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l) Decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 171)
Regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale

1)
Pubblicato nel B.U. 23 giugno 2015, n. 25.

Art. 1 (Ambito di applicazione)         delibera sentenza

(1)  Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso l’Amministrazione provinciale ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche. Per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti interni, il regolamento viene altresì adottato dagli enti, dalle agenzie e dagli organismi dipendenti dalla Provincia. 2)

(2)  Il presente regolamento promuove l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’Amministrazione provinciale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche.

(3)  Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, trova applicazione la normativa vigente in materia.

massimeDelibera 26 giugno 2018, n. 630 - Approvazione del Manuale di gestione documentale della Provincia autonoma di Bolzano - Alto Adige
2)
L'art. 1, comma 1, è stato così modificato dall'art. 1, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 2 (Definizioni)

(1)  Ai fini del presente regolamento si intende per:

  • a)  archivio corrente: archivio dei fascicoli cartacei in corso di trattazione; 3)
  • a/bis) sistema di conservazione digitale: archivio che garantisce nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici nonché la validità della firma digitale; 4)
  • b)  archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli cartacei chiusi, per i quali è prescritto un periodo di conservazione; 5)
  • c)  archivio storico: archivio di documenti  cartacei rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale destinati alla conservazione permanente. Ha sede presso l’Archivio provinciale; 6)
  • d)  assegnazione: funzione che determina la visione delle registrazioni di protocollo; 7)
  • e)  caselle di posta istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
  • f)  8)
  • g)  documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
  • h)  documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni all’Amministrazione stessa;
  • i)  documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e destinati alla comunicazione interna;
  • i/bis) domicilio digitale: indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) indicato nei rispettivi indici per la comunicazione e la notificazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi; 9)
  • i/ter) domicilio digitale speciale: indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) eletto per determinati procedimenti e non già presente nei rispettivi indici; 10)
  • j)  fascicolo informatico: fascicolo aperto nel registro di protocollo; 11)
  • k)  fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie documenti e documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale provinciale, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
  • l)  12)
  • m)  INI-PEC: Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti; 13)
  • n)  IPA: Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi; 14)
  • o)  key-user: persona che attiva i permessi per la protocollazione e inserisce gli utenti nell’organigramma;
  • p)  piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei documenti; 15)
  • q)  PEC (posta elettronica certificata): tipologia di e-mail che attesta l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica;
  • r)  registro di protocollo: registro unico di protocollo dell’Amministrazione provinciale, che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 recante le relative regole tecniche; 16)
  • s)  scarto formale: distruzione dei documenti cartacei e cancellazione dei documenti informatici, decorsi i tempi di conservazione, previa autorizzazione delle commissioni di sorveglianza e scarto; 17)
  • t)  scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore amministrativo, giuridico e storico;
  • u)  segnatura di protocollo: informazioni minime per l’identificazione univoca di un documento;
  • v)  selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato all’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente. 18)
3)
La lettera a) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
4)
La lettera a/bis) dell'art. 2, comma 1, è stata inserita dall'art. 2, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così sostituita dall'art. 1, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
5)
La lettera b) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 3, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14
6)
La lettera c) dell'art. 2, comma 1, è stata così modificata dall'art. 2, comma 4, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.  Il testo tedesco è stato successivamente modificato dall'art. 1, comma , 2 del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
7)
La lettera d) dell'art. 2, comma 1, è stata prima sostituita dall'art. 2, comma 5, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 1, comma 3, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
8)
La lettera f) dell'art. 2, comma 1, è stata abrogata dall'art. 21, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
9)
La lettera i/bis) dell'art. 2, comma 1, è stata inserita dall'art. 1, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
10)
La lettera j/bis) dell'art. 2, comma 1, è stata inserita dall'art. 1, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
11)
La lettera j) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 6, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
12)
La lettera l) dell'art. 2, comma 1, è stata prima sostituita dall'art. 2, comma 7, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente abrogata dall'art. 19, comma 1, lettera a), del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
13)
La lettera m) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 1, comma 5, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
14)
La lettera n) dell'art. 2, comma 1, è stata prima sostituita dall'art. 2, comma 8, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 1, comma 6, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
15)
La lettera p) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 9, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
16)
La lettera r) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 10, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
17)
La lettera s) dell'art. 2, comma 1, è stata prima sostituita dall'art. 2, comma 11, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 1, comma 7, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
18)
La lettera v) dell'art. 2, comma 1, è stata così sostituita dall'art. 2, comma 12, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.  Il testo tedesco è stato successivamente modificato dall'art. 1, comma 8, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 3 (Registro unico di protocollo)

(1)  Presso l’Amministrazione provinciale è istituito un registro unico di protocollo.

