E.1 Archivierung der Beitragsansuchen
Das Landesamt für Zivilschutz archiviert das Beitragsansuchen nach entsprechender Mitteilung an die örtliche Körperschaft, wenn
a) Unterlagen fehlen und sie nach einer einmaligen schriftlichen Aufforderung nicht nachgereicht wurden,
a) die örtliche Körperschaft nicht für die Zivilschutzmaßnahme zuständig ist oder wenn sie, mit Ausnahme der Bestimmungen laut Punkt F, nicht als Auftraggeber aufscheint,
c) die anerkannten Kosten oder der höchstmögliche Zusatzbeitrag unter 5.000,00 Euro liegen, unter Berücksichtigung, dass diese Bestimmung nicht für die Genehmigung von Varianten laut Punkt E.10 gilt,
d) das Ansuchen laut den Punkten B.2 oder E.11 nicht fristgerecht eingereicht wurde,
e) mit der Durchführung der Zivilschutzmaßnahme laut den Punkten C oder D vor Erhalt der Mitteilung über die positive Überprüfung des Beitragsansuchens begonnen wurde, mit Ausnahme der Maßnahmen, für die diese Bestimmung nicht gilt,
f) die Mitteilung laut den Punkten B.1 und C.1 nicht unverzüglich erfolgt ist.
E.2 Überprüfung des Beitragsansuchens
Das Landesamt für Zivilschutz überprüft das Beitragsansuchen in technischer Hinsicht mit Bezug auf die Erreichung des Projektzieles und in verwaltungsmäßiger Hinsicht mit Bezug auf die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.
Die Beitragsansuchen laut Punkt C.4 Absatz 1 Buchstabe c) werden auch in der Hinsicht überprüft, ob sie den entsprechenden Richtlinien des Landes entsprechen.
Das Landesamt für Zivilschutz kann von der örtlichen Körperschaft jederzeit die Vorlage zusätzlicher Unterlagen anfordern, die es für die Beitragsgewährung für notwendig erachtet, wie beispielsweise geologische Gutachten, statische Berechnungen oder Machbarkeitsstudien.
E.3 Anerkennung der Kosten
In der Mitteilung über die Beitragsgewährung teilt das Landesamt für Zivilschutz der örtlichen Körperschaft auch die Aufschlüsselung der anerkannten Kosten und die nicht anerkannten Kosten mit.
Das Landesamt für Zivilschutz erkennt die Kosten einschließlich der Steuern und des eventuell anfallenden obligatorischen Pensions- und Fürsorgebeitrages an.
Das Landesamt für Zivilschutz erkennt unter anderem folgende Kosten nicht an:
a) Kosten, welche sich auf Grundstücke beziehen, wie Ankauf oder vorübergehende Besetzung,mit Ausnahme jener für Zivilschutzmaßnahmen laut Punkt B und C, sofern sie als notwendig erachtet werden,
b) Kosten für den Ankauf und den Betrieb von Fahrzeugen,
c) wiederkehrende Spesen, wie die ordentliche Instandhaltung von Schutzbauwerken, Versicherungen, Sitzungsgelder, Strom- und Telefonspesen,
d) Kosten für den Ankauf von Gerätschaften, Betriebsmitteln, Materialien, persönliche Schutz- und Notfallausrüstungen, welche die Gemeinde den Mitgliedern der Lawinenkommission zur Verfügung stellt.
Die Überarbeitung der Unterlagen laut Punkt C.4 Absatz 1 Buchstabe c) zählt nicht zu den wiederkehrenden Spesen.
E.4 Einstufung der Beitragsansuchen
Der Direktor bzw. die Direktorin der Abteilung Brand- und Zivilschutz stuft die Beitragsansuchen monatlich oder bei Bedarf in die Punkte B, C oder D dieser Beitragskriterien ein.
Die Beitragsansuchen laut den Punkten C und D werden weiters aufgrund ihrer Dringlichkeit, nach organisatorisch-technischen Aspekten oder unter Berücksichtigung der strukturellen Entwicklung des Territoriums in die folgenden drei Kategorien eingestuft:
a) Kategorie 1: Zivilschutzmaßnahmen hoher Priorität,
a) Kategorie 2: Zivilschutzmaßnahmen mittlerer Priorität,
b) Kategorie 3: Zivilschutzmaßnahmen niedriger Priorität.
E.5 Vorrang der Beitragsansuchen
Die Beitragsansuchen laut Punkt B haben bei der Beitragsgewährung Vorrang vor jenen laut Punkt C. Die Beitragsansuchen laut Punkt D werden getrennt berücksichtigt. Weiters werden jene Beitragsansuchen getrennt berücksichtigt, bei denen die Beitragsgewährung unter Anwendung dieser Kriterien auch mit Geldmitteln des Staates oder der Europäische Union erfolgt.
