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Beschluss Nr. 733 vom 10.03.2008
Landeszahlstelle - LG. vom 14. Dezember 1998 Nr. 11 - D.LH 4 Dezember 2006 Nr. 72. - Abänderung des Beschlusses Nr. 1035 vom 2. April 2007


…omissis…

 

1 im Sinne von Art. 12 bis des LG vom 14. Dezember 1998, Nr. 11 die Landeszahlstelle zu errichten, die zur Gänze innerhalb der Landesverwaltung aufgebaut wird und die entsprechende Zuständigkeiten übernimmt, wie sie von der einschlägigen Gemeinschaftsregelung vorgesehen sind; dieser Beschluss ändert den eigenen Beschluss Nr. 1035 vom 2. April 2007;

2. der Landeszahlstelle funktionelle, finanzielle und verwaltungsmäßige Unabhängigkeit sicherzustellen;

3. dem Direktor des Amtes 39.3 – Landeszahlstelle die Funktion des Direktors der Landeszahlstelle zu übertragen;

4. den Dienst “Interne Kontrolle  in direkter Abhängigkeit vom Direktor der Landeszahlstelle einzurichten und innerhalb des Dienstes einen Verantwortlichen zu bestimmen; dieser Dienst sorgt auf unabhängige Weise für die ständige Überwachung und die Sicherstellung der Verwaltungsmaßnahmen, der Rechnungslegung und Kontrolltätigkeiten entsprechend den Vorgaben der Landes- Staats- und Gemeinschaftsbestimmungen;

5. den Dienst “Genehmigungsbereich und Technischer Dienst  innerhalb der Landeszahlstelle einzurichten; dieser Dienst sorgt für die Zahlungsgenehmigung der Gesuche des ELER-Fonds sowie der Gesuche des EGFL-Fonds, für die Ausarbeitung der Handbücher und für die fachliche Kontrolle, für die Koordinierung von  Verwaltungsbehörde und allen Verantwortlichen der einzelnen Maßnahmen des Ländlichen Entwicklungsplanes, so wie von der Europäischen Kommission genehmigt; für die Koordinierung und technische Kontrolle der Behörden, welchen Tätigkeiten und Aufgaben auf Grund einer Konvention anvertraut oder delegiert werden;

6. innerhalb des Dienstes “Genehmigungsbereich und Technischer Dienst  den Verantwortlichen zu bestimmen sowie einen Referenten mit der Aufgabe, den Verantwortlichen in den Kontrollaktivitäten zu unterstützen und ihm weiters bei der Ausarbeitung der Handbücher behilflich zu sein;

7. in der Landeszahlstelle ein Sekretariat mit allgemeinen Aufgaben zu errichten, welches das Protokoll führt und alle anderen Aufgaben zur Unterstützung der Funktionen des Direktors wahrnimmt;

8. innerhalb der Landeszahlstelle einen Verantwortlichen für das Informatiksystem zu bestimmen, der für die Ergreifung der notwendigen Entscheidungen und Strategien zur Unterstützung der Direktion der Landeszahlstelle zuständig ist;

9. auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrages mit der Abt. 9 – Informationstechnik der Landeszahlstelle eine angemessene Betreuung in allen Belangen der Informatik sicherzustellen; zu diesem Zwecke wird in der Abt. 9 – Informationstechnik ein verantwortlicher Ansprechpartner für die Direktion der Landeszahlstelle bestimmt;

10.  sicherzustellen, dass die für die Tätigkeiten der Zahlstelle notwendigen EDV - Programme innerhalb Mai 2008 verwirklicht werden, indem der Abteilung 9 die notwendigen Personal - und Finanzressourcen zur Verfügung gestellt werden, auch mittels externer Beauftragungen; dies alles, um den  Anerkennungsantrag innerhalb dieses Zeitpunkts einbringen zu können;

11.  dass die Aufgaben der Ausführung der Zahlungen bzw. der Rechnungslegung in Anwendung von Art. 5, Abs. 3 des LG vom 23. April 1992, Nr. 10 von den Diensteinheiten autonom und getrennt voneinander wahrgenommen werden, in direkter funktioneller Abhängigkeit vom Direktor der Landeszahlstelle;

12.  zur Kenntnis zu nehmen, dass die Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen der Verwaltungsbehörde und der Zahlstelle, beschränkt auf den ELER-Fonds, im Sinne einer Vereinbarung der Staat-Regionen Konferenz erfolg;

