t) Decreto del Presidente della Provincia 28 marzo 2022, n. 91)
Regolamento sulle procedure di protocollo e sul documento informatico

(1) Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso l’Amministrazione provinciale ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche, e – per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti – presso gli enti, le agenzie e gli organismi da essa dipendenti. Promuove inoltre l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche, ai fini dello svolgimento in forma elettronica dei procedimenti e delle altre procedure dell’Amministrazione provinciale.

(2) Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento trova applicazione la normativa vigente in materia.

(1) Ai fini del presente regolamento si applicano le seguenti definizioni:

1. amministratore/amministratrice del registro di protocollo: soggetto supervisore del protocollo informatico;
   
2. codice univoco ufficio: codice assegnato dall’IPA per la ricezione delle fatture elettroniche;
   
3. cooperazione applicativa: scambio di dati tra enti pubblici attraverso l’interazione tra applicazioni;
   
4. documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni alla stessa;
   
5. piani di conservazione: elenchi redatti dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei documenti;
   
6. domicilio digitale: indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014 (cd. regolamento eIDAS);
   
7. fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie i documenti concernenti il rapporto di lavoro delle singole e dei singoli dipendenti provinciali, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
   
8. documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
   
9. fascicolo informatico: fascicolo aperto nel protocollo informatico;
   
10. protocollo informatico: registro di protocollo che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, ed è conforme alle linee guida vigenti in materia;
    
11. scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore giuridico o storico;
    
12. archivio storico: archivio, con sede presso l’Archivio provinciale, che conserva permanentemente i documenti cartacei rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale, nonché insieme dei documenti informatici che permangono nel sistema di conservazione ai fini della loro conservazione permanente;
    
13. INAD: indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese;
    
14. INI-PEC: indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti;
    
15. documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative e destinati alla comunicazione all’interno dell’Amministrazione provinciale;
    
16. caselle istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
    
17. IPA: indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi, nonché dei codici univoci degli uffici;
    
18. key-user: persona che gestisce le utenze per il protocollo informatico;
    
19. sistema di conservazione: archivio gestito da un soggetto conservatore accreditato presso l’AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Il sistema di conservazione è sottoposto alla vigilanza dell’Archivio provinciale;
    
20. servizio online: servizio erogato in rete dall’Amministrazione provinciale;
    
21. caselle PEC: caselle di posta elettronica certificata delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
    
22. segnatura di protocollo: informazioni relative alla registrazione di protocollo che permettono l’identificazione univoca dei documenti;
    
23. archivio corrente: archivio dei documenti in corso di trattazione;
    
24. selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato all’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente;
    
25. scarto: distruzione dei documenti cartacei oppure cancellazione definitiva dei documenti informatici, previa operazione di selezione;
    
26. posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione che attesta l’invio e l’avvenuta consegna dei messaggi di posta elettronica. Nella lingua tedesca è usata anche la forma abbreviata “ZEP”;
    
27. archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli cartacei e informatici chiusi, per i quali è prescritto un periodo di conservazione.
    

(1) La protocollazione avviene presso i singoli dipartimenti e le singole ripartizioni dell’Amministrazione provinciale e i rispettivi direttori e direttrici decidono se istituire una sede di protocollo unica o se autorizzare le strutture organizzative dipendenti a istituire sedi di protocollo proprie.

(2) Le autorizzazioni alla protocollazione sono assegnate dal direttore/dalla direttrice della rispettiva struttura organizzativa.

(3) Fermo restando quanto previsto al comma 1, ogni struttura organizzativa istituita con decreto del Presidente della Giunta provinciale 25 giugno 1996, n. 21, e successive modifiche, è inserita nell'organigramma del protocollo informatico al fine di garantire, per il relativo ambito di competenza, l’accesso alle rispettive registrazioni di protocollo.

(4) Il/La responsabile della gestione documentale e il/la responsabile della prevenzione della corruzione per l’Amministrazione provinciale hanno accesso a tutte le registrazioni del registro di protocollo.