(2)  La denominazione del registro unico di protocollo è: registro di protocollo della Provincia autonoma di Bolzano - Alto Adige (p_bz). 19)

19)
L'art. 3, comma 2, è stato così modificato dall'art. 3, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 4 (Organizzazione del protocollo)

(1)  La protocollazione avviene presso i singoli dipartimenti, le singole ripartizioni e le singole aree dell’Amministrazione provinciale; i rispettivi direttori e le rispettive direttrici possono prevedere una sede di protocollo unica o distribuire la protocollazione su più strutture organizzative. 20)

(2)  Nell’ambito delle singole strutture organizzative i permessi per la protocollazione vengono assegnati dai rispettivi direttori e dalle rispettive direttrici. 21)

20)
L'art. 4, comma 1, è stato così modificato dall'art. 4, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
21)
L'art. 4, comma 2, è stato così modificato dall'art. 4, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.  Il test tedesco è stato successivamente modificato dall'art. 2, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 5 (Key-user)

(1)  Ogni dipartimento, ogni ripartizione e ogni area ha  un key-user. 22)

(2)  I key-user sono nominati rispettivamente dai direttori e dalle direttrici di dipartimento e di ripartizione nonché dai direttori e dalle direttrici d’area.

(3)  I key-user attivano i permessi per la protocollazione e inseriscono gli utenti nell’organigramma. 23)

(4)  24)

22)
L'art. 5, comma 1, è stato così modificato dall'art. 5, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
23)
L'art. 5, comma 3, è stato così modificato dall'art. 5, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
24)
L'art. 5, comma 4, è stato abrogato dall'art. 19, comma 1, lettera b), del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 6 (Amministratore)

(1)  L’amministratore del registro di protocollo ha accesso a tutte le protocollazioni del registro di protocollo di appartenenza, gestisce le utenze key-user, la struttura dell’organigramma e le tabelle di configurazione ed effettua l’importazione di registri di emergenza nel registro di protocollo. 25)

(2)  L’Ufficio Organizzazione svolge i compiti di amministratore del registro di protocollo dell’Amministrazione provinciale.

25)
L'art. 6, comma 1, è stato prima sostituito dall'art. 6, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 3, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 6/bis (Responsabile della gestione documentale)

(1)  Responsabile della gestione documentale è il Direttore generale/la Direttrice generale dell'Amministrazione provinciale. 26)

(2)  Il/La responsabile della gestione documentale ha accesso a tutte le protocollazioni del corrispondente registro. 27)

(3)  Il/La responsabile della prevenzione della corruzione per l’Amministrazione provinciale ha accesso a tutte le protocollazioni del corrispondente registro. 28)

26)
L'art. 6/bis è stato inserito dall'art. 7, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
27)
L'art. 6/bis, comma 2, è stato inserito dall'art. 4, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
28)
L'art. 6/bis, comma 3, è stato inserito dall'art. 4, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 6/ter (Responsabile della conservazione dei documenti informatici)

(1)  Responsabile della conservazione dei documenti informatici è il Direttore/la Direttrice dell'Archivio provinciale. 29)

29)
L'art. 6/ter è stato inserito dall'art. 7, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 6/quater (Documenti informatici)

(1)  L’Amministrazione provinciale forma gli originali dei propri documenti come documenti informatici.

(2)  I documenti informatici sono sottoscritti con firma digitale. 30) 31)

30)
L'art. 6/quater è stato inserito dall'art. 7, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
31)
Il testo tedesco dell'art. 6/quater, comma 2, è stato modificato dall'art. 5, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 7 (Protocollazione)

(1) L’insieme delle registrazioni di protocollo costituisce il registro di protocollo. 32)

(2) Per la registrazione di protocollo sono obbligatorie le seguenti informazioni:

