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r) Decreto del Presidente della Provincia 22 marzo 2019, n. 71)
Modifiche al regolamento sulle procedure di protocollo e sull'Amministrazione provinciale digitale

1)
Pubblicato nel B.U. 28 marzo 2019, n. 13.

Art. 1

(1) La lettera a/bis) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“a/bis) sistema di conservazione digitale: archivio che garantisce nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici nonché la validità della firma digitale;”.

(2) Nel testo tedesco della lettera c) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, la parola “aufbewahrt” è sostituita dalla parola “verwahrt”.

(3) La lettera d) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“d) assegnazione: funzione che determina la visione delle registrazioni di protocollo;”.

(4) Dopo la lettera i) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, sono inserite le seguenti lettere i/bis) e i/ter):

“i/bis) domicilio digitale: indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) indicato nei rispettivi indici per la comunicazione e la notificazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi;

i/ter) domicilio digitale speciale: indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) eletto per determinati procedimenti e non già presente nei rispettivi indici;”.

(5) La lettera m) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“m) INI-PEC: Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti;”.

(6) La lettera n) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“n) IPA: Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi;”.

(7) La lettera s) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“s) scarto formale: distruzione dei documenti cartacei e cancellazione dei documenti informatici, decorsi i tempi di conservazione, previa autorizzazione delle commissioni di sorveglianza e scarto;”.

(8) Nel testo tedesco della lettera v) del comma 1 dell’articolo 2 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, la parola “Aufbewahrung” è sostituita dalla parola “Verwahrung”.

Art. 2

(1) Nel testo tedesco del comma 2 dell’articolo 4 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, la parola “einzelnen” è sostituita dalla parola “betroffenen”.

Art. 3

(1) Il comma 1 dell’articolo 6 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:

“1. L’amministratore del registro di protocollo ha accesso a tutte le protocollazioni del registro di protocollo di appartenenza, gestisce le utenze key-user, la struttura dell’organigramma e le tabelle di configurazione ed effettua l’importazione di registri di emergenza nel registro di protocollo.”

Art. 4

(1) Dopo il comma 1 dell’articolo 6/bis del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, sono inseriti i seguenti commi 2 e 3:

“2. Il/La responsabile della gestione documentale ha accesso a tutte le protocollazioni del corrispondente registro.

3. Il/La responsabile della prevenzione della corruzione per l’Amministrazione provinciale ha accesso a tutte le protocollazioni del corrispondente registro.”

Art. 5

(1) Nel testo tedesco del comma 2 dell’articolo 6/quater del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, la parola “digital” è sostituita dalle parole “mit digitaler Unterschrift”.

Art. 6

(1) Nel testo italiano della lettera f) del comma 2 dell’articolo 7 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “ed esterni” sono sostituite dalle parole “e in uscita”.

(2) La lettera m) del comma 2 dell’articolo 7 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita:

“m) eventuale assegnazione della registrazione di protocollo ad una o più strutture organizzative destinatarie del documento;”.

(3) Dopo il comma 3 dell’articolo 7 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è inserito il seguente comma 3/bis:

“3/bis. Il caricamento del documento informatico nel registro di protocollo è contestuale alla protocollazione.“

(4) Dopo il comma 7 dell’articolo 7 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è aggiunto il seguente comma 8:

“8. La protocollazione certifica l’ingresso e l’uscita dei documenti.“

Art. 7

(1) Il comma 1 dell’articolo 10 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituito:

“1. La segnatura di protocollo è composta dalla denominazione del registro di protocollo o dal rispettivo codice, dalla data di protocollo e dal numero di protocollo.”

Art. 8

(1) Nel comma 1 dell’articolo 13 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole “la corrispondenza interna che non ha rilevanza amministrativa o giuridica” sono sostituite dalle parole “i materiali statistici”.

Art. 9

(1) Nel testo italiano del comma 1 dell’articolo 16 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “all’archivio digitale” sono sostituite dalle parole “al sistema di conservazione digitale”.

Art. 10

(1) Nel comma 1 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “presso le sedi di protocollo” sono sostituite dalle parole “presso le rispettive sedi di protocollo”.

(2) Nel testo tedesco del comma 2 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “nicht zuständigen Organisationseinheit eingehen” sono sostituite dalle parole “Organisationseinheit eingehen, die für deren Bearbeitung nicht zuständig ist”.

(3) Il comma 4 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:

“4. Le buste dei documenti cartacei in ingresso vanno conservate in tutti i casi in cui la data di spedizione assuma rilevanza giuridica. La busta va annotata nel registro di protocollo come allegato, unitamente alla data e all’ora risultanti dal timbro postale.”

(4) Il comma 6 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituito:

“6. Se un documento cartaceo è consegnato personalmente dal mittente o da una persona incaricata, il personale rilascia gratuitamente, quale ricevuta di avvenuta consegna, una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita nel formato XML.”

(5) Dopo la lettera a) del comma 7 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è inserita la seguente lettera a/bis):

“a/bis) le caselle di posta elettronica specifiche per determinati procedimenti amministrativi;”

(6) Nella lettera d) del comma 7 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “(per es. cooperazione applicativa)” sono soppresse.