Die Beitragsansuchen der Kategorie 1 haben Vorrang vor jenen der Kategorie 2, welche wiederum Vorrang vor jenen der Kategorie 3 haben.
In begründeten Fällen kann die Landesregierung auch abweichend vom Vorrang Beiträge gewähren.
E.6 Festlegung des Beitragsprozentsatzes
Bei der Festlegung des Beitragsprozentsatzes berücksichtigt die Landesregierung ferner
a) eventuelle andere finanzielle Unterstützungen für dieselbe Zivilschutzmaßnahme,
b) frühere Beiträge des Landes für dieselbe Zivilschutzmaßnahme,
c) die Verfügbarkeit der finanziellen Mittel auf dem entsprechenden Kapitel des Landeshaushaltes.
E.7 Varianten vor der Beitragsgewährung
Wenn die örtliche Körperschaft Varianten an der Zivilschutzmaßnahme, für welche noch kein Beitrag gewährt wurde, durchzuführen beabsichtigt, muss sie diese dem Landesamt für Zivilschutz mitteilen.
Dies ist nicht notwendig, wenn es sich um nicht wesentliche Änderungen handelt und das Projektziel weiterhin erreicht wird.
E.8 Auszahlung des Beitrages
Zur Auszahlung des Beitrages oder eines Teils des Beitrages legt die örtliche Körperschaft dem Landesamt für Zivilschutz folgende Unterlagen zusammen mit einem Begleitschreiben vor:
E.8.1 Teilabrechnung des Beitrages
a) Kopien der Rechungen mit angemessener Beschreibung der Leistung und mit Zahlungsanweisung,
b) Erklärung des gesetzlichen Vertreters der örtlichen Körperschaft:
- dass sich die eingereichten Unterlagen auf das Projektziel beziehen, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat, und dass sie keine nicht anerkannten Kosten betreffen.
Wenn ein Vorschuss gewährt wurde, muss die örtliche Körperschaft zuerst den Vorschuss abrechnen. Die Teilauszahlung des Beitrages erfolgt unter Anwendung des von der Landesregierung gewährten Prozentsatzes, und zwar höchstens bis zur Erreichung von 95 Prozent des gewährten Beitrages.
E.8.2 Endabrechnung des Beitrages für die Zivilschutzmaßnahmen laut Punkt B.4.1 und für Lieferungen und Dienstleistungen
a) Kopien der Rechungen mit angemessener Beschreibung der Leistung und mit Zahlungsanweisung,
a) Enderklärung des gesetzlichen Vertreters der örtlichen Körperschaft:
dass die durchgeführte Zivilschutzmaßnahme mit dem Projektziel übereinstimmt, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat,
dass sich die eingereichten Unterlagen auf das Projektziel beziehen, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat, und dass sie keine nicht anerkannten Kosten betreffen,
dass die Zivilschutzmaßnahme vollständig durchgeführt wurde,
über eventuelle andere finanzielle Unterstützungen für dieselbe Zivilschutzmaßnahme.
E.8.3 Endabrechnung des Beitrages für die Arbeiten laut den Punkten B.4.2, C und D
a) Abnahmebescheinigung oder Bescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten,
b) Kopien der Rechungen mit angemessener Beschreibung der Leistung und mit Zahlungsanweisung für Ausgaben, für welche keine Baubuchhaltung notwendig ist,
c) Enderklärung des gesetzlichen Vertreters der örtlichen Körperschaft:
dass die durchgeführte Zivilschutzmaßnahme mit dem Projektziel übereinstimmt, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat,
dass sich die eingereichten Unterlagen auf das Projektziel beziehen, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat, und dass sie keine nicht anerkannten Kosten betreffen,
dass die Zivilschutzmaßnahme vollständig durchgeführt wurde,
über eventuelle andere finanzielle Unterstützungen für dieselbe Zivilschutzmaßnahme.
E.8.4 Endabrechnung des Beitrages für den Ankauf einer Struktur für den Feuerwehrdienst
a) Kopie des registrierten Kaufvertrages,
b) Enderklärung des gesetzlichen Vertreters der örtlichen Körperschaft laut Punkt E.8.2.
Wenn sich ein Teil der eingereichten Unterlagen auf nicht anerkannte Kosten bezieht, so muss die örtliche Körperschaft dies erklären und den entsprechenden Prozentsatz oder den entsprechenden Betrag angeben.
Wenn die Beitragsgewährung unter Anwendung dieser Kriterien auch mit Geldmitteln des Staates oder der Europäische Union erfolgt ist, so muss die örtliche Körperschaft für die Auszahlung des Beitrages auch die von diesen Behörden angeforderten Unterlagen vorlegen.
