AllegatoCriteri e modalità per la concessione di contributi per lo sviluppo del sistema di biblioteche pubbliche del gruppo linguistico italiano ai sensi della legge provinciale 7 novembre 1983, n. 41, pubblicata sul Bollettino Ufficiale della Regione 15 novembre 1983, n. 58 e successive modifiche ed integrazioni pubblicate sul Bollettino Ufficiale della Regione 4 maggio 1993, n. 20.
1. Soggetti cui possono essere corrisposti contributi
1.1 Possono ottenere contributi ai sensi della legge provinciale 7 novembre 1983, n. 41 e successive modifiche ed integrazioni, di seguito nominata semplicemente legge, secondo il seguente ordine di priorità:
a) biblioteche di enti pubblici o enti privati con i requisiti di cui all'art. 18, II comma, lettere a), b), c), d), e), f), g);
b) istituzioni, associazioni e comitati che abbiano come obiettivo la promozione della lettura o l'assistenza alle biblioteche.
2. Condizioni per accedere ai contributi
2.1 Organizzazione e trasparenza
Le biblioteche e le istituzioni di cui al punto 1 devono avere un'organizzazione interna che risponda a criteri di efficienza, efficacia ed economicità.L'attività delle biblioteche e degli enti che chiedono il contributo all'amministrazione provinciale deve ispirarsi a chiarezza e trasparenza, nelle finalità e nella gestione.Le biblioteche richiedenti un finanziamento devono dimostrare di perseguire e raggiungere i fini descritti all'art. 2, III comma della legge pur nel rispetto della loro autonomia nella scelta delle dotazioni librarie e altro materiale di informazione.È requisito indispensabile rendere evidente l'entrata alla sede della biblioteca tramite l'utilizzo di apposita segnaletica anche all'esterno dell'edificio in cui è collocata, per garantirne l'accesso a tutti gli interessati.È d'obbligo pubblicizzare le iniziative di promozione del libro e della lettura indicando in modo evidente che la loro realizzazione è stata resa possibile grazie al contributo finanziario della Provincia Autonoma di Bolzano – Cultura Italiana.L'inosservanza della disposizione di cui sopra potrà comportare una riduzione del finanziamento nella misura massima del 20% della spesa ammessa da stabilirsi con decreto del direttore dell'Ufficio educazione permanente, biblioteche e audiovisivi.Le informazioni riguardanti la tipologia degli acquisti di libri/media, le iniziative di promozione del libro e della lettura, gli utenti, i mezzi finanziari a disposizione debbono essere sempre accessibili all'ufficio che eroga il contributo. 2.2 Requisiti e presupposti
Le attività per cui le biblioteche inoltrano domanda di finanziamento devono rientrare in un progetto di evidente valenza ed interesse pubblico:che tenga conto della categoria cui la biblioteca appartiene (centro di sistema, pubblica locale, speciale e delle sue specifiche funzioni);
che tenga conto delle caratteristiche del territorio cui è di riferimento e sia commisurato ai bisogni dello stesso;
Occorre quindi che i materiali bibliografici ed i media vengano regolarmente aggiornati, ordinati secondo accreditati sistemi biblioteconomici e resi accessibili agli utenti anche grazie a regolari orari di apertura. Il personale che opera all'interno delle strutture bibliotecarie, sia esso volontario o dipendente, deve possedere una qualificazione adeguata e garantire la disponibilità alla regolare frequenza di corsi di aggiornamento. Le sedi devono corrispondere a quanto previsto dagli standard internazionali in materia e possedere un idoneo arredamento.Le bilbioteche dovranno predisporre programmi di attività, acquisti e lavori (corredandoli con preventivi dettagliati con la ricerca dei più vantaggiosi prezzi di mercato) che abbiano effettiva possibilità di essere realizzati in tutte le loro parti, segnalando e motivando qualsiasi eventuale successiva variazione. Per la liquidazione del contributo si confronterà la documentazione di spesa effettiva con il preventivo, non solo per quanto concerne il totale, ma anche per verificare il rispetto delle proporzioni fra le varie voci per cui è stato richiesto il contributo.A conclusione di ogni anno deve essere redatta una relazione da allegare alla successiva domanda di finanziamento con una valutazione relativa:al raggiungimento degli obiettivi prefissati,
alla tipologia dei servizi di consulenza ed informazione offerti dal personale,
al grado di soddisfazione degli utenti.