13. zur Kenntnis zu nehmen, daß die Landeszahlstelle die delegierten Tätigkeiten überwacht, um auf diese Weise ihrer Rolle als einziger verantwortlicher Ansprechpartner gegenüber der Koordinationsstelle (AGEA) beim Ministerium für Land- und Forstwirtschaft und der Europäischen Kommission gerecht   zu werden. Es wird also sichergestellt, dass der unter Punkt 4 erwähnte interne Kontrolldienst und der unter Punkt 5 erwähnte Genehmigungsbereich und Technische Dienst alle Tätigkeiten der öffentlichen oder konventionierten Strukturen überwacht bzw. die notwendige fachliche Unterstützung gewährt;

14.  den Direktor der Landeszahlstelle zu beauftragen, die technischen Vereinbarungen im Rahmen des Vertrages über den Schatzamtsdienst mit dem Schatzmeister der Autonomen Provinz Bozen die erforderlichen inhaltlichen Ergänzungen zu vereinbaren; damit werden  die jeweiligen Aufgaben festgelegt, um sicherzustellen, dass die Auszahlungen der Beihilfen schnell und unter Einhaltung der vorgesehenen Kontrollen sowie der Gemeinschaftsbestimmungen erfolgen;

15. dass die Auszahlungsfunktion vom „Dienst Ausgaben  wahrgenommen wird und der Direktor des Amtes für Ausgaben dafür die Verantwortung trägt;

16. dass die Funktion Rechnungslegung vom „Dienst Rechnungslegung  wahrgenommen wird und der Direktor des Amtes für Einnahmen dafür verantwortlich ist;

17.  innerhalb der Auszahlungsfunktion und der Funktion Rechnungslegung einen Referenten zu bestimmen, der die Verantwortlichen in ihren Aufgaben unterstützt;

18.  den Landeshauptmann zu beauftragen, den Antrag um Anerkennung seitens des Ministeriums für Forst- und Landwirtschaft zu stellen und alle weitere notwendigen Schritte zur Erreichung der Anerkennung zu unternehmen;

19. die Aufgabenverteilung unter den einzelnen Strukturen der Landeszahlstelle auf der Grundlage des beigelegten Dokumentes Nr. 1 zu genehmigen und den Direktor der Landeszahlstelle zu ermächtigen, Änderungen daran vorzunehmen, wenn sich dazu die Notwendigkeit ergibt;

20. das beigelegte Dokument Nr. 2 – über eine erste personelle Ausstattung der Landeszahlstelle zur Kenntnis zu nehmen und grundsätzlich festzulegen, dass die endgültige Personalausstattung der einzelnen Strukturen der Landeszahlstelle auf der Grundlage der wirklichen Erfordernisse nach Aufnahme der Tätigkeiten festgelegt wird;

21. die Wirksamkeit der unter Punkt 18 des Beschlusses vom 02. April 2007, Nr. 1035 vorgesehenen Maßnahmen mit dem Tag der Anerkennung der Zahlstelle durch das Ministerium   für   Land- und   Forstwirtschaft

festzulegen; von der Anwendung ausgenommen wird das Amt 31.6;

22. die Verantwortlichen des Genehmigungsbereichs und technischen Dienstes, der internen Kontrolle und des Informatiksystems sowie, nach Absprache mit der zuständigen Abteilung den verantwortlichen Ansprechpartner für die Informationstechnik mit eigenem Dekret vom Direktor der Landeszahlstelle zu bestimmen; weiteres nominiert der Direktor den Referenten des technischen Dienstes und, nach Absprache mit den zuständigen Verantwortlichen der Rechnungslegung und der Ausführung der Zahlungen je einen Referenten.

 
ANLAGE 1
 

DIREKTOR DER LANDESZAHLSTELLE (LZS)

Aufgaben:

Er fördert und koordiniert die Funktionen, Tätigkeiten und Aufgaben im Zusammenhang der Verwaltung der Europäischen Strukturfonds, unter Einhaltung der Gemeinschaft-, Staats- , und Landesbestimmungen;

Als Verantwortlicher der LZS  pflegt er die institutionellen Beziehungen zur staatlichen Ausgabenbehörde für die Landwirtschaft (AGEA), zu den Ministerien (Ministerium für Agrarpolitik, Ernährung und Forstwirtschaft, Ministerium für Wirtschaft und Finanzen), zur Europäischen Union und zu den Vertragspartnern;

Als Verantwortlicher der LZS schließt er Rechtsgeschäfte mit anderen Subjekten, Behörden und externen Einrichtungen ab, die an der Durchführung oder Unterstützung der Arbeiten und an der Überwachungstätigkeit der LZS teilnehmen;

Er bestimmt die Landestrukturen oder anderen Behörden und externen Einrichtungen, denen Aufgaben übertragen oder delegiert werden, wobei er sich der Einhaltung aller Bestimmungen, auch über Begleitungs- und Kontrollfunktionen vergewissert;