(1) Il direttore generale/La direttrice generale dell'Amministrazione provinciale è il/la responsabile della gestione documentale.

(1) Il direttore/La direttrice dell'Archivio provinciale è il/la responsabile della conservazione dei documenti informatici.

(1) In qualità di supervisore del protocollo informatico, l’amministratore/amministratrice del registro di protocollo vigila sulla protocollazione a norma di legge, ha accesso a tutte le registrazioni del registro di protocollo e gestisce l’organigramma e le tabelle di configurazione.

(2) I compiti di amministratore/amministratrice del registro di protocollo dell'Amministrazione provinciale sono svolti dall'Ufficio Organizzazione.

(1) Ogni dipartimento e ogni ripartizione ha un/una key-user.

(2) Il/La key-user è nominato/nominata dal direttore/dalla direttrice del rispettivo dipartimento o della rispettiva ripartizione.

(3) Il/La key-user attiva le autorizzazioni alla protocollazione e associa gli utenti al corrispondente nodo dell’organigramma.

(4) Il/La key-user ha accesso a tutte le registrazioni di protocollo del rispettivo dipartimento o della rispettiva ripartizione.

(1) L’Amministrazione provinciale forma i propri documenti come documenti informatici.

(2) I documenti informatici sono sottoscritti con firma digitale.

(3) Se non diversamente specificato, nelle procedure interne all’Amministrazione provinciale la firma digitale è sostituita da credenziali personali che garantiscono l’identificazione del soggetto preposto alla firma.

(1) La protocollazione di un documento viene effettuata inserendo le seguenti informazioni nel protocollo informatico:

1. numero di protocollo generato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
   
2. data di protocollo assegnata automaticamente dal protocollo informatico e registrata in forma non modificabile;
   
3. tipo di protocollo;
   
4. tipologia di documento;
   
5. indice di classificazione;
   
6. fascicolo informatico;
   
7. mittente/mittenti per i documenti in ingresso e destinatario/destinatari per i documenti interni e in uscita;
   
8. oggetto del documento, che riassume il contenuto dello stesso; vanno evitate le abbreviazioni;
   
9. numero e descrizione sintetica degli allegati cartacei, se presenti;
   
10. data di ingresso del documento nel caso di protocollazione differita;
    
11. nome della persona o indicazione dell’utente di servizio che ha effettuato la protocollazione;
    
12. assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura organizzativa della persona/dell’utente di cui alla lettera k);
    
13. assegnazione della registrazione di protocollo alle strutture organizzative destinatarie, se necessario;
    
14. protocollo mittente per i documenti provenienti da enti pubblici;
    
15. protocollo di riferimento, se presente;
    
16. tipo di ricezione/spedizione.
    

(2) In sede di protocollazione di un documento informatico è inoltre obbligatorio effettuare:

1. il caricamento del documento informatico e degli eventuali allegati, registrati nel protocollo informatico in forma non modificabile;
   
2. il calcolo automatico dell’impronta del documento informatico (hash del file), registrata nel protocollo informatico in forma non modificabile.
   

(3) L’insieme delle registrazioni di protocollo costituisce il registro di protocollo.

(1) La numerazione delle registrazioni nel protocollo informatico è progressiva e ricomincia a ogni anno solare.

(2) Ogni documento è protocollato singolarmente.

(3) Non è ammesso assegnare il medesimo numero di protocollo a più documenti, anche se i documenti sono strettamente correlati tra loro.

(4) La disposizione di cui al comma 3 non vale per i documenti in ingresso indirizzati a più strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale, e nemmeno per i documenti interni e in uscita con due o più destinatari. Ai fini dell’assegnazione del medesimo numero di protocollo, detti documenti devono essere assolutamente identici, sia per quanto riguarda il contenuto del documento, sia per quanto riguarda i destinatari in esso indicati.

