Decreto del Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 171)
Regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale

(1) Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso l’Amministrazione provinciale ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche. Per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti interni, il regolamento viene altresì adottato dagli enti, dalle agenzie e dagli organismi dipendenti dall’Amministrazione provinciale.

(2) Il presente regolamento promuove l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’Amministrazione provinciale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche.

(3) Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, trova applicazione la normativa vigente in materia.

(1) Ai fini del presente regolamento si intende per:

1. archivio corrente: archivio dei fascicoli concernenti gli affari e i procedimenti amministrativi in corso di trattazione;
   
2. archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali è prescritto un periodo obbligatorio di conservazione;
   
3. archivio storico: archivio di documenti rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale destinati alla conservazione permanente. Ha sede presso l’Archivio provinciale;
   
4. assegnazione: operazione che consente la visione delle registrazioni di protocollo;
   
5. caselle di posta istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
   
6. PEC-ID: casella di posta elettronica certificata rilasciata al titolare, previa identificazione dello stesso;
   
7. documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
   
8. documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni all’Amministrazione stessa;
   
9. documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e destinati alla comunicazione interna;
   
10. fascicolo: unità di base dell’archivio che raccoglie tutti i documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento amministrativo;
    
11. fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie documenti e documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale provinciale, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
    
12. identità digitale per l’Alto Adige: account per l’accesso ai servizi e-government delle pubbliche amministrazioni in Alto Adige. L’account certificato viene rilasciato previa identificazione della persona oppure creato tramite la carta servizi (CNS). L’account non certificato viene creato tramite una registrazione online;
    
13. interoperabilità: scambio di dati tra registri di protocollo;
    
14. IPA: indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni, nonché indice dei codici univoci ufficio assegnati ai fini della ricezione delle fatture elettroniche;
    
15. key-user: persona che attiva i permessi per la protocollazione e inserisce gli utenti nell’organigramma;
    
16. piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei documenti prodotti nei singoli procedimenti amministrativi e indicazione dei relativi tempi di conservazione;
    
17. PEC (posta elettronica certificata): tipologia di e-mail che attesta l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica;
    
18. registro di protocollo: registro unico di protocollo dell’Amministrazione provinciale, che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche;
    
19. scarto formale: distruzione di documenti, decorsi i tempi di conservazione, previa autorizzazione della commissione di sorveglianza e scarto;
    
20. scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore amministrativo, giuridico e storico;
    
21. segnatura di protocollo: informazioni minime per l’identificazione univoca di un documento;
    
22. selezione dei documenti: operazione di vaglio dei documenti finalizzata al relativo scarto o alla conservazione permanente.
    

(1) Presso l’Amministrazione provinciale è istituito un registro unico di protocollo.

(2) La denominazione del registro unico di protocollo è: registro di protocollo della Provincia autonoma di Bolzano - Alto Adige (PROVBZ).

(1) La protocollazione avviene presso i singoli dipartimenti, le singole ripartizioni e le singole aree dell’Amministrazione provinciale; i rispettivi direttori e direttrici possono prevedere una sede di protocollo unica o distribuire la protocollazione su più strutture organizzative.

(2) Nell’ambito delle singole strutture organizzative i permessi per la protocollazione vengono assegnati dai rispettivi responsabili.

(1) Ogni dipartimento, ogni ripartizione e ogni area dispone di un key-user.

(2) I key-user sono nominati rispettivamente dai direttori e dalle direttrici di dipartimento e di ripartizione nonché dai direttori e dalle direttrici d’area.

(3) I key-user attivano i permessi per la protocollazione e apportano i necessari aggiornamenti all’organigramma.

(4) La nomina a key-user comporta l’assegnazione di tutti i permessi per la protocollazione, nonché la visione delle registrazioni di protocollo relative al dipartimento, alla ripartizione o all’area di appartenenza.

(1) L’amministratore del registro di protocollo svolge funzioni di supervisione e redige il relativo manuale di gestione.

(2) L’Ufficio Organizzazione svolge i compiti di amministratore del registro di protocollo dell’Amministrazione provinciale.

(1) La protocollazione certifica la data di ricezione (posta in ingresso) o di redazione (posta in uscita e interna) del documento, nonché la provenienza dello stesso.