Er hält mit den Landesdiensten Kontakt, um Einschränkungen und Grenzen bei der Kofinanzierung der Provinz Bozen zu bestimmen und allfällig erforderliche Maßnahmen vorzuschlagen;

Er sorgt für die strategische Entwicklung der LZS, für deren Ausstattung, auch in personeller Hinsicht, die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Funktionen notwendig sind;

Er koordiniert und leitet die fachliche und administrative Führung, legt die fachlichen, verwaltungsmäßigen, buchhalterischen Vorschriften und Kontrollen fest, unter Berücksichtigung der Bestimmungen der Europäischen Union, des Staates und des Landes;

Er beruft regelmäßig Sitzungen mit den Direktoren und Verantwortlichen für die Funktionen und Dienste der LZS ein;

Er plant die Tätigkeiten der LZS in Übereinstimmung mit den festgelegten strategischen Zielen unter Angabe von Kriterien für die Verwendung der finanziellen Ressourcen, die zur Erreichung der institutionellen Aufgaben notwendig sind;

Er stellt die Richtigkeitserklärungen aus, wie sie von der Verordnung 1290/2005 (EG) vorgesehen sind;

Er gewährleistet die Koordinierung der Dienste der LZS, indem er für die verschiedenen Strukturen Ziele festlegt und für den notwendigen Informationsaustausch sorgt, ebenso wie für die Überwachung der Führungsstruktur, für die Herstellung wirksamer Synergien und die korrekte Umsetzung der einzelnen Funktionen Bewilligung, Auszahlung, Rechnungslegung und interne Kontrolle;

Er leitet die internen Kontrollfunktionen, erarbeitet einen Aktionsplan für ein ständiges Auditing;

Er gewährleistet den Aufbau eines effizienten Informationssystems, welches alle Tätigkeiten und Dienste der LZS angemessen unterstützt und die gesetzlich vorgeschriebenen Netzverbindungen garantiert.

 

INTERNER KONTROLLDIENST DER LZS (INTERNES AUDITING)

Aufgaben:

Es wird ein Kontrollsystem aufgebaut, welches die Übereinstimmung der internen Verfahren und Programme mit den EU-Politiken, den diesbezüglichen Bestimmungen, Gesetzen und Verordnungen sicher stellt, und auch die Einhaltung dieser Verfahren seitens der Organisationsstrukturen der LZS, der vertragsgebundenen Einrichtungen und Organe kontrolliert und auch für eine genau, vollständige und prompte Buchhaltung sorgt;

Überprüfung der Angemessenheit der Kontroll- und Monitoringsysteme durch die Begleitung der Tätigkeiten der LZS auf allen Ebenen und die Überprüfung der Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der Informationen und finanziellen, operationellen und geschäftlichen Daten und der Systeme, die zur Sammlung, Bewertung und Widergabe dieser Daten verwendet werden;

Die Tätigkeit des inneren Auditing und der Kontrollprozeduren der LZS in die Wege leiten. Die Zusammenarbeit mit den außen stehenden Verantwortlichen veranlassen um allfällig notwendige Beauftragungen für das Auditing vorzunehmen, sollten zusätzliche fachliche Unterstützung für notwendig erachten werden;

Bereitstellung des jährlichen Prüfungs- und Kontrollplans der Tätigkeiten der LZS, der Programme für das Auditing, auch unter Berücksichtigung allfälliger Anregungen von Außen, weiters die Abfassung des Tätigkeits- und Ergebnisberichtes des jährlichen Auditings. Diese Dokumentation ist der Direktion der LZS zur Prüfung vorzulegen, wobei auch die Ergänzungen aus den entsprechenden Vorgaben der Gesellschaft für Haushaltsbescheinigung einzufügen sind;

Den Verantwortlichen bei der Identifizierung und Einschätzung der höheren Risikoaussetzung - durch die Wahrung der Ziele und Zwecke der LZS – helfen, sowie bei der Vorbereitung von neuen Führungssystemen, um eine angemessene Garantie zu erhalten, dass diese Systeme dem internen Kontrollsystems entsprechen;

Auf dem Wege eigener Verfahren Prüfungs- und Überwachungsinitiativen formalisieren, die Unterlagen und Empfehlungen zur Verbesserung von Kontrollsystemen im allgemeinen und zur Risikominderung formulieren, das Ergebnis der Überprüfungen an die Interessierten weiterleiten und die von den Auditors erarbeiteten Unterlagen archivieren;