(7) Il comma 8 dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:

“8. Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica all’Amministrazione provinciale sono valide:

  1. se sottoscritte con firma digitale;
  2. se l’identificazione dell’utente avviene a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), la Carta di Identità Elettronica (CIE) oppure il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID);
  3. se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente alla copia del documento di identità.”

Art. 11

(1) L’articolo 19 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituito:

“Art. 19  (Posta in uscita)

1. L’Amministrazione provinciale provvede alla comunicazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi e, nei casi previsti dalla legge, alla relativa notificazione, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Le comunicazioni trasmesse al domicilio digitale oppure al domicilio digitale speciale equivalgono alla notificazione a mezzo posta, salvo che la legge disponga diversamente.

2. Le comunicazioni ai soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese e ai professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi sono inviate al domicilio digitale indicato nell’INI-PEC, salvo i casi in cui sia prevista una diversa modalità di comunicazione telematica.

3. Le comunicazioni alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi sono inviate al domicilio digitale indicato nell’IPA o tramite la cooperazione applicativa. I documenti possono essere, altresì, resi disponibili previa comunicazione delle modalità di accesso telematico agli stessi. Tra le pubbliche amministrazioni non è ammessa la trasmissione di documenti a mezzo fax.

4. Con l’avvio dell’operatività dell’“Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese”, le comunicazioni ai cittadini e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 2 e 3 sono inviate al domicilio digitale ivi indicato. Sino all’adozione del suddetto Indice, il domicilio digitale sarà quello indicato nella documentazione presentata all’Amministrazione provinciale.

5. I soggetti di cui ai commi 2, 3 e 4 possono, altresì, eleggere, per determinati procedimenti, un domicilio digitale speciale, diverso da quello già riportato nei rispettivi indici.

6. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 4 o del domicilio digitale speciale di cui al comma 5, ai cittadini e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 2 e 3 è inviata, a mezzo posta ordinaria, una copia cartacea tratta dal documento informatico originale. Nel caso in cui sussista un obbligo di notifica, la copia cartacea è inviata a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento.

7. Le comunicazioni non soggette a protocollazione sono di norma inviate alle caselle personali di posta elettronica.”

Art. 12

(1) Il comma 4 dell’articolo 20 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituito:

“4. La struttura organizzativa destinataria visualizza le registrazioni di protocollo assegnate attraverso la funzione “to-do list” del registro di protocollo.”

Art. 13

(1) L’articolo 21 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:

“Art. 21  (Fascicolo digitale del personale)

1. I documenti e la documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale sono depositati nel fascicolo digitale del personale e non sono trasmessi per posta.

2. Il fascicolo digitale del personale provinciale e del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale viene alimentato dalle strutture organizzative provinciali e dalle direzioni scolastiche preposte all’amministrazione del personale, nel limite delle competenze loro assegnate.

3. I fascicoli del personale preesistenti all’introduzione del fascicolo digitale del personale confluiscono in quest’ultimo.

4. I fascicoli digitali dei singoli dipendenti sono accessibili esclusivamente a questi ultimi.”

Art. 14

(1) L’articolo 22 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:

“Art. 22  (Codice univoco ufficio)

1. Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale è assegnato un “codice univoco ufficio” risultante dall’IPA.”

Art. 15

(1) Nel comma 1 dell’articolo 27 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “rispettivamente dal Segretario generale/dalla Segretaria generale, dal Direttore generale/dalla Direttrice generale, dai direttori e dalle direttrici di ripartizione, dai direttori e dalle direttrici d’area ovvero dai direttori e dalle direttrici d’ufficio” sono sostituite dalle parole “da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

Art. 16

(1) Nel testo tedesco del comma 2 dell’articolo 32 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, la parola “Aufbewahrung” è sostituita dalla parola “Verwahrung”.

Art. 17

(1) Nel testo italiano la rubrica dell’articolo 33 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituita: “Sistema di conservazione digitale”.

(2) Nel testo italiano del comma 2 dell’articolo 33 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, le parole “nell’archivio digitale” sono sostituite dalle parole “nel sistema di conservazione digitale”.

(3) Nel testo tedesco del comma 2 dell’articolo 33 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, la parola “Signatur” è sostituita dalla parola “Unterschrift”.

(4) Il comma 3 dell’articolo 33 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche, è così sostituito:

“3. Decorsi i tempi di conservazione, i documenti informatici sono scartati. I documenti informatici destinati alla conservazione permanente permangono nel sistema di conservazione digitale.”

Art. 18

(1) Nel comma 1 dell’articolo 35 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole “all’articolo 24 e seguenti” sono sostituite dalle parole “ai capi V e VI”.

Art. 19  (Abrogazioni)

(1) Sono abrogate le seguenti disposizioni del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, e successive modifiche:

  1. la lettera l) del comma 1 dell’articolo 2;
  2. il comma 4 dell’articolo 5.

Art. 20  (Entrata in vigore)

(1) Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nel Bollettino Ufficiale della Regione.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale delle Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

 

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