  1. numero di protocollo, generato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
  2. data di protocollo, assegnata automaticamente dal protocollo informatico e registrata in forma non modificabile;
  3. tipo di protocollo;
  4. tipologia del documento;
  5. indice di classificazione;
  6. mittente per i documenti in ingresso o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti interni e in uscita, registrati in forma non modificabile; 33)
  7. oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
  8. fascicolo informatico;
  9. numero e descrizione sintetica degli allegati cartacei, se presenti;
  10. data di ingresso del documento per le protocollazioni differite;
  11. nome dell’autore/autrice della registrazione di protocollo, compilato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
  12. assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura organizzativa dell’autore/autrice, registrata in forma non modificabile;
  13. eventuale assegnazione della registrazione di protocollo ad una o più strutture organizzative destinatarie del documento; 34)
  14. numero e data del protocollo del mittente per i documenti provenienti da enti pubblici;
  15. numero e data del protocollo di riferimento, se presente;
  16. mezzo di ricezione/spedizione. 35)

(3) Nel caso di protocollazione di documenti informatici sono altresì obbligatori:

  1. il caricamento del documento informatico e degli eventuali allegati informatici, memorizzati nel sistema di gestione documentale del protocollo informatico senza possibilità di modifica o cancellazione. Il formato del documento protocollato è di tipo PDF, PDF firmato digitalmente (PAdES) o P7M (CAdES);
  2. il calcolo dell’impronta del documento informatico (c.d. hash del file), eseguito dal protocollo informatico e memorizzato nel sistema di gestione documentale del protocollo informatico in forma non modificabile. 36)

(3/bis) Il caricamento del documento informatico nel registro di protocollo è contestuale alla protocollazione. 37)

(4)  L’oggetto deve riassumere il contenuto del documento; vanno evitate abbreviazioni.

(5)  La protocollazione dei documenti in ingresso è effettuata nella giornata di arrivo.

(6)  La protocollazione può essere differita esclusivamente per i documenti in ingresso e solo in caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di protocollare i documenti in giornata.

(7)  La protocollazione dei documenti interni e in uscita è effettuata immediatamente dopo la loro sottoscrizione.  38)

(8)  La protocollazione certifica l’ingresso e l’uscita dei documenti. 39)

32)
L'art. 7, comma 1, è stato così sostituito dall'art. 8, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
33)
La lettera f) dell'art. 7, comma 2, è stata così modificata dall'art. 6, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
34)
La lettera m) dell'art. 7, comma 2, è stata così sostituita dall'art. 6, comma 2, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
35)
L'art. 7, comma 2, è stato così sostituito dall'art. 8, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
36)
L'art. 7, comma 3, è stato così sostituito dall'art. 8, comma 3, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
37)
L'art. 7, comma 3/bis, è stato inserito dall'art. 6, comma 3, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
38)
L'art. 7, comma 7, è stato così modificato dall'art. 8, comma 4, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
39)
L'art. 7, comma 8, è stato aggiunto dall'art. 6, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 8 (Cronologia)

(1)  A ogni registrazione di protocollo corrisponde una precisa cronologia, dalla quale risultano il nome e la struttura organizzativa dell’autore/autrice del protocollo, la data e l’ora di protocollazione.

(2)  Tutte le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo sono memorizzate nella rispettiva cronologia.

Art. 9 (Numero di protocollo)

(1)  La numerazione nel registro di protocollo è progressiva e viene rinnovata ogni anno solare.

(2)  Ogni numero di protocollo è assegnato una sola volta.

(3)  Fanno eccezione i casi di ricezione di documenti indirizzati a più strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e i casi di spedizione di documenti interni e in uscita, indirizzati a due o più destinatari. Per ricevere lo stesso numero di protocollo, detti documenti devono essere identici sia per quanto concerne il contenuto sia per i destinatari.

Art. 10 (Segnatura di protocollo)

(1)  La segnatura di protocollo è composta dalla denominazione del registro di protocollo o dal rispettivo codice, dalla data di protocollo e dal numero di protocollo. 40)

(2)  Sui documenti cartacei in ingresso la segnatura di protocollo è apposta mediante l’apposito timbro di protocollo. La segnatura di protocollo dei documenti informatici è codificata nel formato XML. 41)

40)
L'art. 10, comma 1, è stato prima modificato dall'art. 9, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così sostituito dall'art. 7, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
41)
L'art. 10, comma 2, è stato aggiunto dall'art. 9, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 11 (Assegnazione)

(1)  L’assegnazione permette alle singole strutture organizzative la visione delle registrazioni di protocollo.

(2)  L’assegnazione permette inoltre la protocollazione dei documenti presso una qualsiasi struttura organizzativa, a prescindere dalla competenza in merito.