Koordinierung und Überwachung der Ergebnisse der „follow-up  Initiativen zur Berichtigung von Unregelmäßigkeiten, der Kontrollen zur Risikominderung und zur Aufnahme von Empfehlungen für die Aktualisierung der angewendeten Kontrollmittel;

Kontrollverfahren seitens der EU-Organe, der AGEA-Koordinierung und der Zertifizierungsgesellschaften unterstützen; die entsprechenden Arbeitsprogramme und die angeführten Ergebnisse in den jeweiligen Berichten bewerten;

Die mit der Überprüfung der Tätigkeit der LZS Beauftragten zu unterstützen und Treffen zur Sensibilisierung und zur Verfeinerung der Kontrolltätigkeit zu fördern;

Erhaltung und Aktualisierung der Archive der LZS;

Ausarbeitung der statistischen Berichte zu den Ergebnissen der Auditings.

 

INFORMATIONSSYSTEME DER LZS

Die Aufgaben werden entsprechend den Punkten 8 und 9 des Beschlusses durchgeführt
Aufgaben:

Spezifischen Strategien fördern, welche die Direktion der LZS in der Ausrichtung der Tätigkeiten und Dienste fördern. Die Voraussetzungen für die technischen Informationsdienste, die Kommunikation und die organisatorische Innovation planen und entwickeln;

Die grundlegenden Normen, die Geschäftsordnung, die Sicherheitsstandards sowie die Software und Hardware Standards definieren;

Die Informatikprogramme vorzubereiten, neue Ausstattungen und Dienste begründen; die angekauften Dienste unter Berücksichtigung der Sparmaßnahmen führen, sie laut Anforderungen der Strukturen und laut Abmachungen den endgültigen Benützern zuzuteilen. Die korrekte und zeitgerechte Verteilung soll überwacht werden, um jegliche Funktionsstörungen oder Zwischenfälle festzustellen und bei Unregelmäßigkeiten einzuschreiten, diese zu beheben und in Absprache mit den Lieferanten ein Widerauftreten möglichst zu verhindern;

Die Anwendung von Methoden und Mitteln zu gewährleisten, welche den korrekten Gebrauch und die Sicherheit der Informatikressourcen fördern (der Direktion die Richtlinien für den Zugang zum System liefern), einschließlich der Daten und der Applikationsprogramme laut EU-Standards und in Beachtung der Privacy-Bestimmungen; gewährleisten, dass die Ausarbeitungsverfahren vollständige Daten und Ergebnisse liefern

Ein angemessenes Management der Änderungen der Informatikressourcen fördern und dabei gewährleisten, dass der Dienst ordnungsgemäß weitergeführt wird;

Handbücher und Leitlinien bereitstellen, in denen die praktische Umsetzung der Aufgaben dargestellt ist; für deren Verteilung innerhalb der LZS und bei den bevollmächtigten Dienststellen Sorge zu tragen; die Ausbildung der Mitarbeiter der LZS und der bevollmächtigen Dienststellen im Informatikbereich fördern;

Die Art der angewandten Software auswählen, welche den Bedürfnissen der Verbraucher entspricht, einen korrekten Prüfungsprozess vor der Herstellungsaufnahme und eine Aufbewahrung der technischen Dokumentation der Anwendung gewährleisten; die Informatikanwendungen mit angemessenen Sicherheits-, Kontroll- und Überprüfungsmechanismen ausstatten, um eine Rückverfolgung der Ereignisse zu ermöglichen;

Planung, Verwirklichung und Verwaltung der Data Base, der technologischen Komponenten und der Anwendungsdetails als Unterlage der Strukturen der LZS und der Grundleistungen zu Gunsten der bevollmächtigten Dienststellen;

Die Notmaßnahmen des Dienstes festlegen und fördern, damit die Strukturen weiterarbeiten können;

Die Risikofaktoren festlegen und analysieren, die beim alltäglichen Arbeitsablauf auftauchen, Initiativen zu deren Milderung fördern und sie der Direktion der LZS mitteilen.

 

AUFGABE DES GENEHMIGUNSBEREICHS UND DES TECHNISCHEN DIENSTES

Aufgaben:

Bewilligung der Zahlungen mittels Auszahlungsverzeichnissen:

odie Durchführungsverfahren beaufsichtigen, die Kontrollchecklisten unterschreiben und überprüfen, ob die Endbegünstigten aufscheinen;

odie Ausstellung der Bewilligung für die Zahlung von Beiträgen, Prämien und Entschädigung in einmaligen Entrichtung oder in Form von Vorschüssen und Restzahlungen genehmigen;

oDie Zahlungsbewilligung bei Inanspruchnahme der Kaution widerrufen;

oDie Befreiung der Kautionen genehmigen;

