1. Le domande relative alle assegnazioni devono essere presentate, prima dell’effettuazione delle relative spese, entro il 10 novembre dell’anno precedente a quello cui l’assegnazione si riferisce. Il termine è perentorio.
2. Le domande devono essere corredate dei seguenti allegati:
a) presentazione dell’organizzazione richiedente, con indicazione del numero dei soci in regola con le eventuali quote sociali di iscrizione e indicazione della composizione nominativa degli organi sociali previsti dal rispettivo statuto;
b) relazione esaustiva sull’attività svolta nell’anno precedente con dati oggettivi sull’utenza frequentante e una valutazione complessiva sui risultati conseguiti;
c) relazione esaustiva sull’attività programmata contenente informazioni circostanziate su: gli obiettivi da raggiungere, l’utenza che si intende coinvolgere, la qualifica di eventuali relatori e relatrici, il periodo e il luogo di svolgimento, le collaborazioni con altre organizzazioni. In caso di domande di assegnazione pluriennale, anche il programma culturale dovrà avere un’articolazione pluriennale;
d) preventivo dettagliato di spesa e piano di finanziamento relativi all’anno o agli anni per cui si intende richiedere l’assegnazione, con indicazione delle diverse entrate e la quota sostenuta in proprio;
e) l’ultimo conto consuntivo (bilancio di esercizio) approvato, completo di stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, con una suddivisione per centri di costo relativi alle varie tipologie d’attività. Nel caso il documento evidenziasse posizioni debitorie, l’organizzazione richiedente dovrà anche prevedere un piano di rientro pluriennale e trasmetterlo all’ufficio competente;
f) l’indicazione di chi gestisce la contabilità dell’organizzazione;
g) il verbale del collegio dei revisori con dichiarazione di regolarità contabile dell’organizzazione;
h) il bilancio di previsione con sviluppo pluriennale in caso richiesta di assegnazioni pluriennali;
i) gli estratti delle delibere o dei verbali delle sedute in cui l’assemblea dei soci o l’organo competente approvano i conti consuntivi (bilanci di esercizio), i bilanci preventivi e le relative programmazioni culturali;
j) dichiarazione del revisore iscritto all’albo che attesti la correttezza e la riconducibilità della spesa sostenuta all’assegnazione concessa e al programma di attività approvato (a partire dal secondo anno di concessione);
k) atto costitutivo e statuto dell’organizzazione in caso di modifiche;
l) dichiarazione, a cura del/della legale rappresentante del beneficiario, attestante:
1) la sussistenza dei presupposti e dei requisiti prescritti dalla legge e la consapevolezza delle sanzioni previste in caso di dichiarazioni non veritiere;
2) gli uffici o enti presso i quali sono state o saranno presentate altre istanze di agevolazione economica per le medesime iniziative e i relativi importi;
3) che eventuali avanzi di amministrazione saranno reinvestiti nell'attività ordinaria dell'anno successivo. In questo caso l’organizzazione dovrà dichiarare quale voce di spesa essi saranno destinati a coprire;
m) un cronoprogramma delle attività ai sensi dell’articolo 9 della legge provinciale n. 1/2002, e successive modifiche, che, in caso di domande di assegnazione pluriennale, va circostanziato sia negli obiettivi da raggiungere che nei contenuti culturali da proporre nel lungo periodo.