Decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 171)
Regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale

(1) Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso l’Amministrazione provinciale ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche. Per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti interni, il regolamento viene altresì adottato dagli enti, dalle agenzie e dagli organismi dipendenti dalla Provincia. 2)

(2) Il presente regolamento promuove l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’Amministrazione provinciale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche.

(3) Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, trova applicazione la normativa vigente in materia.

(1) Ai fini del presente regolamento si intende per:

• a)  archivio corrente: archivio dei fascicoli cartacei in corso di trattazione; 3)
  
• a/bis)  archivio digitale: l’archivio digitale garantisce nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici, nonché la validità della firma; 4)
  
• b)  archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli cartacei chiusi, per i quali è prescritto un periodo di conservazione; 5)
  
• c)  archivio storico: archivio di documenti  cartacei rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale destinati alla conservazione permanente. Ha sede presso l’Archivio provinciale; 6)
  
• d)  assegnazione: funzione che consente di prendere visione delle registrazioni di protocollo; 7)
  
• e)  caselle di posta istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
  
• f)  8)
  
• g)  documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
  
• h)  documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni all’Amministrazione stessa;
  
• i)  documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e destinati alla comunicazione interna;
  
• j)  fascicolo informatico: fascicolo aperto nel registro di protocollo; 9)
  
• k)  fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie documenti e documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale provinciale, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
  
• l)  Identità Digitale Alto Adige: account per l’accesso ai servizi online dell’Amministrazione provinciale; 10)
  
• m)  interoperabilità: scambio di dati tra registri di protocollo;
  
• n)  IPA: Indice delle Pubbliche Amministrazioni, nonché indice dei codici univoci ufficio assegnati ai fini della ricezione delle fatture elettroniche; 11)
  
• o)  key-user: persona che attiva i permessi per la protocollazione e inserisce gli utenti nell’organigramma;
  
• p)  piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei documenti; 12)
  
• q)  PEC (posta elettronica certificata): tipologia di e-mail che attesta l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica;
  
• r)  registro di protocollo: registro unico di protocollo dell’Amministrazione provinciale, che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 recante le relative regole tecniche; 13)
  
• s)  scarto formale: distruzione dei documenti cartacei ed eliminazione dei documenti informatici, decorsi i tempi di conservazione, previa autorizzazione delle commissioni di sorveglianza e scarto; 14)
  
• t)  scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore amministrativo, giuridico e storico;
  
• u)  segnatura di protocollo: informazioni minime per l’identificazione univoca di un documento;
  
• v)  selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato all’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente. 15)
  

(1) Presso l’Amministrazione provinciale è istituito un registro unico di protocollo.

(2) La denominazione del registro unico di protocollo è: registro di protocollo della Provincia autonoma di Bolzano - Alto Adige (p_bz). 16)

(1) La protocollazione avviene presso i singoli dipartimenti, le singole ripartizioni e le singole aree dell’Amministrazione provinciale; i rispettivi direttori e le rispettive direttrici possono prevedere una sede di protocollo unica o distribuire la protocollazione su più strutture organizzative. 17)

(2) Nell’ambito delle singole strutture organizzative i permessi per la protocollazione vengono assegnati dai rispettivi direttori e dalle rispettive direttrici. 18)

(1) Ogni dipartimento, ogni ripartizione e ogni area ha un key-user. 19)

(2) I key-user sono nominati rispettivamente dai direttori e dalle direttrici di dipartimento e di ripartizione nonché dai direttori e dalle direttrici d’area.

(3) I key-user attivano i permessi per la protocollazione e inseriscono gli utenti nell’organigramma. 20)

(4) La nomina a key-user comporta l’assegnazione di tutti i permessi per la protocollazione, nonché la visione delle registrazioni di protocollo relative al dipartimento, alla ripartizione o all’area di appartenenza.

(1)L’amministratore del registro di protocollo gestisce le utenze key-user, la struttura dell’organigramma e le tabelle di configurazione ed effettua l’importazione dei registri di emergenza nel registro di protocollo. 21)

(2) L’Ufficio Organizzazione svolge i compiti di amministratore del registro di protocollo dell’Amministrazione provinciale.

(1) Responsabile della gestione documentale è il Direttore generale/la Direttrice generale dell'Amministrazione provinciale. 22)

(1) Responsabile della conservazione dei documenti informatici è il Direttore/la Direttrice dell'Archivio provinciale. 23)

(1) L’Amministrazione provinciale forma gli originali dei propri documenti come documenti informatici.