Die Zulässigkeit der Ausgaben und der Ausstellung der Zahlungsbewilligungen kontrollieren, wobei die auf Gemeinschaftsebene festgelegten Vorgaben zu verwenden sind; die technischen und verwaltungsmäßigen Elemente prüfen, welche die Zahlung von Prämien, Beihilfen und Beiträgen an die berechtigten Antragsteller rechtfertigen;

Über die Garantien Buch führen;

Im Bereich der Genehmigungstätigkeiten Maßnahmen zur Eintreibung der ausgezahlten Beträge anwenden, mittels Kompensierungen oder Zahlungseinstellungen, dem Buchhaltungsbeauftragten die entsprechenden Dokumente für die Ergreifung der notwendigen Maßnahmen übermitteln;

Dem Direktor der LZS die Fälle von Unregelmäßigkeiten aufzeigen, welche die Ergreifung von Verwaltungsstrafen und Aufforderung zur Rückzahlung erfordern (oder im Falle oder der begründeten Archivierung, falls die Verhängung einer Verwaltungsstrafen nicht zulässig ist) oder eine Anzeige bei der Gerichtsbehörde verlangen;

Die Beziehungen zu den Organismen pflegen, welche mit der Entgegennahme und/oder fachlich-administrativen Überprüfung der Gesuch beauftragt sind, und zwar durch;

odie Unterstützung der Direktion der LZS bei der Abfassung der Delegierungen oder Anvertrauen spezifischer Aufgaben;

odie Bereitstellung von angemessenen, wirksamen Hilfsmitteln für die Tätigkeitsabwicklung, sowie von Handbüchern und Verfahren;

oden Erhalt und die Überprüfung der periodischen Berichte zu den erledigten Tätigkeiten;

odie Genehmigung des jährlichen Kontrollprogrammes über die vertragsgebundenen Organismen;

odie Überwachung der Wirksamkeit, auch auf der Grundlage der periodischen Berichte zu den durchgeführten Überprüfungen, der Tätigkeiten des technischen Dienstes e und des internen Kontrolldienstes und die Förderung von Initiativen zur Verwirklichung der enthaltenen Empfehlungen;

Die Übereinstimmung der verabschiedeten Beitragsgenehmigungen mit den geplanten Gesamtbetrag für die Maßnahmen des ländlichen Entwicklungsprogramms und für die anderen EU-Finanzierungsrichtlinien für das laufende Finanzjahr sichern;

Die Bereitstellung von Anleitungen und Leitfäden als auch Vordrucken für den inneren Gebrauch der Zahlstelle, um den geschäftlichen Anforderungen zu entsprechen und die ständige Verbesserung des Arbeitsablaufes zu sichern;

Die Archivierung und die Aufbewahrung in Papierform als auch auf Datenträger der Auszahlungsverzeichnisse.

Die Festlegung der Verwaltungsprozeduren für den Zugang zu den Datenbanken und dessen Kontrolle, damit den Ermächtigten je nach ihren Erfordernissen der Zugang erlaubt wird;

Die Sicherstellung, dass die Anwendung des Informationssystems von Kontrollmechanismen begleitet wird, welche der Korrektheit, Vollständigkeit der Daten und der schnellen Abwicklung der Vorgänge zuträglich sind;

Die Festlegung und Analyse der Risikofaktoren, die bei der Abwicklung der Tätigkeiten auftreten und die Ergreifung von Maßnahmen zu deren Überwindung; die Direktion LZS ist darüber zu informieren;

Die Abrechnung über die Tätigkeiten und die periodische Finanzvorschau in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsbestimmungen vorlegen und der Dienststelle für Rechnungslegung weiterleiten.

 
TECHNISCHER DIENST
Aufgaben

Fachliche Richtlinien für die Zulässigkeit der Gesuche für deren Überprüfung und Genehmigung zu definieren, um eine einheitliche Anwendung der staatlichen und gemeinschaftlichen Bestimmungen sicherzustellen, und zwar durch:

oeine gemeinsame Bereitstellung und Ajourierung der fachlichen Handbücher und Verfahrensregeln;

odie Ausarbeitung fachlicher Regeln für die Durchführung der Gesuchsüberprüfungen;

odie Begleitung und Betreuung der verantwortlichen Leiter der Strukturen, auch der delegierten Einheiten, denen die Bewilligungsfunktion anvertraut ist;

Die Überprüfung der vollkommenen Funktionsfähigkeit der Delegierten Organismen hinsichtlich der Abwicklung ihrer Tätigkeiten, der fachlichen Kompetenz der Verantwortlichen und der Verfügbarkeit der Mittel;