A tale proposito gli stessi potranno compilare dopo aver usufruito di un servizio specifico, un questionario.Le biblioteche che inoltrano domanda di finanziamento per la prima volta sono tenute a presentare il loro regolamento d'uso, che sarà improntato ai principi di uniformità nel settore elaborati dall'ufficio competente. 2.3 Autofinanziamento
Le biblioteche e le istituzioni richiedenti devono concorrere alle spese preventivate con entrate diverse dal finanziamento provinciale quali:contributi da parte di altri enti pubblici;
pagamento di penalità e quote per la concessione di servizi particolari;
sponsorizzazioni da parte di privati.
Nel piano di finanziamento allegato alla richiesta devono essere indicati l'ammontare dell'autofinanziamento e le sue fonti. 3. Categorie di intervento e spese ammissibili
Possono essere concessi finanziamenti per:investimenti
attività e funzionamento della biblioteca
personale
assistenza alle biblioteche
3.1 Finanziamenti per investimenti
Sono concessi finanziamenti per l'acquisto, la costruzione, il riattamento, l'ampliamento e la manutenzione di immobili adibiti a sede di biblioteche nonché l'acquisto di arredamenti, di attrezzature e di altri mezzi ed ausili tecnici e di trasporto utili all'espletamento del servizio. Tra le spese ammesse a finanziamento sono ricompresi anche eventuali costi di progettazione.Di norma l'acquisto e la costruzione di immobili è presa in considerazione solamente qualora si tratti di biblioteche centro di sistema e pubbliche locali.Valgono le seguenti priorità:progetti in fase di realizzazione hanno la precedenza rispetto a progetti nuovi;
lavori di risanamento hanno la precedenza rispetto alla costruzione di nuove strutture;
viene data la preferenza all'acquisto di materiali ecologici.
I costi preventivati per gli investimenti devono essere documentati con una relazione tecnica firmata dal direttore dei lavori nel caso si tratti di lavori di costruzione o risanamento, nonché con un preventivo di spesa redatto da una ditta specializzata scelta tra almeno cinque.Prima della presentazione di un progetto è comunque necessario avvalersi della consulenza del competente Ufficio provinciale per le biblioteche o di esperti individuati in accordo con lo stesso.I finanziamenti per progetti di investimento a favore di biblioteche o organizzazioni non superano di norma il 50% dei costi riconosciuti ammissibili.In casi straordinari e motivati come ad esempio per interventi di importanza non solo locale, per località in cui il gruppo linguistico italiano deve essere particolarmente sostenuto o relativi a comuni considerati a struttura economica debole ai sensi della L.P. 21/1992 può essere concesso un contributo superiore e cioè fino al 90% dei costi riconosciuti ammissibili, fermo restando che il finanziamento non può superare il disavanzo dichiarato nella domanda di contributo.Nel caso in cui il finanziamento per gli investimenti venga concesso da entrambe le Ripartizioni Cultura, i competenti Uffici provinciali si accorderanno in base alle rispettive priorità e di norma in considerazione della proporzionale linguistica della popolazione residente nel bacino di utenza della biblioteca. 3.2 Finanziamenti per l'attività ed il funzionamento della biblioteca
Sono ammesse a finanziamento tutte le spese necessarie per l'adeguato funzionamento della biblioteca:a. acquisto di libri/media per i quali è necessario allegare elenchi dettagliati suddivisi almeno per tipologia e materia;
b. spese per il trattamento del libro/media;
c. materiale per biblioteca;
d. abbonamenti internet ed accesso a banche dati specifiche nel settore biblioteconomico;
e. costi connessi con l'organizzazione di iniziative di promozione della lettura: compensi autori e/o esperti (fino al massimo previsto per coloro che operano in analoghe iniziative per conto dell'Amministrazione provinciale), predisposizione di strumenti didattici ed informativi, spese di pubblicità, ecc.
f. personale non finanziato ai sensi degli art. 27 e 27bis della legge in possesso dei requisiti di cui al punto 3.3 dei presenti criteri;
g. gestione sedi (affitti, riscaldamento, illuminazione, telefono, posta, assicurazione, pulizie, materiale di cancelleria, piccola manutenzione e piccole attrezzature);
Le spese di cui ai punti f) e g) non vengono di norma ammesse a finanziamento per quanto attiene le biblioteche speciali salvo deroghe opportunamente motivate.Non sono ammesse le seguenti spese:interessi passivi per fidi o anticipazioni bancarie;
spese per premi, regali, omaggi, ogni tipo di decorazione e pranzi (tranne i rimborsi spese a relatori).