E.9 Reduzierung des Beitrages
Das Landesamt für Zivilschutz reduziert den gewährten Beitrag:
a) proportional, wenn die einzelnen Endabrechnungen bezüglich der Kosten der Zivilschutzmaßnahme, der technischen Spesen und der Kosten für die Einrichtung geringer als die jeweils anerkannten Kosten sind, unter Berücksichtigung der Aufschlüsselung laut Punkt E.3,
a) wenn die örtliche Körperschaft andere finanzielle Unterstützungen für dieselbe Zivilschutzmaßnahme erhält, die bei der Gewährung des Beitrages nicht berücksichtigt wurden.
E.10 Varianten nach der Beitragsgewährung und Projektziel
Wenn die örtliche Körperschaft Varianten an der Zivilschutzmaßnahme, für welche ein Beitrag gewährt wurde, durchzuführen beabsichtigt, müssen diese von der Landesregierung genehmigt werden.
Dies ist nicht notwendig, wenn es sich um nicht wesentliche Änderungen handelt und das Projektziel weiterhin erreicht wird.
Wesentliche Änderungen an der Zivilschutzmaßnahme gelten immer als Änderung des Projektzieles.
E.11 Zusatzbeitrag
Die örtliche Körperschaft kann spätestens innerhalb 90 Tagen nach Ausstellung des letzten Flüssigmachungsbescheides auf der Grundlage der Enderklärung laut Punkt E.8 um einen Zusatzbeitrag ansuchen. Dem Ansuchen ist eine Mitteilung über die beim Auftragsverfahren erzielten Abschläge beizulegen, welche bei der Berechnung der neuen anerkannten Kosten berücksichtigt werden.
Das Verwaltungsverfahren entspricht jenem für ein neues Beitragsansuchen.
Wenn die Landesregierung die Abgrenzung des Katastrophengebietes beschließt, kommt Punkt E.1 Absatz 1 Buchstabe c) nicht zur Anwendung und der Beitragsprozentsatz kann auch in jene Fällen erhöht werden, in denen die neuen anerkannten Kosten niedriger als die ursprünglich anerkannten Kosten sind.
E.12 Widerruf des Beitrages
Die Landesregierung kann den Beitrag zur Gänze oder teilweise widerrufen, wenn
a) die durchgeführte Zivilschutzmaßnahme nicht mit dem Projektziel übereinstimmt, für welches die Landesregierung einen Beitrag gewährt hat,
b) andere wesentliche Unregelmäßigkeiten jeglicher Art festgestellt werden.
Die betreffende örtliche Körperschaft kann Rechtfertigungsgründe und Gegenäußerungen vorbringen.
Bei unrechtmäßiger Inanspruchnahme des Beitrages gelten die Bestimmungen des Artikel 2bis des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17.
E.13 Rückzahlung bereits ausgezahlter Beiträge
Bei Reduzierung oder Widerruf des Beitrages müssen bereits ausgezahlte Beiträge zuzüglich der ab Auszahlungsdatum angefallenen gesetzlichen Zinsen nach Erhalt der entsprechenden Aufforderung zurückgezahlt werden.
E.14 Stichprobenkontrollen
Das Landesamt für Zivilschutz führt bei mindestens sechs Prozent der Zivilschutzmaßnahmen, bei welchen im vorhergehenden Jahr der gesamte zustehende Beitrag ausgezahlt wurde, stichprobenartige Kontrollen durch. Weiters werden auf jeden Fall jene Zivilschutzmaßnahmen überprüft, bei welchen es begründete Zweifel am Wahrheitsgehalt der Erklärungen gibt.
Die zu überprüfenden Zivilschutzmaßnahmen werden nach dem Zufallsprinzip von einer Kommission bestehend aus dem Direktor bzw. der Direktorin des Landesamtes für Zivilschutz und zwei Sachbearbeitern bzw. Sachbearbeiterinnen ausgelost. Über die erfolgte Auslosung wird ein Protokoll verfasst, das vom Direktor bzw. von der Direktorin der Landesabteilung Brand- und Zivilschutz gegengezeichnet wird.
Die Stichprobenkontrolle kann auch durch Anforderung zusätzlicher Unterlagen wie Baufortschritte, Bauendabrechnungen oder Zahlungsbestätigungen und in Form von Ortsaugenscheinen durchgeführt werden.
Über die durchgeführten Stichprobenkontrollen wird ein eigenes Protokoll mit Angabe der kontrollierten örtlichen Körperschaft, der Anwesenden, des Datums, des Ortes, der durchgeführten Zivilschutzmaßnahme und des Ergebnisses der Kontrolle abgefasst.
Bei der Kontrolle werden die Ordnungsmäßigkeit der durchgeführten Zivilschutzmaßnahme in Bezug auf diese Beitragskriterien und die Erreichung des Projektzieles überprüft. Zusätzlich werden die in den vorgelegten Erklärungen gemachten Angaben überprüft.
Bei Feststellung von wesentlichen Unregelmäßigkeiten kommt das Verfahren laut Punkt E.12 zur Anwendung.