Die Überwachung der Tätigkeit jener Dienste, welche die Bewilligungsfunktion ausüben;

Die Information an den Direktor der LZS und an dem Verantwortlichen der Funktion für die Ausführung der Zahlungen über das Vorhandensein der erwähnten Voraussetzungen;

Die Ausfindigmachung und Analyse der Risikofaktoren, welche im Zuge der technischen Überprüfung der verschiedenen Maßnahmen und Beihilfen zu Tage treten, Initiativen für die Überwindung dieser Risiken anregen und darüber die Direktion der LZS informieren;

Die Definition und Handhabung der technischen Kontrolle am Sitz der delegierten Organismen, um zu garantieren, dass auf der Grundlage der vorhandenen fachlichen Voraussetzungen die Gesuche rechtmäßig, korrekt und den Bestimmungen entsprechend abgewickelt werden, und zwar durch:

odurch die Auswahl der anzuwendenden Kontrollformen und –methoden (einbegriffen jene, die auf Gemeinschaftsebene vorgesehen sind);

odie Bereitstellung des Kontrollplans, der vor Ort umzusetzen ist und der Ex-post-Kontrollen;

odie Abfassung von Protokollen über die erhobenen Tatbestände und die vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen;

odie Sicherstellung, dass das Informationssystem die Durchführung der erwähnten Aufgaben wirklich unterstützt;

Die Ausarbeitung und Umsetzung von Ausbildungsprogrammen für die Fachleute und die Sicherstellung, dass ihr Ausbildungsgrad den Anforderungen der ihnen aufgetragenen Aufgaben entspricht.

FUNKTION AUSFÜHRUNG DER ZAHLUNGEN

Funktionen

Buchhalterische und finanztechnische Kontrolle der Autorisierungen zur Zahlung und deren Beilagen;

Äußerung zu genehmigten Stornobuchungen zwischen Kapiteln und Ausgabenkonten;

Ausgabe von Zahlungsmandaten und Übertragung an den Schatzmeister nach erfolgter Kontrolle der buchhalterischen Richtigkeit;

Vorbereitung von Verhandlungsakten welche die Konditionen für die Ausführung des Schatzamtsdienstes beinhalten;

Leitung der Beziehungen mit dem Schatzamt;

Verwaltung der Anzahlungen;

Mitarbeit zur Eintreibung von Forderungen;

Tätigkeiten:

Übernahme der Verfügungen zur Autorisierung von Zahlungen und deren Kontrolle bezüglich des Finanzplans;

Kontrolle der Beilagen welche der Verfügung zur Autorisierung der Zahlung beigefügt sind:

oZahlungsliste nach Kapiteln und Begünstigten;

oKontroll-Check-Liste;

oEventuelle andere Dokumentation von Spesen welche von der Autorisierungsfunktion zur Zahlung gesendet wird;

Kontrolle des Informationsflusses im Informatiksystem verbunden mit der Autorisierungsverfügung;

Kontrolle der Übereinstimmung der Beträge, welche aus der Autorisierungsverfügung hervorgehen und jenen des Informationsflusses;

Buchhalterische Kontrollen der Autorisierungsverfügung und der Zahlungsliste:

oRichtige Belastung des Ausgabenkapitels;

oVerfügbarkeit der Konten;

oAntimafia-Bescheinigung;

oKorrektheit der Berechnungen und Fälligkeiten der Hilfen;

Kontrolle des Anagrafischen Daten des Begünstigten und der Zahlungmodalitäten:

oÜbereinstimmung zwischen den Daten der Zahlungsliste und jenen der Zahlungsanfrage;

oRückerstattung der Akten an die Autorisierungsbefugten im Falle von Nichtübereinstimmung;

Kontrolle der Begünstigten der Hilfen mit den Registern der Garantien (verwaltet von den Autorisierungsbefugten) und den Schuldnern (verwaltet vom Verantwortlichen der Rechnungslegung):

oKontrolle der Fälligkeit und des Betrages der Garantie;

oAusführung von Aufhebungen oder Kompensationen der Zahlungen sollte der Begünstigte im Register der Schuldner auch wegen Schulden bezüglich Fürsorgebeiträge eingetragen sein ;

Erstellen einer Check-Liste welche alle vorgenommenen Kontrollen auflistet.;

Emission und Druck der Zahlungsmandate, welche vom Verantwortlichen der Ausführung von Zahlungen unterschrieben werden müssen;

Übertragung der Mandate an das Schatzamt mittels telematischer- und Papierform;

Annullierung und Abänderung der nicht gelöschten Mandate;

Archivierung der Zahlungs-Mandate und Aufbewahrung nach dem jeweiligen Finanzjahr, chronologisch ansteigend nach der Emissionsnummer;