Per il finanziamento delle biblioteche speciali vanno comunque considerati i seguenti requisiti essenziali:ruolo e significato della biblioteca nell'ambito del sistema bibliotecario provinciale sia per quanto attiene il patrimonio di libri/media che gli spazi e la qualità dei servizi;
criteri adottati per l'incremento del patrimonio librario da cui emerga nel dettaglio l'ambito di specializzazione;
qualora la biblioteca si configuri come settoriale essa deve abbracciare possibilmente le varie branche di una determinata materia sotto aspetti differenziati e avere riguardo per i diversi orientamenti culturali senza perseguire fini di propaganda ideologica;
qualora la biblioteca si configuri come di studio essa deve mettere a disposizione materiale scientifico riguardante più settori;
per un ambito tematico o specialistico può essere finanziata solo una biblioteca settoriale sul territorio provinciale per il gruppo linguistico italiano;
le biblioteche devono essere istituite con mezzi propri dell'ente gestore e solo successivamente possono essere finanziate dalla provincia;
deve essere garantito un orario di apertura di almeno 20 ore settimanali ed un servizio di consulenza ed informazione qualificata;
devono essere utilizzate in maniera regolare ed avere un numero di prestiti adeguato alle loro caratteristiche (almeno 100 prestiti all'anno)
I finanziamenti per l'attività e il funzionamento della biblioteca non possono superare l'80% delle spese ammesse a finanziamento.In casi straordinari e motivati è possibile una deroga alla suddetta percentuale massima fermo restando che il finanziamento concesso non può superare il disavanzo dichiarato nella domanda di contributo.Nel caso in cui il finanziamento per il funzionamento della biblioteca venga concesso da entrambe le Ripartizioni Cultura i competenti Uffici provinciali si accorderanno in base alle rispettive priorità e di norma in considerazione della proporzionale linguistica della popolazione residente nel bacino di utenza della biblioteca. 3.3 Finanziamento del personale delle biblioteche
Il personale viene finanziato ai sensi degli art.27 e 27bis della legge.Le persone finanziate ai sensi dei suddetti articoli devono possedere i seguenti requisiti:adeguato titolo di studio in conformità alle mansioni svolte;
disponibilità ad aggiornarsi costantemente partecipando regolarmente a convegni, corsi di aggiornamento professionale ed iniziative promosse dalla Provincia e da istituzioni specializzate;
garanzia di continuità nel rapporto di impiego.
Nel caso in cui il finanziamento per il personale venga concesso da entrambe le Ripartizioni Cultura i competenti Uffici provinciali si accorderanno di norma in considerazione della proporzionale linguistica della popolazione residente nel bacino di utenza della biblioteca. In ogni caso la bilbioteca dovrà avere tra i dipendenti personale di lingua italiana adeguatamente qualificato. 3.4 Finanziamento di progetti, attività e manifestazioni
A istituzioni, associazioni e comitati sono concessi finanziamenti per far fronte ai costi di progetti, attività e manifestazioni che intendono promuovere la lettura e l'assistenza alle biblioteche ai sensi dell'art. 28 della legge.Tali progetti devono essere realizzati in stretta collaborazione con il competente Ufficio provinciale per le biblioteche o con esperti individuati in accordo con lo stesso.Per la realizzazione dei progetti di cui sopra sono ammesse a finanziamento le voci di spesa di cui al punto 3.2 dei presenti criteri. Relativamente alle voci indicate alle lettere a. e b. verranno presi in considerazione solo i costi ritenuti indispensabili per l'attuazione di attività specifiche. Per quanto riguarda le spese non ammesse vale quanto specificato al punto 3.2 dei presenti criteri. 4. Criteri per la concessione di anticipazioni ( L.P. 41/83, art. 29/ter)
Di norma ad enti pubblici non vengono concesse anticipazioni ai sensi dell'art. 29ter della legge salvo deroghe opportunamente motivate.Le anticipazioni ai sensi dei commi 2 e 3 dell'art. 29/ter della legge, sono di norma concesse solo ad enti che devono sostenere spese di personale regolarmente assunto. 5. Liquidazione dei finanziamenti