(2) I documenti informatici sono sottoscritti con firma digitale. 24)

(1)L’insieme delle registrazioni di protocollo costituisce il registro di protocollo. 25)

(2)Per la registrazione di protocollo sono obbligatorie le seguenti informazioni:

1. numero di protocollo, generato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
   
2. data di protocollo, assegnata automaticamente dal protocollo informatico e registrata in forma non modificabile;
   
3. tipo di protocollo;
   
4. tipologia del documento;
   
5. indice di classificazione;
   
6. mittente per i documenti in ingresso o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti interni ed esterni, registrati in forma non modificabile;
   
7. oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
   
8. fascicolo informatico;
   
9. numero e descrizione sintetica degli allegati cartacei, se presenti;
   
10. data di ingresso del documento per le protocollazioni differite;
    
11. nome dell’autore/autrice della registrazione di protocollo, compilato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
    
12. assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura organizzativa dell’autore/autrice, registrata in forma non modificabile;
    
13. assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura organizzativa destinataria/alle eventuali strutture organizzative destinatarie del documento;
    
14. numero e data del protocollo del mittente per i documenti provenienti da enti pubblici;
    
15. numero e data del protocollo di riferimento, se presente;
    
16. mezzo di ricezione/spedizione. 26)
    

(3)Nel caso di protocollazione di documenti informatici sono altresì obbligatori:

1. il caricamento del documento informatico e degli eventuali allegati informatici, memorizzati nel sistema di gestione documentale del protocollo informatico senza possibilità di modifica o cancellazione. Il formato del documento protocollato è di tipo PDF, PDF firmato digitalmente (PAdES) o P7M (CAdES);
   
2. il calcolo dell’impronta del documento informatico (c.d. hash del file), eseguito dal protocollo informatico e memorizzato nel sistema di gestione documentale del protocollo informatico in forma non modificabile. 27)
   

(4) L’oggetto deve riassumere il contenuto del documento; vanno evitate abbreviazioni.

(5) La protocollazione dei documenti in ingresso è effettuata nella giornata di arrivo.

(6) La protocollazione può essere differita esclusivamente per i documenti in ingresso e solo in caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di protocollare i documenti in giornata.

(7) La protocollazione dei documenti interni e in uscita è effettuata immediatamente dopo la loro sottoscrizione.  28)

(1) A ogni registrazione di protocollo corrisponde una precisa cronologia, dalla quale risultano il nome e la struttura organizzativa dell’autore/autrice del protocollo, la data e l’ora di protocollazione.

(2) Tutte le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo sono memorizzate nella rispettiva cronologia.

(1) La numerazione nel registro di protocollo è progressiva e viene rinnovata ogni anno solare.

(2) Ogni numero di protocollo è assegnato una sola volta.

(3) Fanno eccezione i casi di ricezione di documenti indirizzati a più strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e i casi di spedizione di documenti interni e in uscita, indirizzati a due o più destinatari. Per ricevere lo stesso numero di protocollo, detti documenti devono essere identici sia per quanto concerne il contenuto sia per i destinatari.

(1) La segnatura di protocollo è composta dalla denominazione del registro di protocollo o dal rispettivo codice, dal numero di protocollo e dalla data di protocollo. 29)

(2) Sui documenti cartacei in ingresso la segnatura di protocollo è apposta mediante l’apposito timbro di protocollo. La segnatura di protocollo dei documenti informatici è codificata nel formato XML. 30)

(1) L’assegnazione permette alle singole strutture organizzative la visione delle registrazioni di protocollo.

(2) L’assegnazione permette inoltre la protocollazione dei documenti presso una qualsiasi struttura organizzativa, a prescindere dalla competenza in merito.

(1)Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e informatici aventi rilevanza giuridico-probatoria o amministrativa. 31)

(1) Non sono soggetti a protocollazione le Gazzette ufficiali, i Bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, giornali, riviste, libri, opuscoli, materiale informativo e pubblicitario, inviti a manifestazioni, documenti in elaborazione (bozze), la corrispondenza interna che non ha rilevanza amministrativa o giuridica, la corrispondenza riservata nonché i documenti soggetti a registrazione particolare (come ad esempio deliberazioni e decreti).