Verbindungen mit dem Schatzamt:

oTägliche Kontrolle der Kassensituation im Verhältnis zu den durchgeführten Zahlungen.

oTägliche Kontrolle der Informationstabellen welche vom Schatzamt erstellt werden: Zahlungen, gegliedert nach Kontengruppe und Bewegungsliste der Eingänge und Ausgänge nach Kapitel

oSupervision zur korrekten Anwendung der Konvention des Schatzamtes und besonders der Wertstellungen zu Gunsten der Begünstigten

Abhaltung von Führungssitzungen (mit dem Direktor der Organisation für Zahlungen und den Verantwortlichen der anderen Funktionen) im Falle von fehlender Kassa-Disponibilität welche die Zahlung von autorisierten Geldflüssen nicht ermöglicht und deshalb die Feststellung von Zahlungsprioritäten erfordert;

Storni  und Änderungen:

ofür die Autorisierung des Verantwortlichen der Ausführung von Zahlungen zu Storno- Verfügungen zwischen Kapiteln und Ausgabenkonten;

oKontrolle über die Verfügbarkeit der Konten und über die korrekte Belastung der Kapitel;

Aktualisierung des Registers der Begünstigten und Vorbereitung der Daten zur Veröffentlichung der ausbezahlten Beiträge;

Kontrolle der Ausgabenvoranschläge welche monatlich von der Autorisierungsfunktion an die Buchhaltung mitgeteilt werden.

 

RECHNUNGSLEGUNG

Aufgaben:
 

Ausarbeitung und Umsetzung des Haushalts und Aufnahme von notwendigen Abänderungen dazu;

Rechnungsführung (Öffnung, Abänderung und Schließung von Kapiteln und Sektionen);

Führung der Rechnungslegung bezüglich der Zahlstelle und Überprüfung von deren Vollständigkeit, Korrektheit und die zeitgerechte Eintragung aller relevanten Rechnungsvorgänge;

Bereitstellung der notwendigen Dokumentation für die Auszahlungen auf der Grundlage der Gemeinschaftsregelung;

Führung der Einnahmen;

Führung der notwendigen Finanzflüsse zur Zahlstelle durch Absprachen mit der staatlichen Zahlstelle AGEA, der Europäischen Union, dem Ministerium für Wirtschaft und Finanzen und den zuständigen Dienststellen des Landes;

Führung des Schuldnerregisters;

Einbringung von nicht kompensierten Guthaben;

Bereitstellung und Ajourierung der Haushaltsbücher, in der Perspektive von Effizienz und ständigen Angleichung an die gesetzlichen Bestimmungen und operationellen Erfordernisse;

Bereitstellung und Kontrolle der Zugänge zum Informationsdienst für den Bereich Rechnungslegung, in Beachtung der Vorgaben und Ermächtigungen seitens der Direktion der LZS;

Führung des Registers über die Unregelmäßigkeiten;

Unterstützung der Direktion bei den Überprüfungstätigkeiten seitens der externen Bescheinigungsstelle, beschränkt auf den Bereich Rechnungslegung und Buchhaltung;

Berichterstattung und periodische Bescheinigungen an die Europäische Kommission;

Bestimmung und Analyse der Risikofaktoren, die bei der Umsetzung der Tätigkeit auftreten und Veranlassung von Maßnahmen zu deren Überwindung und entsprechenden Information an die Direktion der LZS;

 
Tätigkeiten:

Ausstattung und Eröffnung der Haushaltskapitel und der Kofinanzierungskonten zu Beginn des Haushaltsjahres, bezogen auf den Haushaltsvoranschlag;

Eintragung von Haushaltsänderungen und der entsprechenden Neuformulierung der Kofinanzierungskonten zur Angleichung des Finanzierungsplans;

Angleichung der Kapitelbezeichnungen in Folge von Änderungen der offiziellen Gemeinschaftsnomenklatur oder anderer Finanzänderungen der LZS;

Eröffnung von neuen Kapiteln und Konten während des Haushaltsjahres auf Anweisung der LZS-Direktion;

Umbuchungen unter Kapiteln und die Angleichung an die Kofinanzierungskonten um eine korrekte Anlastung von irrtümlich eingetragenen Einnahmen und Spesen zu erreichen, auf Veranlassung der Bewilligungsfunktion (und nach vorheriger Einholung des Sichtvermerkes seitens der Zahlungsfunktion); Kontrolle und Eintragung der entsprechenden Maßnahmen;

Übermittlung an den Schatzmeister auf dem Datenweg und in Papierform zu Beginn des Haushaltsjahres und der Informationen über die einzelnen Kapitel des Haushaltes und deren Änderungen während des Haushaltsjahres;