(2) La protocollazione è effettuata mediante inserimento dei seguenti dati nel registro di protocollo:

1. numero e data di protocollo, generati in automatico e registrati in forma non modificabile;
   
2. mittente dei documenti in ingresso ovvero destinatario o destinatari dei documenti interni o in uscita;
   
3. oggetto del documento;
   
4. numero e descrizione sintetica degli allegati, se presenti;
   
5. tipo di protocollo;
   
6. assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura organizzativa dell’autore/autrice del protocollo;
   
7. assegnazione della registrazione di protocollo alle strutture organizzative destinatarie;
   
8. titolo del titolario;
   
9. fascicolo di riferimento;
   
10. tipo di spedizione;
    
11. numero e data di protocollo del documento in ingresso, se disponibili;
    
12. protocollo di riferimento, se disponibile;
    
13. data di arrivo per le protocollazioni differite.
    

(3) Tutti i documenti informatici soggetti a protocollazione devono essere salvati nel registro di protocollo.

(4) L’oggetto deve riassumere il contenuto del documento; vanno evitate abbreviazioni.

(5) La protocollazione dei documenti in ingresso è effettuata nella giornata di arrivo.

(6) La protocollazione può essere differita esclusivamente per i documenti in ingresso e solo in caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di protocollare i documenti in giornata.

(7) La protocollazione dei documenti interni e in uscita è effettuata immediatamente dopo la loro sottoscrizione. Questo vale sia per i documenti cartacei sia per quelli informatici.

(1) A ogni registrazione di protocollo corrisponde una precisa cronologia, dalla quale risultano il nome e la struttura organizzativa dell’autore/autrice del protocollo, la data e l’ora di protocollazione.

(2) Tutte le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo sono memorizzate nella rispettiva cronologia.

(1) La numerazione nel registro di protocollo è progressiva e viene rinnovata ogni anno solare.

(2) Ogni numero di protocollo è assegnato una sola volta.

(3) Fanno eccezione i casi di ricezione di documenti indirizzati a più strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e i casi di spedizione di documenti interni e in uscita, indirizzati a due o più destinatari. Per ricevere lo stesso numero di protocollo, detti documenti devono essere identici sia per quanto concerne il contenuto sia per i destinatari.

(1) La segnatura di protocollo è composta dalla denominazione del registro di protocollo o dalla relativa abbreviazione, dal numero di protocollo e dalla data di protocollo.

(1) L’assegnazione permette alle singole strutture organizzative la visione delle registrazioni di protocollo.

(2) L’assegnazione permette inoltre la protocollazione dei documenti presso una qualsiasi struttura organizzativa, a prescindere dalla competenza in merito.

(1) Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e informatici aventi rilevanza amministrativa o giuridica.

(1) Non sono soggetti a protocollazione le Gazzette ufficiali, i Bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, giornali, riviste, libri, opuscoli, materiale informativo e pubblicitario, inviti a manifestazioni, documenti in elaborazione (bozze), la corrispondenza interna che non ha rilevanza amministrativa o giuridica, la corrispondenza riservata nonché i documenti soggetti a registrazione particolare (come ad esempio deliberazioni e decreti).

(1) La protocollazione determina il rispetto dei termini perentori di cui all’articolo 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(2) Dalla data di protocollazione decorre il termine per la conclusione del procedimento amministrativo di cui all’articolo 4 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(1) Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo previa autorizzazione dei direttori e delle direttrici delle strutture organizzative presso le quali è istituita una sede di protocollo.

(2) Dall’autorizzazione devono risultare il numero e la data di protocollo della registrazione da annullare, nonché le motivazioni dell’annullamento.

(3) Nel registro di protocollo, l’annullamento è riconoscibile da un’apposita dicitura generata in automatico; sui documenti cartacei l’annullamento della segnatura di protocollo viene apportato a mano.

(1) A fine giornata il protocollo informatico genera in automatico il registro giornaliero di protocollo.

(1) Nell’impossibilità di usufruire del registro di protocollo per un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il Direttore generale/la Direttrice generale autorizza la protocollazione in un apposito registro di emergenza.

(2) Le registrazioni effettuate nel registro di emergenza vanno prontamente inserite nel registro di protocollo al ripristino delle sue funzionalità.