(1) La protocollazione determina il rispetto dei termini perentori di cui all’articolo 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(2) Dalla data di protocollazione decorre il termine per la conclusione del procedimento amministrativo di cui all’articolo 4 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(1) Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo previa autorizzazione dei direttori e delle direttrici delle strutture organizzative presso le quali è istituita una sede di protocollo.

(2) Dall’autorizzazione devono risultare il numero e la data di protocollo della registrazione da annullare, nonché le motivazioni dell’annullamento.

(3) Nel registro di protocollo, l’annullamento è riconoscibile da un’apposita dicitura generata in automatico; sui documenti cartacei l’annullamento della segnatura di protocollo viene apportato a mano.

(1)A fine giornata il protocollo informatico genera in automatico il registro giornaliero di protocollo, il quale viene trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva, all’archivio digitale. 32)

(1) Nell’impossibilità di usufruire del registro di protocollo per un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il Direttore generale/la Direttrice generale autorizza la protocollazione in un apposito registro di emergenza.

(2) Le registrazioni effettuate nel registro di emergenza vanno prontamente inserite nel registro di protocollo al ripristino delle sue funzionalità.

(1)La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in ingresso è effettuata presso le sedi di protocollo entro la giornata di arrivo. 33)

(2)I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non competente per la loro trattazione devono essere protocollati e assegnati da quest’ultima alla struttura organizzativa di competenza. 34)

(3) La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.

(4) La busta della posta in ingresso va conservata e annotata nel registro di protocollo come allegato in caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume rilevanza giuridica (es. raccomandata pervenuta dopo la scadenza di un termine perentorio). La data e l’ora di spedizione sono comprovate dal timbro postale.

(5) Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.

(6)Se il mittente o una persona incaricata consegna personalmente un documento cartaceo e chiede una ricevuta che ne attesti l’avvenuta consegna, il personale è tenuto a rilasciare gratuitamente una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita alla persona richiedente nel formato XML. 35)

(7)  La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:

1. le caselle istituzionali di posta elettronica;
   
2. le caselle di posta elettronica certificata;
   
3. i servizi online dell’Amministrazione provinciale (eGov);
   
4. altri servizi digitali (per es. cooperazione applicativa);
   
5. supporti di memoria esterni o cloud. 36)
   

(8) Le istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate per via elettronica all’Amministrazione provinciale sono valide:

1. se sottoscritte con firma digitale;
   
2. se trasmesse tramite PEC e sottoscritte con firma digitale;
   
3. se l’identificazione dell’utente avviene a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), l’Identità Digitale Alto Adige oppure il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID);
   
4. se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente alla copia del documento d’identità, limitatamente ai casi in cui non sia disponibile il corrispondente servizio online. 37)
   

(1)Qualora il cittadino/la cittadina abbia indicato all’Amministrazione provinciale un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale, i documenti a lui/lei indirizzati vengono trasmessi esclusivamente a tale indirizzo. La trasmissione del documento informatico a mezzo posta elettronica certificata equivale alla notificazione a mezzo posta, salvo che la legge disponga diversamente.

(2) In mancanza dell’indicazione di cui al comma 1, al cittadino/alla cittadina è inviata una copia cartacea tratta dal documento informatico originale, la quale riporta, oltre alla segnatura di protocollo, i dati di riferimento del certificato di firma e un’annotazione relativa alla conservazione del documento originale a norma di legge. Nei casi in cui sia prevista la notificazione dell’atto amministrativo, la copia cartacea del documento informatico originale è inviata mediante raccomandata con avviso di ricevimento (RAR), diversamente è inviata con posta ordinaria.

(3) La comunicazione di documenti tra l’Amministrazione provinciale e le imprese e i professionisti avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

(4) La trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni avviene tramite:

1. posta elettronica ordinaria;
   
2. posta elettronica certificata;
   
3. interoperabilità tra sistemi di protocollo informatico;
   
4. cooperazione applicativa.
   

(5) Tra le pubbliche amministrazioni non è ammessa la trasmissione di documenti a mezzo fax. 38)

(1) All’interno dell’Amministrazione provinciale, la spedizione della corrispondenza avviene per via elettronica (registro di protocollo, e-mail o altri applicativi informatici). Nella comunicazione tra le singole strutture organizzative non è consentito il ricorso alla posta elettronica certificata, salvo nei casi previsti dalla legge. 39)

(2) Solo in casi eccezionali è consentita la spedizione di documenti cartacei, che avviene mediante apposite buste di spedizione.