Art. 12 (Documenti soggetti a protocollazione)

(1) Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e informatici aventi rilevanza giuridico-probatoria o amministrativa. 42)

42)
L'art. 12, comma 1, è stato così sostituito dall'art. 10, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 13 (Documenti non soggetti a protocollazione)

(1)  Non sono soggetti a protocollazione le Gazzette ufficiali, i Bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, giornali, riviste, libri, opuscoli, materiale informativo e pubblicitario, inviti a manifestazioni, documenti in elaborazione (bozze), i materiali stistici, la corrispondenza riservata nonché i documenti soggetti a registrazione particolare (come ad esempio deliberazioni e decreti). 43)

43)
L'art. 13, comma 1, è stato così modificato dall'art. 8, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 14 (Termini)

(1)  La protocollazione determina il rispetto dei termini perentori di cui all’articolo 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(2)  Dalla data di protocollazione decorre il termine per la conclusione del procedimento amministrativo di cui all’articolo 4 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

Art. 15 (Annullamento delle registrazioni di protocollo)

(1)  Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo previa autorizzazione dei direttori e delle direttrici delle strutture organizzative presso le quali è istituita una sede di protocollo.

(2)  Dall’autorizzazione devono risultare il numero e la data di protocollo della registrazione da annullare, nonché le motivazioni dell’annullamento.

(3)  Nel registro di protocollo, l’annullamento è riconoscibile da un’apposita dicitura generata in automatico; sui documenti cartacei l’annullamento della segnatura di protocollo viene apportato a mano.

Art. 16 (Registro giornaliero di protocollo)

(1) A fine giornata il protocollo informatico genera in automatico il registro giornaliero di protocollo, il quale viene trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione digitale. 44)

44)
L'art. 16 è stato prima sostituito dall'art. 11, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 9, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 17 (Registro d’emergenza)

(1)  Nell’impossibilità di usufruire del registro di protocollo per un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il Direttore generale/la Direttrice generale autorizza la protocollazione in un apposito registro di emergenza.

(2)  Le registrazioni effettuate nel registro di emergenza vanno prontamente inserite nel registro di protocollo al ripristino delle sue funzionalità.

Art. 18 (Posta in ingresso)   

(1) La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in ingresso è effettuata presso le rispettive sedi di protocollo entro la giornata di arrivo. 45)

(2) I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non competente per la loro trattazione devono essere protocollati e assegnati da quest’ultima alla struttura organizzativa di competenza. 46)

(3)  La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.

(4)  Le buste dei documenti cartacei in ingresso vanno conservate in tutti i casi in cui la data di spedizione assuma rilevanza giuridica. La busta va annotata nel registro di protocollo come allegato, unitamente alla data e all’ora risultanti dal timbro postale. 47)

(5)  Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.

(6)  Se un documento cartaceo è consegnato personalmente dal mittente o da una persona incaricata, il personale rilascia gratuitamente, quale ricevuta di avvenuta consegna, una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita nel formato XML. 48)

(7)  La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:

  • a) le caselle istituzionali di posta elettronica;
  • a/bis) le caselle di posta elettronica specifiche per determinati procedimenti amministrativi; 49)
  • b) le caselle di posta elettronica certificata;
  • c) i servizi online dell’Amministrazione provinciale (eGov);
  • d) altri servizi digitali; 50)
  • e) supporti di memoria esterni o cloud. 51)

(8)  Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica all’Amministrazione provinciale sono valide:

  1. se sottoscritte con firma digitale;
  2. se l’identificazione dell’utente avviene a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), la Carta di Identità Elettronica (CIE) oppure il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID);
  3. se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente alla copia del documento di identità.  52)
45)
L'art. 18, comma 1, è stato prima sostituito dall'art. 12, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così modificato dall'art. 10, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
46)
L'art. 18, comma 2, è stato così sostituito dall'art. 12, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.  Il testo tedesco è stato successivamente modificato dall'art. 10, comma 2, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
47)
L'art. 18, comma 4, è stato così sostituito dall'art. 10, comma 3, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
48)
L'art. 18, comma 6, è stato prima sostituito dall'art. 12, comma 3, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 10, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
49)
La lettera a/bis) dell'art. 18, comma 7, è stata inserita dall'art. 10, comma 5,  del 22 marzo 2019, n. 7.
50)
La lettera d) dell'art. 18, comma 7, è stata così modificata dall'art. 10, comma 6, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
51)
L'art. 18, comma 7, è stato così sostituito dall'art. 12, comma 4, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
52)
L'art. 18, comma 8, è stato aggiunto dall'art. 12, comma 5, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così sostituito dall'art. 10, comma 7, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 19 (Posta in uscita)

(1) L’Amministrazione provinciale provvede alla comunicazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi e, nei casi previsti dalla legge, alla relativa notificazione, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Le comunicazioni trasmesse al domicilio digitale oppure al domicilio digitale speciale equivalgono alla notificazione a mezzo posta, salvo che la legge disponga diversamente.