(1) La corrispondenza viene aperta e protocollata presso le rispettive sedi di protocollo nella giornata di arrivo.

(2) La corrispondenza pervenuta o consegnata presso una struttura organizzativa non competente, va comunque protocollata e prontamente inoltrata alla struttura organizzativa di competenza.

(3) La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.

(4) La busta della posta in ingresso va conservata e annotata nel registro di protocollo come allegato in caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume rilevanza giuridica (es. raccomandata pervenuta dopo la scadenza di un termine perentorio). La data e l’ora di spedizione sono comprovate dal timbro postale.

(5) Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.

(6) Se il mittente o una persona incaricata consegna personalmente un documento e chiede una ricevuta che ne attesti l’avvenuta consegna, il personale è autorizzato a rilasciare gratuitamente una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, munito di segnatura di protocollo.

(7) La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:

1. le caselle di posta istituzionali;
   
2. le caselle di posta elettronica certificata;
   
3. i servizi e-government dell’Amministrazione provinciale;
   
4. altri servizi digitali.
   

(1) La spedizione di documenti informatici avviene tramite:

1. le caselle di posta istituzionali;
   
2. le caselle di posta elettronica certificata;
   
3. i servizi e-government dell’Amministrazione provinciale;
   
4. altri servizi digitali.
   

(2) La spedizione di documenti non soggetti a protocollazione avviene tramite le caselle di posta elettronica nominative o di servizio.

(3) La comunicazione tra pubbliche amministrazioni avviene:

1. mediante lo scambio di dati tra registri di protocollo (interoperabilità);
   
2. tramite la posta elettronica istituzionale;
   
3. tramite la posta elettronica certificata; in questo caso si utilizzano gli indirizzi risultanti dall’indice IPA;
   
4. tramite altri servizi digitali che consentono forme di cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni.
   

(4) Nello scambio di documenti tra pubbliche amministrazioni non è consentita la trasmissione via fax.

(1) All’interno dell’Amministrazione provinciale, la spedizione della corrispondenza avviene per via elettronica (registro di protocollo, e-mail o altri applicativi informatici). Nella comunicazione tra le singole strutture organizzative, non è consentito il ricorso alla posta elettronica certificata.

(2) Solo in casi eccezionali è consentita la spedizione di documenti cartacei, che avviene mediante apposite buste di spedizione.

(3) I documenti interni sono protocollati dalla struttura organizzativa che li redige e sono assegnati alla struttura organizzativa destinataria.

(4) I documenti sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata sono protocollati e salvati nel registro di protocollo.

(5) Le comunicazioni interne di carattere informale non sono soggette a protocollazione. La loro trasmissione avviene tramite le caselle di posta nominative.

(1) I documenti e la documentazione concernenti il rapporto di lavoro del personale sono depositati, di norma, nel fascicolo digitale e non vengono trasmessi per posta. Il fascicolo del personale provinciale è alimentato dalla Ripartizione Personale. Il fascicolo del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale è alimentato dalla Ripartizione Personale e dalle Intendenze scolastiche. Il fascicolo personale è accessibile esclusivamente al singolo collaboratore/alla singola collaboratrice.

(1) Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale è assegnato un “codice univoco ufficio” risultante dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

(1) La posta elettronica certificata (PEC) è una tipologia di e-mail che attesta sia l’invio (ricevuta di accettazione) sia l’avvenuta consegna (ricevuta di avvenuta consegna) di un messaggio scambiato tra due caselle di posta elettronica certificata.

(2) A differenza della PEC-ID, le caselle di PEC non garantiscono un’identificazione univoca del titolare, a meno che il documento così trasmesso non sia munito di firma digitale o firma elettronica qualificata.

(1) La PEC-ID è una casella di posta elettronica certificata, rilasciata a persone fisiche e giuridiche da parte di un gestore, previa identificazione delle stesse. L’avvenuta identificazione risulta da un apposito allegato del messaggio di posta elettronica certificata.

(2) La PEC-ID non necessita di alcuna firma aggiuntiva, in quanto la stessa casella di posta identifica l'autore del messaggio.

(1) L’accesso ai servizi e-government dell’Amministrazione provinciale avviene tramite il portale e-government.

