1. Die Abrechnung muss innerhalb des Jahres vorgelegt werden, das auf jenes der Beitragsgewährung folgt. Bei schwerwiegenden und rechtfertigenden Gründen kann der Direktor/die Direktorin der Familienagentur auf entsprechend dokumentierten Antrag einen Aufschub der oben genannten Frist um maximal ein Jahr gewähren.
2. Damit der Beitrag ausgezahlt werden kann, muss der oder die Anspruchsberechtigte eine Ersatzerklärung im Sinne von Artikel 2 Absatz 2ter des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, vorlegen, unter Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars, mit folgenden Angaben:
a) tatsächliche Anzahl der Personen, die an den Projekten teilnehmen, die Gegenstand des Landesbeitrags sind,
b) für das durchgeführte Gesamtprojekt effektiv bestrittene Gesamtkosten samt Erklärung, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß beglichen wurden und dass die entsprechenden Ausgabenbelege und Rechnungen beim eigenen Sitz hinterlegt sind,
c) Erklärung über den Betrag der tatsächlichen Einnahmen, bestehend aus Tarifbeteiligungen der Nutzerinnen und Nutzer, einschließlich eventueller den Familien für die Nutzung der Dienste zugewiesener Voucher, und eventueller Beiträge sonstiger privater oder öffentlicher Rechtssubjekte,
d) Erklärung über den Steuerrückbehalt auf die Einkommenssteuer juristischer Personen (IRES) im Sinne von Artikel 28 des DPR vom 29. September 1973, Nr. 600, in geltender Fassung,
e) Erklärung über die steuerliche Absetzbarkeit der Mehrwertsteuer in Bezug auf die Ausgaben, für die ein Beitrag beantragt wird,
f) Erklärung über den Besitz der Lebensläufe aller pädagogisch Verantwortlichen und Betreuenden, aus denen die jeweilige Qualifikation hervorgeht.
3. Dem Auszahlungsantrag sind folgende Unterlagen beizulegen:
a) ein Tätigkeitsbericht, aus welchem das durchgeführte Programm hervorgeht, mit besonderem Hinweis darauf, dass die Voraussetzungen bestehen, welche die Grundlage für den Beitragsanspruch bilden,
b) die Ergebnisse einer Zufriedenheitserhebung unter den Eltern,
c) eine Auflistung aller im Bezugsjahr gezahlten Rechnungen und aller Ausgabenbelege, aus welcher die Eckdaten der für die Durchführung der Tätigkeit/des Vorhabens bestrittenen Kosten hervorgehen; diese muss auf jeder Seite vom gesetzlichen Vertreter/der gesetzlichen Vertreterin der antragstellenden Körperschaft unterzeichnet sein.
4. Die Familienagentur überprüft, ob die im Rahmen der Abrechnung vorgelegten Ausgabenbelege mit den Projektzielen übereinstimmen und ob die bestrittenen Kosten sich effektiv auf das durchgeführte Projekt beziehen und insgesamt betrachtet für dieses sinnvoll sind
5. Belaufen sich die tatsächlich bestrittenen Ausgaben auf einen niedrigeren Betrag als die zugelassenen Ausgaben, wird der Beitrag von Amts wegen auf der Grundlage der effektiv bestrittenen Ausgaben und der effektiven Einnahmen neu berechnet.
6. Haben weniger Personen am Projekt teilgenommen als ursprünglich vorgesehen, wird der Beitrag nach Vorlage einer stichhaltigen Begründung durch den Projektanbieter nicht reduziert.
7. Bei der Abrechnung können die zugelassenen Ausgaben im Ausmaß von höchstens 15 Prozent bis zu einem Höchstausmaß von 25.000,00 Euro durch den Nachweis ehrenamtlicher Tätigkeiten gedeckt werden, wobei sich jede ehrenamtlich geleistete Arbeitsstunde auf einen theoretischen Geldwert von 16,00 Euro beläuft. Die ehrenamtlichen Tätigkeiten dürfen nicht im Rahmen der Abrechnung vorgelegt werden, um den mit öffentlichen Beiträgen geförderten Teil der Ausgaben zu decken.