(2)  Le comunicazioni ai soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese e ai professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi sono inviate al domicilio digitale indicato nell’INI-PEC, salvo i casi in cui sia prevista una diversa modalità di comunicazione telematica.

(3)  Le comunicazioni alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi sono inviate al domicilio digitale indicato nell’IPA o tramite la cooperazione applicativa. I documenti possono essere, altresì, resi disponibili previa comunicazione delle modalità di accesso telematico agli stessi. Tra le pubbliche amministrazioni non è ammessa la trasmissione di documenti a mezzo fax.

(4)  Con l’avvio dell’operatività dell’“Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese”, le comunicazioni ai cittadini e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 2 e 3 sono inviate al domicilio digitale ivi indicato. Sino all’adozione del suddetto Indice, il domicilio digitale sarà quello indicato nella documentazione presentata all’Amministrazione provinciale.

(5)  I soggetti di cui ai commi 2, 3 e 4 possono, altresì, eleggere, per determinati procedimenti, un domicilio digitale speciale, diverso da quello già riportato nei rispettivi indici.

(6)  In assenza del domicilio digitale di cui al comma 4 o del domicilio digitale speciale di cui al comma 5, ai cittadini e agli altri soggetti diversi da quelli di cui ai commi 2 e 3 è inviata, a mezzo posta ordinaria, una copia cartacea tratta dal documento informatico originale. Nel caso in cui sussista un obbligo di notifica, la copia cartacea è inviata a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento.

(7)  Le comunicazioni non soggette a protocollazione sono di norma inviate alle caselle personali di posta elettronica. 53)

53)
L'art. 19 è stato prima sostituito dall'art. 13, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 11, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 20 (Posta interna)  

(1)  All’interno dell’Amministrazione provinciale, la spedizione della corrispondenza avviene per via elettronica (registro di protocollo, e-mail o altri applicativi informatici). Nella comunicazione tra le singole strutture organizzative non è consentito il ricorso alla posta elettronica certificata, salvo nei casi previsti dalla legge. 54)

(2)  Solo in casi eccezionali è consentita la spedizione di documenti cartacei, che avviene mediante apposite buste di spedizione.

(3) I documenti interni sono protocollati dalla struttura organizzativa che li redige, la quale provvede altresì al caricamento dei documenti informatici nel registro di protocollo e all’assegnazione della registrazione alla struttura organizzativa destinataria/alle strutture organizzative destinatarie. 55)

(4)  La struttura organizzativa destinataria visualizza le registrazioni di protocollo assegnate attraverso la funzione “to-do list” del registro di protocollo. 56)

(5)  Le comunicazioni interne di carattere informale non sono soggette a protocollazione. La loro trasmissione avviene tramite le caselle personali di posta elettronica. 57)

54)
L'art. 20, comma 1, è stato così modificato dall'art. 14, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
55)
L'art. 20, comma 3, è stato così sostituito dall'art. 14, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
56)
L'art. 20, comma 4, è stato prima sostituito dall'art. 14, comma 3, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 12, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
57)
L'art. 20, comma 5, è stato così modificato dall'art. 14, comma 4, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 21 (Fascicolo digitale del personale)    

(1)  I documenti e la documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale sono depositati nel fascicolo digitale del personale e non sono trasmessi per posta.

(2)  Il fascicolo digitale del personale provinciale e del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale viene alimentato dalle strutture organizzative provinciali e dalle direzioni scolastiche preposte all’amministrazione del personale, nel limite delle competenze loro assegnate.

(3)  I fascicoli del personale preesistenti all’introduzione del fascicolo digitale del personale confluiscono in quest’ultimo.