(1) La segnatura di protocollo permette l’identificazione univoca dei documenti registrati nel protocollo informatico ed è apposta o associata al documento in forma permanente e non modificabile.

(2) Sui documenti cartacei in ingresso la segnatura di protocollo è apposta mediante il timbro di protocollo.

(3) La segnatura di protocollo dei documenti informatici è codificata nel formato XML ed è generata in automatico dal protocollo informatico.

(1) Il titolario è un sistema di classificazione numerica basato sulle funzioni dell’Amministrazione provinciale, suddiviso in “titoli”, “sottotitoli” e “classi”.

(2) Il titolario può essere modificato solo con decreto del direttore generale/della direttrice generale.

(1) Il fascicolo è l’insieme dei documenti relativi a un medesimo procedimento amministrativo. I documenti possono essere riuniti in fascicoli anche sulla base di altri criteri (per es. affare, attività, persona fisica o giuridica).

(2) In sede di protocollazione tutti i documenti cartacei e informatici devono essere associati al rispettivo fascicolo informatico.

(3) I fascicoli sono aperti esclusivamente nel protocollo informatico, anche se il documento che ne determina l’apertura è un documento cartaceo.

(4) Ogni fascicolo è numerato progressivamente per anno all’interno delle “classi” previste nel titolario.

(5) Il tempo di conservazione è indicato già al momento dell’apertura del fascicolo.

(6) I fascicoli vengono chiusi nel protocollo informatico al termine della rispettiva evasione.

(7) Il fascicolo è l’unità minima dell’archivio e può contenere anche un solo documento.

(1) I documenti concernenti il rapporto di lavoro delle singole e dei singoli dipendenti sono depositati nel fascicolo digitale del personale e non sono trasmessi per posta.

(2) I fascicoli digitali del personale provinciale e del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale sono alimentati dalle strutture organizzative provinciali e dalle direzioni scolastiche preposte all’amministrazione del personale, nel limite delle competenze loro assegnate.

(3) I fascicoli del personale preesistenti all’introduzione del fascicolo digitale del personale confluiscono in quest’ultimo.

(4) I fascicoli digitali delle singole e dei singoli dipendenti sono accessibili esclusivamente a loro.

(1) A ogni registrazione di protocollo corrisponde una precisa cronologia, dalla quale risultano il nome e la struttura organizzativa della persona che ha effettuato la protocollazione, ovvero l’indicazione dell’utente di servizio, la data e l’ora della protocollazione, nonché tutte le modifiche apportate alla registrazione di protocollo.

(1) Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e informatici aventi rilevanza giuridico-probatoria o amministrativa.

(1) Non sono soggetti a protocollazione le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, giornali, riviste, libri, opuscoli, materiale informativo e pubblicitario, inviti a manifestazioni, materiali statistici, documenti in elaborazione (bozze), la corrispondenza riservata, nonché i documenti soggetti a registrazione particolare (come ad esempio deliberazioni e decreti).

(1) L’Amministrazione provinciale accetta solo i formati di file indicati sul suo sito nella sezione “Amministrazione trasparente”, ma non è tenuta a rispondere nello stesso formato.

(2) L’accettazione di file non conformi ai formati di file ammessi o contenenti un codice eseguibile o macroistruzioni deve essere preventivamente concordata ed è ammessa solo in casi eccezionali.

(3) L’Amministrazione provinciale trasmette i propri documenti esclusivamente nei formati indicati sul suo sito nella sezione “Amministrazione trasparente”.

(1) Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale è assegnato un proprio codice univoco ufficio dall’IPA.

(2) L’Ufficio Organizzazione provvede all’attivazione dei codici univoci degli uffici.

(1) La protocollazione è rilevante ai fini del rispetto dei termini di cui all’articolo 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(2) Dalla data di protocollazione decorre il termine per la conclusione del procedimento amministrativo di cui all’articolo 4, comma 5, della legge provinciale n. 17/1993, e successive modifiche.