(2) Per usufruire dei servizi e-government è necessaria l’identificazione dell’utente. L’identificazione avviene, a seconda del procedimento, mediante la carta servizi (CNS), l’identità digitale per l’Alto Adige (certificata o non certificata) oppure il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale (SPID).

(1) Istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate per via elettronica all’Amministrazione provinciale sono valide, a seconda del procedimento, se:

1. corredate di firma digitale o di firma elettronica qualificata;
   
2. trasmesse mediante PEC e sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata;
   
3. trasmesse mediante una casella PEC-ID;
   
4. l’identificazione dell’utente avviene mediante la carta servizi (CNS), l’identità digitale per l’Alto Adige (certificata o non certificata) oppure il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale (SPID).
   

(1) Le copie su supporto analogico di documento informatico corredato di firma digitale o firma elettronica qualificata hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata rispettivamente dal Segretario generale/dalla Segretaria generale, dal Direttore generale/dalla Direttrice generale, dai direttori e dalle direttrici di ripartizione, dai direttori e dalle direttrici d’area ovvero dai direttori e dalle direttrici d’ufficio.

(1) Nella comunicazione elettronica con l’Amministrazione provinciale sono utilizzati i formati di file elencati nella seguente pagina web: http://www.provincia.bz.it/informatica/cittadino/formati-file.asp. L'Amministrazione provinciale legge tutti i formati ivi elencati, ma non è tenuta a rispondere utilizzando lo stesso formato.

(2) L’Amministrazione provinciale trasmette i propri file nei formati elencati nella pagina web di cui al comma 1.

(3) Lo scambio di file non conformi ai formati riportati nell’elenco di cui al comma 1 o di file contenenti parti attive (es. macro), deve essere preventivamente concordato tra le parti interessate ed è ammesso solo in casi eccezionali.

(1) Il titolario è organizzato su più livelli, denominati titolo, sottotitolo e classe. I rispettivi riferimenti numerici sono tassativi.

(2) Modifiche al titolario possono essere effettuate solo con decreto del Direttore generale/della Direttrice generale.

(1) I documenti inerenti ad uno stesso procedimento amministrativo sono raccolti in fascicoli.

(2) Il fascicolo costituisce l’unità di base dell’archivio.

(3) Contestualmente alla protocollazione ogni documento viene associato al corrispondente fascicolo.

(1) I fascicoli cartacei sono conservati nell’archivio corrente degli uffici di competenza. Concluso il procedimento, il relativo fascicolo è trasferito all’archivio di deposito, previa effettuazione dello scarto informale.

(2) L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato.

(1) Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, i documenti vengono scartati oppure consegnati all’Archivio provinciale. Le decisioni in merito sono di competenza delle commissioni di sorveglianza e scarto, le quali si riuniscono a intervalli regolari.

(2) I documenti aventi rilevanza giuridica e amministrativa illimitata o di notevole importanza storico-culturale, trascorsi non più di 40 anni dalla loro protocollazione, vengono consegnati all’Archivio provinciale, ai fini della loro conservazione permanente.

(3) Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto vengono verbalizzate (verbale ed elenco di scarto).

(4) Ai fini della consegna all’Archivio provinciale, le commissioni di sorveglianza e scarto redigono un verbale di consegna.

(1) I documenti informatici sono archiviati nel sistema di gestione documentale dell’Amministrazione provinciale.

(2) I documenti informatici sono soggetti a un processo di conservazione documentale a lungo termine, al fine di garantirne l’integrità e la leggibilità e, se corredati di firma digitale o firma elettronica qualificata, la validità della firma nel tempo.

(3) Le riproduzioni di documenti informatici corredati di firma digitale o firma elettronica qualificata riportano un’annotazione relativa alla conservazione dell’originale a norma di legge.

(1) Sono definiti beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche, gli archivi e i documenti dell’Amministrazione provinciale.

(1) Fatte salve le disposizioni di cui all’articolo 24 e seguenti della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, il contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a chi non ne abbia diritto in base alle vigenti disposizioni normative, né propalato all’interno dell’Amministrazione provinciale. L’inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto d’ufficio.

(1) Il decreto del Presidente della Provincia 7 novembre 2011, n. 38, è abrogato.

(1) Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.