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l) Dekret des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 171)
Verordnung zur Protokollierung und zur digitalen Landesverwaltung

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1)
Kundgemacht im Amtsblatt  vom 23. Juni 2015, Nr. 25.

Art. 7 (Protokollierung)

(1)Die Gesamtheit der getätigten Protokolleinträge bildet das Protokollregister. 32)

(2)Folgende Angaben sind in das Protokollregister verpflichtend einzutragen:

  1. Protokollnummer, die automatisch vom elektronischen Protokoll generiert und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  2. Protokolldatum, das automatisch vom elektronischen Protokoll zugewiesen und in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  3. Protokolltyp,
  4. Dokumententypologie,
  5. Aktenplannummer,
  6. Absender bei eingehenden Dokumenten und Empfänger bei internen und bei ausgehenden Dokumenten; sie werden in nicht veränderbarer Form registriert, 33)
  7. Betreff des Dokuments, der in nicht veränderbarer Form registriert wird,
  8. elektronische Akte,
  9. Anzahl und kurze Beschreibung der Anlagen auf Papier (sofern vorhanden),
  10. Datum des Eingangs des Dokumentes, wenn der Protokolleintrag aufgeschoben wurde,
  11. Autor/Autorin des Protokolleintrages; er/sie wird automatisch vom elektronischen Protokoll erfasst und in nicht veränderbarer Form registriert,
  12. Zuweisung des Protokolleintrages an die Organisationseinheit des Autors/der Autorin des Eintrages; sie wird in nicht veränderbarer Form registriert,
  13. eventuelle Zuweisung des Protokolleintrages an eine oder mehrere Empfänger-Organisationseinheiten, 34)
  14. Nummer und Datum des Protokolls des Absenders bei eingehenden Dokumenten von öffentlichen Körperschaften,
  15. Nummer und Datum des Bezugsprotokolls, sofern vorhanden,
  16. Empfangs-/Versandart. 35)

(3)Wenn ein elektronisches Dokument protokolliert wird, ist weiters verpflichtend

  1. der Upload des elektronischen Dokuments und eventueller elektronischer Anlagen: Sie werden im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form und nicht löschbar gespeichert. Das Format des protokollierten Dokuments ist PDF, digital unterzeichnetes PDF (PAdES) oder P7M (CAdES),
  2. die Errechnung des „Fingerabdrucks“ (Hash-Wert) des elektronischen Dokuments: Sie wird vom elektronischen Protokoll durchgeführt und im Dokumentenverwaltungssystem des elektronischen Protokolls in nicht veränderbarer Form gespeichert. 36)

(3/bis) Der Upload des elektronischen Dokumentes in das Protokollregister erfolgt gleichzeitig mit der Protokollierung. 37)

(4) Der Betreff muss den Inhalt des Dokumentes zusammenfassen; Abkürzungen sind zu vermeiden.

(5) Die Protokollierung eingehender Dokumente erfolgt noch am Tag ihres Eingangs.

(6) Sofern die Dokumente wegen vorübergehender und außergewöhnlicher Arbeitsüberlastung nicht am Eingangstag protokolliert werden können, kann die Protokollierung aufgeschoben werden. Dies gilt ausschließlich für eingehende Dokumente.

(7) Die Protokollierung interner und ausgehender Dokumente erfolgt unmittelbar nach deren Unterzeichnung.  38)

(8) Durch die Protokollierung werden der Eingang und der Ausgang der Dokumente bescheinigt. 39)

32)
Art. 7 Absatz 1 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 1 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
33)
Der Buchstabe f) des Art. 7 Absatz 2 wurde im italienischen Wortlaut geändert durch Art. 6 Absatz 1 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
34)
Der Buchstabe m) des Art. 7 Absatz 2 wurde so ersetzt durch Art. 6 Absatz 2 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
35)
Art. 7 Absatz 2 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 2 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
36)
Art. 7 Absatz 3 wurde so ersetzt durch Art. 8 Absatz 3 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
37)
Art. 7 Absatz 3/bis wurde eingefügt durch Art. 6 Absatz 3 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
38)
Art. 7 Absatz 7 wurde so geändert durch Art. 8 Absatz 4 des D.LH. vom 19. April 2016, Nr. 14.
39)
Art. 7 Absatz 8 wurde angefügt durch Art. 6 Absatz 4 des D.LH. vom 22. März 2019, Nr. 7.
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