I N V E S T I M E N T I Nel caso di finanziamenti concessi ai sensi dell'art. 26 la liquidazione avviene previa presentazione:1. Nel caso il beneficiario sia un ente privato:
a) gli acquisti, della documentazione contabile originale fino alla concorrenza del contributo e, per quanto concerne i lavori, della documentazione contabile originale e dello stato di avanzamento o finale dei lavori;
Tutti i documenti di spesa dovranno essere conformi alle vigenti disposizioni di legge, quietanzati, intestati al beneficiario del contributo e dovranno riferirsi agli investimenti previsti, nonché alle voci di spesa ammesse a contributo;
b) un elenco in due copie dei documenti di spesa presentati;
c) di una fotocopia della documentazione di spesa, se l'ente beneficiario richiede la restituzione dei documenti originali,
d) di un estratto dell'inventario dell'ente da cui risulti la presa in consegna di beni mobili acquistati con contributo provinciale, con l'indicazione del luogo in cui sono conservati e del responsabile per la custodia dei beni;
2. Nel caso il beneficiario sia un ente pubblico:
a) di un elenco (in due copie) delle spese sostenute fino alla concorrenza del contributo corredato dai relativi mandati di pagamento;
b) di una dichiarazione, sottoscritta dal legale rappresentante dell'ente beneficiario, da cui risulti la regolare effettuazione degli investimenti in relazione al programma ed alle spese ammesse a contributo, nonché l'ammontare della spesa sostenuta.
Se gli investimenti oggetto di finanziamento, sono stati realizzati parzialmente, viene liquidato un importo proporzionalmente minore rispetto a quello originariamente previsto; detta riduzione è disposta dal direttore dell'ufficio educazione permanente, biblioteche e audiovisivi.
A T T I V I T ÁNel caso di finanziamenti concessi ai sensi degli articoli 27, 27 bis e 28, la liquidazione avviene previa presentazione:a) di un elenco (in due copie) delle spese sostenute dall'ente a fronte dei finanziamenti concessi e comunque di importo superiore almeno del 10% dell'entità dei finanziamenti concessi ai sensi degli articoli 27 per il funzionamento della biblioteca e 28 la realizzazione di progetti, attività e manifestazioni di istituzioni nel settore delle biblioteche. L'Ufficio competente ha facoltà di chiedere in visione la documentazione contabile in originale;
b) di una dichiarazione, sottoscritta dal legale rappresentante dell'ente beneficiario, da cui risulti la regolare effettuazione delle attività in relazione al programma ed alle spese ammesse a contributo, insieme all'ammontare della spesa sostenuta.
Se le attività oggetto di finanziamento sono state realizzate solo parzialmente, è liquidato un importo proporzionalmente minore rispetto a quello originariamente previsto. La riduzione è disposta dal direttore dell'ufficio educazione permanente, biblioteche e audiovisivi.
La riduzione del contributo per due anni consecutivi comporterà, l'anno successivo, l'assegnazione di un finanziamento che non potrà essere superiore all'importo effettivamente liquidato l'anno precedente.
c) ai fini della liquidazione dei finanziamenti concessi per il personale alle biblioteche centro di sistema ai sensi degli articoli 27 e 27bis, gli enti beneficiari sono tenuti a dimostrare di aver impiegato mezzi finanziari propri per l'acquisto di libri e media e per iniziative di promozione della lettura per un importo pari ad almeno un terzo dei costi relativi al personale a carico della provincia.
6. Verifica delle attività e degli investimenti
Oltre alla dichiarazione sottoscritta dal legale rappresentante dell'organizzazione beneficiaria, da cui risulti il regolare svolgimento delle attività e degli investimenti, nonché l'ammontare complessivo delle spese sostenute, l'ufficio intende utilizzare, ai sensi dell'art. 18bis della legge, i seguenti strumenti di verifica dell'effettiva realizzazione di attività ed investimenti, oggetto di finanziamento:a) Raccolta di materiale pubblicitario e resoconti dei media, documentazione informativa prodotta dalle biblioteche ed organizzazioni, ecc. …..;
b) Sopralluoghi a strutture oggetto di finanziamento.