(3)I documenti interni sono protocollati dalla struttura organizzativa che li redige, la quale provvede altresì al caricamento dei documenti informatici nel registro di protocollo e all’assegnazione della registrazione alla struttura organizzativa destinataria/alle strutture organizzative destinatarie. 40)

(4)La struttura organizzativa destinataria visualizza i documenti assegnati attraverso la funzione “protocolli assegnati” del registro di protocollo.” 41)

(5) Le comunicazioni interne di carattere informale non sono soggette a protocollazione. La loro trasmissione avviene tramite le caselle personali di posta elettronica. 42)

(1) I documenti e la documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale sono depositati, di norma, nel fascicolo digitale e non vengono trasmessi per posta. Il fascicolo del personale provinciale è alimentato dalla Ripartizione Personale. Il fascicolo del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale è alimentato dalla Ripartizione Personale e dalle Intendenze scolastiche. Il fascicolo personale è accessibile esclusivamente al singolo collaboratore/alla singola collaboratrice.

(1) Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale è assegnato un “codice univoco ufficio” risultante dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

(1) Le copie su supporto analogico di documento informatico sottoscritto con firma digitale hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata rispettivamente dal Segretario generale/dalla Segretaria generale, dal Direttore generale/dalla Direttrice generale, dai direttori e dalle direttrici di ripartizione, dai direttori e dalle direttrici d’area ovvero dai direttori e dalle direttrici d’ufficio. 47)

(1)L’Amministrazione provinciale accetta esclusivamente i formati di file indicati nella sezione “formati di file ammessi” del sito web dell’Amministrazione provinciale, ma non è tenuta a rispondere utilizzando lo stesso formato.

(2) L’accettazione di file non conformi ai formati di file ammessi o di file contenenti codice eseguibile o macroistruzioni deve essere preventivamente concordata ed è ammessa solo in casi eccezionali.

(3) L’Amministrazione provinciale trasmette i propri file esclusivamente nei formati elencati sul sito web dell’Amministrazione provinciale. 48)

(1) Il titolario è organizzato su più livelli, denominati titolo, sottotitolo e classe.  49)

(2) Modifiche al titolario possono essere effettuate solo con decreto del Direttore generale/della Direttrice generale.

(1)I fascicoli informatici sono aperti nel registro di protocollo.

(2) Contestualmente alla protocollazione ogni documento viene associato al corrispondente fascicolo.

(3) Il fascicolo è l’unità minima di cui è composto l’archivio. 50)

(1)I fascicoli cartacei sono conservati nell’archivio corrente della struttura organizzativa di competenza. Il fascicolo è trasferito all’archivio di deposito in seguito alla sua chiusura e previa effettuazione dello scarto informale. 51)

(2) L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato.

(1) Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, i documenti vengono scartati oppure consegnati all’Archivio provinciale. Le decisioni in merito sono di competenza delle commissioni di sorveglianza e scarto, le quali si riuniscono a intervalli regolari.

(2) I documenti aventi rilevanza giuridica e amministrativa illimitata o di notevole importanza storico-culturale, trascorsi non più di 40 anni dalla loro protocollazione, vengono consegnati all’Archivio provinciale, ai fini della loro conservazione permanente.

(3) Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto vengono verbalizzate (verbale ed elenco di scarto).

(4) Ai fini della consegna all’Archivio provinciale, le commissioni di sorveglianza e scarto redigono un verbale di consegna.

(1)I documenti informatici devono essere caricati nel registro di protocollo.

(2) I documenti informatici caricati nel registro di protocollo sono automaticamente versati nell’archivio digitale, che garantisce nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici e, se essi sono provvisti di firma digitale, la validità della firma.

(3) Decorsi i tempi di conservazione, i documenti sono sottoposti ad una procedura di selezione, che consiste nell’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente. Le decisioni in merito competono alle commissioni di sorveglianza e scarto. Lo scarto formale consiste nell’eliminazione dei documenti informatici. I documenti informatici destinati alla conservazione permanente permangono nell’archivio digitale. 52)

(1) Sono definiti beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche, gli archivi e i documenti dell’Amministrazione provinciale.

(1) Fatte salve le disposizioni di cui all’articolo 24 e seguenti della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, il contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a chi non ne abbia diritto in base alle vigenti disposizioni normative, né propalato all’interno dell’Amministrazione provinciale. L’inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto d’ufficio.

(1) Il decreto del Presidente della Provincia 7 novembre 2011, n. 38, è abrogato.

(1) Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.