit zugewiesen. 34)
(3) Umschläge mit der Aufschrift „persönlich“, „vertraulich“ oder einem ähnlichen Hinweis sowie versiegelte Umschläge oder Schriftverkehr, welcher an Mitglieder der Landesregierung gerichtet ist, dürfen nicht geöffnet werden. Sie gelten als vertrauliche Korrespondenz.
(4) Der Umschlag ist zu verwahren und im Protokollregister als Anlage einzutragen, wenn es sich beim Posteingang um Rekurse, Mahnungen, Aufforderungen, Meldungen, Gesuche um Teilnahme an Wettbewerben oder um Zuschüsse, Beihilfen oder andere finanzielle Begünstigungen, Meldungen über die Aufnahme einer Tätigkeit oder andere Dokumente handelt, bei denen das Versanddatum rechtlich relevant ist (z.B. bei einem Einschreiben, das nach Ablauf der Ausschlussfrist eingegangen ist). Datum und Uhrzeit des Versands werden durch den Poststempel belegt.
(5) Per Fax eingegangene Dokumente werden ebenfalls protokolliert. Wird dasselbe Dokument zudem auch auf dem Postweg übermittelt, wird es nicht erneut protokolliert, außer es weist Änderungen auf.
(6)Wird ein Papierdokument vom Absender oder von einer beauftragten Person persönlich abgegeben und dafür eine Empfangsbestätigung verlangt, ist das Personal angehalten, die erste Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokumentes unentgeltlich zu fotokopieren und auszuhändigen. Für Dokumente in elektronischer Form erhält der Antragsteller die Protokollsignatur im XML-Format. 35)
(7)Die Entgegennahme von elektronischen Dokumenten erfolgt über:
- institutionelle elektronische Postfächer,
- zertifizierte elektronische Postfächer,
- Online-Dienste der Landesverwaltung (eGov),
- sonstige digitale Dienste (z.B. Anwendungskooperation),
- externe Datenträger oder Cloud. 36)
(8) Anträge, Erklärungen und Meldungen, die bei der Landesverwaltung auf elektronischem Wege eingereicht werden, sind gültig, sofern
- sie digital unterzeichnet sind,
- sie mittels PEC übermittelt werden und digital unterzeichnet sind,
- sich der Benutzer/die Benutzerin je nach vorgeschriebener Mindestsicherheitsanforderung mittels Bürgerkarte (CNS), digitaler Identität Südtirol oder SPID-System (öffentliches System zur Verwaltung der digitalen Identität), identifiziert,
- sie handschriftlich unterzeichnet sind und mit einer Ablichtung des Erkennungsausweises eingereicht werden, falls der entsprechende Online-Dienst nicht verfügbar ist. 37)