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l) Decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 171)
Regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale

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1)
Pubblicato nel B.U. 23 giugno 2015, n. 25.

Art. 18 (Posta in ingresso)   

(1) La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in ingresso è effettuata presso le rispettive sedi di protocollo entro la giornata di arrivo. 45)

(2) I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non competente per la loro trattazione devono essere protocollati e assegnati da quest’ultima alla struttura organizzativa di competenza. 46)

(3)  La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.

(4)  Le buste dei documenti cartacei in ingresso vanno conservate in tutti i casi in cui la data di spedizione assuma rilevanza giuridica. La busta va annotata nel registro di protocollo come allegato, unitamente alla data e all’ora risultanti dal timbro postale. 47)

(5)  Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.

(6)  Se un documento cartaceo è consegnato personalmente dal mittente o da una persona incaricata, il personale rilascia gratuitamente, quale ricevuta di avvenuta consegna, una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita nel formato XML. 48)

(7)  La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:

  • a) le caselle istituzionali di posta elettronica;
  • a/bis) le caselle di posta elettronica specifiche per determinati procedimenti amministrativi; 49)
  • b) le caselle di posta elettronica certificata;
  • c) i servizi online dell’Amministrazione provinciale (eGov);
  • d) altri servizi digitali; 50)
  • e) supporti di memoria esterni o cloud. 51)

(8)  Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica all’Amministrazione provinciale sono valide:

  1. se sottoscritte con firma digitale;
  2. se l’identificazione dell’utente avviene a seconda del livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), la Carta di Identità Elettronica (CIE) oppure il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID);
  3. se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente alla copia del documento di identità.  52)
45)
L'art. 18, comma 1, è stato prima sostituito dall'art. 12, comma 1, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così modificato dall'art. 10, comma 1, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
46)
L'art. 18, comma 2, è stato così sostituito dall'art. 12, comma 2, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.  Il testo tedesco è stato successivamente modificato dall'art. 10, comma 2, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
47)
L'art. 18, comma 4, è stato così sostituito dall'art. 10, comma 3, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
48)
L'art. 18, comma 6, è stato prima sostituito dall'art. 12, comma 3, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente dall'art. 10, comma 4, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
49)
La lettera a/bis) dell'art. 18, comma 7, è stata inserita dall'art. 10, comma 5,  del 22 marzo 2019, n. 7.
50)
La lettera d) dell'art. 18, comma 7, è stata così modificata dall'art. 10, comma 6, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
51)
L'art. 18, comma 7, è stato così sostituito dall'art. 12, comma 4, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14.
52)
L'art. 18, comma 8, è stato aggiunto dall'art. 12, comma 5, del D.P.P. 19 aprile 2016, n. 14, e successivamente così sostituito dall'art. 10, comma 7, del D.P.P. 22 marzo 2019, n. 7.
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