Abschluss der Rechnungslegung am Ende des Haushaltsjahres mit Bereitstellung der Überblicke von Einnahmen und Spesen, die von der Bewilligungsfunktion und der Rechnungslegungsfunktion gegenzuzeichnen sind; auch allfällige nicht definierte Einnahmen sind zu verzeichnen;

Aufzeichnung von Einnahmebewegungen seitens des Schatzamtes auf die Sonderrechnungslegung der LZS und Bestätigung derselben, Bereitstellung der Einnahmedokumente;

Monitoring der Kassabewegungen und Einnahmeflüsse, sowie unverzügliche Veranlassung von Maßnahmen um rechtzeitig die Kassaeinnahmen zu integrieren und angemessen Vorschüsse zu gewährleisten, auf dem Wege der Übermittlung von Daten, Anforderungen, Urgenzen an die verantwortlichen Verwaltungen (AGEA, Ministerium für Wirtschaft und Finanzen, EU, Land);

Bescheinigung durch die Identifikation der Einzahlungsträger und entsprechenden Beträge, samt Verzeichnis der Begünstigten, der Schuldner und des Garantieregisters;

Zuordnung der Einnahmen an die einzelnen Kofinanzierungskonten und Registrierung der Einnahmebescheinigung von EU, Staats- und Landesfinanzierungen, als auch anderer Einnahmen (Rückholungen, Strafen, Zinsen, Kautionen, Registrierung von Zahlungen, die nicht zur Durchführung gelangten);

Einnahme von Kautionen auf Anweisung der Bewilligungsfunktion;

Bereitstellung und Erlass von Inkassoaufträgen und Weiterleitung derselben an den Schatzmeister auf dem Datenwege und in Papierform;

Übermittlung der Bescheinigungen von Wiedereinnahmen zur neuerlichen Zahlungsbewilligung an die Bewilligungsfunktion;

Rechnungslegung der Inkassoaufträge nach vorherigem Sichtvermerk seitens der Bewilligungsfunktion und Archivierung der gesamten Dokumentation (Aufträge, Quittungen);

Rechnungslegung der Zahlungen;

Führung der telematischen Geldflüsse mit dem Schatzmeister für durchgeführte Zahlungen und Eintragung derselben im Informationssystem. Aufzeigung von Unregelmäßigkeiten mittels check list;

Eintragung der Daten zur Bereitstellung von Berichten und Tabellen;

Überprüfung der Rückholungsmaßnahmen, die von der Bewilligungsfunktion veranlasst wurden und Ajourierung des Schuldnerregisters;

Anmerkung der mittels direkter Zahlungen eingelösten Guthaben, Zwangseintreibungen, Ausgleichszahlungen, Einholung von Kautionen im Schuldnerregister;

Schätzung und Führung von Ratenzahlungen, Erlöschen von Schulden und der entsprechenden Zinsen;

Periodische Analyse des Registers über den Grad der Einlösbarkeit von Krediten und dreimonatliche Überprüfung des Schuldnerregisters und des Schuldenstandes;

Periodische Berichterstattung an die Direktion der LZS über die Kreditsituation;

Veranlassung der Zwangseintreibung, wenn notwendig;

Anmerkung im eigenen, mit dem Schuldnerregister verbundenen Datenarchiv der Unregelmäßigkeiten, welche aus Verwaltungs- oder Gerichtsprotokolle hervorgeht, der in der Folge eingeleiteten Maßnahmen und erfolgten Änderungen in den betroffenen Verwaltungsabläufen;

Dreimonatige Ausarbeitung des Registers der Unregelmäßigkeiten, welches der Europäischen Kommission zu übermitteln ist.

Mitteilung an das Ministerium für Land- und Forstwirtschaft in Beantwortung von Anfragen bezüglich Unregelmäßigkeiten;

Monitoring der Rechnungslegung und der Bestimmungen und Vorschläge über die Änderung der entsprechenden Handbücher, die der LZS-Direktion zu unterbreiten sind;

Ermächtigung bzw. Widerruf der Ermächtigung seitens der LZS-Direktion von Zugängen zum Informationssystem zur Behandlung von Daten im Bereich der Rechnungslegung. Periodische Überprüfung der Benützer;

Bereitstellung aller periodischen Berichterstattungen, die (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) den verschiedenen Institutionen nach vorheriger Genehmigung durch die LZS-Direktion zuzuleiten sind, sei es auf der Grundlage von gesetzlichen Verpflichtungen oder organisatorischer Notwendigkeiten oder für die interne Kontrolle.

 

2 - Organigramm: omissis

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