(1) Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo previa autorizzazione del direttore/della direttrice della struttura organizzativa presso la quale è istituita una sede di protocollo. Dall’autorizzazione devono risultare il numero e la data di protocollo della registrazione di protocollo da annullare, nonché il motivo dell’annullamento.

(2) Nel protocollo informatico l’annullamento è riconoscibile da una dicitura o un segno generati in automatico e tali da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

(3) Le registrazioni di protocollo annullate possono essere visualizzate, ma non modificate.

(4) Sui documenti cartacei l’annullamento della segnatura di protocollo è effettuato manualmente e contestualmente all’annullamento della registrazione di protocollo.

(1) La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in ingresso è effettuata presso le rispettive sedi di protocollo nella giornata di arrivo.

(2) In caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta la protocollazione entro la giornata di arrivo, la protocollazione può essere differita.

(3) I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non competente per la loro trattazione devono essere protocollati e assegnati da quest’ultima alla struttura organizzativa di competenza. Eventuali documenti cartacei vengono prontamente inoltrati alla struttura organizzativa di competenza a protocollazione avvenuta.

(4) Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Se lo stesso documento viene inviato anche per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che non presenti modifiche.

(5) Le buste dei documenti cartacei in ingresso vanno conservate nei casi in cui la data di spedizione assuma specifica rilevanza giuridica. Le buste vanno annotate nel protocollo informatico come allegato, con data e ora del timbro postale.

(6) La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, la corrispondenza sigillata e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale non deve essere aperta, in quanto considerata corrispondenza riservata.

(7) Se un documento cartaceo è consegnato personalmente dal/dalla mittente o da una persona incaricata, il personale rilascia gratuitamente, quale ricevuta di avvenuta consegna, una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita nel formato XML.

(8) La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:

1. le caselle istituzionali;
   
2. le caselle PEC;
   
3. i servizi online dell’Amministrazione provinciale;
   
4. altri servizi digitali;
   
5. supporti di memoria esterni o cloud.
   

(9) Le istanze e le dichiarazioni presentate per via elettronica sono valide se soddisfano almeno uno dei seguenti requisiti:

1. sottoscrizione con firma digitale;
   
2. identificazione dell’utente, a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto, mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS), Carta di Identità Elettronica (CIE), Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) oppure eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature);
   
3. sottoscrizione con firma autografa e contestuale invio di una copia del documento di identità.
   

(1) L’Amministrazione provinciale provvede alla comunicazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi e, nei casi previsti dalla legge, alla loro notificazione, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

(2) La protocollazione dei documenti in uscita avviene immediatamente dopo la loro sottoscrizione.

(3) Le comunicazioni alle Pubbliche Amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi sono inviate al domicilio digitale indicato nell’IPA, in cooperazione applicativa o tramite altri servizi digitali previsti dalla normativa vigente in materia. Non è ammessa la trasmissione di documenti a mezzo fax.

(4) Le comunicazioni ai soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese e ai professionisti e alle professioniste tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali sono inviate al domicilio digitale indicato nell’INI-PEC, salvo i casi in cui sia prevista una diversa modalità di comunicazione elettronica.

(5) Le comunicazioni ai cittadini e alle cittadine e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 3 e 4 sono inviate al domicilio digitale indicato nell’INAD. In assenza di tale indicazione, il domicilio digitale è quello indicato nella documentazione presentata all’Amministrazione provinciale e corrisponde, in ogni caso, al domicilio digitale di cui all’articolo 2, comma 1, lettera f).

(6) In assenza del domicilio digitale di cui al comma 5, ai cittadini, alle cittadine e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 3 e 4 è inviata una copia cartacea del documento informatico originale.

(7) Gli inviti a prove d’esame, la pubblicazione dei risultati e le comunicazioni relative alla procedura di assunzione sono pubblicati sul sito dell’Amministrazione provinciale o sul Bollettino Ufficiale della Regione ai sensi dell’articolo 21 del decreto del Presidente della Provincia 2 settembre 2013, n. 22, purché stabilito nel relativo bando di concorso.