(4)  I fascicoli digitali dei singoli dipendenti sono accessibili esclusivamente a questi ultimi. 58)

58)
L'art. 21 è stato così sostituito dall'art. 13, comma 1,  del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 22 (Codice univoco ufficio)

(1)  Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale è assegnato un “codice univoco ufficio” risultante dall’IPA.” 59)

59)
L'art. 22 è stato così sostituito dall'art. 14, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 23  60)

60)
L'art. 23 è stato abrogato dall'art. 21, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 24  61)

61)
L'art. 24 è stato abrogato dall'art. 21, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 25  62)

62)
L'art. 25 è stato abrogato dall'art. 21, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 26  63)

63)
L'art. 26 è stato abrogato dall'art. 21, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 27 (Copie analogiche di documenti informatici)

(1)  Le copie su supporto analogico di documento informatico sottoscritto con firma digitale  hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 64)

64)
L'art. 27, comma 1, è stato  prima modificato dall'art. 15, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 15, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 28 (Formati di file ammessi)

(1) L’Amministrazione provinciale accetta esclusivamente i formati di file indicati nella sezione “formati di file ammessi” del sito web dell’Amministrazione provinciale, ma non è tenuta a rispondere utilizzando lo stesso formato.

(2)  L’accettazione di file non conformi ai formati di file ammessi o di file contenenti codice eseguibile o macroistruzioni deve essere preventivamente concordata ed è ammessa solo in casi eccezionali.

(3)  L’Amministrazione provinciale trasmette i propri file esclusivamente nei formati elencati sul sito web dell’Amministrazione provinciale. 65)

65)
L'art. 28 è stato così sostituito dall'art. 16, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 29 (Titolario)   

(1)  Il titolario è organizzato su più livelli, denominati titolo, sottotitolo e classe.  66)

(2)  Modifiche al titolario possono essere effettuate solo con decreto del Direttore generale/della Direttrice generale.

66)
L'art. 29, comma 1, è stato così modificato dall'art. 17, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 30 (Fascicoli informatici)

(1) I fascicoli informatici sono aperti nel registro di protocollo.

(2)  Contestualmente alla protocollazione ogni documento viene associato al corrispondente fascicolo.

(3)  Il fascicolo è l’unità minima di cui è composto l’archivio. 67)

67)
L'art. 30 è stato così sostituito dall'art. 18, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 31 (Archivio corrente e di deposito)  

(1) I fascicoli cartacei sono conservati nell’archivio corrente della struttura organizzativa di competenza. Il fascicolo è trasferito all’archivio di deposito in seguito alla sua chiusura e previa effettuazione dello scarto informale. 68)

(2)  L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato.

68)
L'art. 31, comma 1, è stato così sostituito dall'art. 19, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.

Art. 32 (Selezione dei documenti)     

(1)  Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, i documenti vengono scartati oppure consegnati all’Archivio provinciale. Le decisioni in merito sono di competenza delle commissioni di sorveglianza e scarto, le quali si riuniscono a intervalli regolari.

(2)  I documenti aventi rilevanza giuridica e amministrativa illimitata o di notevole importanza storico-culturale, trascorsi non più di 40 anni dalla loro protocollazione, vengono consegnati all’Archivio provinciale, ai fini della loro conservazione permanente. 69)

(3)  Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto vengono verbalizzate (verbale ed elenco di scarto).

(4)  Ai fini della consegna all’Archivio provinciale, le commissioni di sorveglianza e scarto redigono un verbale di consegna.

69)
Il testo tedesco dell'art. 32, comma 2, è stato modificato dall'art. 16, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 33 (Sistema di conservazione digitale) 70)

(1) I documenti informatici devono essere caricati nel registro di protocollo.

(2)  I documenti informatici caricati nel registro di protocollo sono automaticamente versati nel sistema di conservazione digitale, che garantisce nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici e, se essi sono provvisti di firma digitale, la validità della firma. 71)

(3)  Decorsi i tempi di conservazione, i documenti informatici sono scartati. I documenti informatici destinati alla conservazione permanente permangono nel sistema di conservazione digitale. 72) 73)

70)
La rubrica dell'art. 33, è stata così sostituita dall'art. 17, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
71)
L'art. 33, comma 2, è stato così modificato dall'art. 17, comma 2, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
72)
L'art. 33 è stato così sostituito dall'art. 20, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
73)
L'art. 33, comma 3, è stato così sostituito dall'art. 17, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 34 (Beni culturali)

(1)  Sono definiti beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche, gli archivi e i documenti dell’Amministrazione provinciale.

Art. 35 (Accesso ai documenti amministrativi)

(1)  Fatte salve le disposizioni di cui ai capi V e VI della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, il contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a chi non ne abbia diritto in base alle vigenti disposizioni normative, né propalato all’interno dell’Amministrazione provinciale. L’inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto d’ufficio. 74)

74)
L'art. 35, comma 1, è stato così modificato dall'art. 18, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.

Art. 36 (Abrogazione)

Art. 37 (Entrata in vigore)

(1)  Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

 

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