(8) Le comunicazioni non soggette a protocollazione sono trasmesse tramite le caselle personali di posta elettronica.

(1) All’interno dell’Amministrazione provinciale la corrispondenza si svolge per via elettronica tramite il protocollo informatico, e-mail o altre applicazioni. Nella comunicazione tra le singole strutture organizzative non è consentito il ricorso alle caselle PEC, salvo nei casi previsti dalla legge.

(2) Solo in casi eccezionali è consentita la spedizione di documenti cartacei, che avviene mediante apposite buste di spedizione.

(3) I documenti interni sono protocollati dalla struttura organizzativa che li ha redatti, la quale provvede inoltre a caricarli nel protocollo informatico.

(4) La protocollazione dei documenti interni avviene immediatamente dopo la loro sottoscrizione.

(5) Le comunicazioni interne di carattere informale non sono soggette a protocollazione e sono trasmesse tramite le caselle personali di posta elettronica.

(1) A fine giornata il protocollo informatico produce in automatico il registro giornaliero di protocollo, il quale è trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva, al fine di garantirne l’immodificabilità e la validità legale nel tempo.

(1) Ogni qualvolta che, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il protocollo informatico per un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il direttore generale/la direttrice generale autorizza la protocollazione in un apposito registro di emergenza cartaceo.

(2) Le registrazioni effettuate nel registro di emergenza vanno prontamente inserite nel protocollo informatico al ripristino delle sue funzionalità.

(1) I documenti cartacei in corso di trattazione sono ordinati in fascicoli e conservati nell’archivio corrente della rispettiva struttura organizzativa.

(2) I fascicoli cartacei chiusi sono trasferiti nell’archivio di deposito, previa effettuazione dello scarto informale. L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato. Le relative regole di accesso sono emanate dai direttori e dalle direttrici di dipartimento e di ripartizione, a seconda dell’individuazione delle sedi di protocollo ai sensi dell’articolo 3, comma 1. Un modello contenente le regole di accesso è riportato nell’allegato A al presente regolamento.

(3) Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, le commissioni di sorveglianza e scarto sottopongono la documentazione a una operazione di selezione, che consiste nella cernita dei documenti da scartare definitivamente e di quelli da destinare alla conservazione permanente; le commissioni verbalizzano le proprie decisioni (verbale ed elenco di scarto).

(4) I documenti cartacei aventi rilevanza giuridica e amministrativa illimitata o di notevole importanza storica sono consegnati all’Archivio provinciale ai fini della loro conservazione permanente, unitamente a un verbale di versamento, non più tardi di 40 anni dalla loro protocollazione.

(1) I documenti informatici caricati nel protocollo informatico sono versati automaticamente nel sistema di conservazione, che garantisce, per il periodo di conservazione previsto per legge, la loro autenticità, immodificabilità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e accessibilità e, se provvisti di firma digitale, la validità della stessa.

(2) In seguito all’operazione di selezione di cui all’articolo 27, comma 3, i documenti informatici sono scartati o permangono nel sistema di conservazione ai fini della conservazione permanente.

(3) I documenti scartati dal sistema di conservazione devono essere al tempo stesso cancellati definitivamente anche da tutti i sistemi dell’Amministrazione provinciale. Ciò compete alle strutture organizzative interessate.

(1) Le copie su supporto analogico di documento informatico sottoscritto con firma digitale hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da persone a ciò autorizzate in base alle vigenti disposizioni.

(1) Gli archivi e i documenti dell’Amministrazione provinciale sono definiti beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche.

(1) Fatte salve le disposizioni di cui ai capi V e VI della legge provinciale n. 17/1993, e successive modifiche, il contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a chi non ne abbia diritto in base alla normativa vigente, né diffuso all’interno dell’Amministrazione provinciale. L’inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto d’ufficio.

(1) Il decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è abrogato.

(1) Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nel Bollettino Ufficiale della Regione.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.