Dekret des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 171)
Verordnung zur Protokollierung und zur digitalen Landesverwaltung

(1) Diese Verordnung regelt die Schriftgutverwaltung in der Landesverwaltung im Sinne des Landesgesetzes vom 13. Dezember 1985, Nr. 17, in geltender Fassung. Sie gilt auch für die vom Land abhängigen Körperschaften, Agenturen und Organismen, sofern mit der jeweiligen internen Ordnung vereinbar.

(2) Ziel dieser Verordnung ist es, im Sinne des gesetzesvertretenden Dekretes vom 7. März 2005, Nr. 82, in geltender Fassung, die Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien in der Landesverwaltung zu fördern.

(3) Alles, was nicht ausdrücklich mit dieser Verordnung geregelt wird, unterliegt den einschlägigen Rechtsvorschriften.

(1) Für diese Verordnung gelten folgende Be-griffsbestimmungen:

1. Registratur: Ablage der Akten laufender Geschäftsvorgänge und Verwaltungsverfahren.
   
2. Zwischenarchiv: Ablage der Akten abgeschlossener Geschäftsvorgänge und Verwaltungsverfahren, für welche eine verpflichtende Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.
   
3. Historisches Archiv: Beim Landesarchiv angesiedeltes Archiv, in welchem rechtlich und kulturhistorisch relevante Dokumente ständig aufbewahrt werden.
   
4. Zuweisung: Vorgang, der Einsicht in die Protokolleinträge ermöglicht.
   
5. Institutionelle Postfächer: Elektronische Postfächer der Organisationseinheiten der Landesverwaltung.
   
6. PEC-ID: Zertifiziertes elektronisches Postfach, das nach Identifizierung des Inhabers zugewiesen wird.
   
7. Eingangsdokumente: An die Landesverwaltung gerichtete Dokumente.
   
8. Ausgangsdokumente: Von der Landesverwaltung verfasste Dokumente, die an Empfänger außerhalb derselben gerichtet sind.
   
9. Interne Dokumente: Dokumente, welche von den einzelnen Organisationseinheiten verfasst werden und der internen Kommunikation der Landesverwaltung dienen.
   
10. Akte: Grundeinheit des Archivs, welche sämtliche Unterlagen eines Geschäftsvorganges oder Verwaltungsverfahrens umfasst.
    
11. Digitale Personalakte: Digitale Ablage personalrelevanter Dokumente und Unterlagen des Landespersonals, sowie der Schulführungskräfte, des Lehr- und Inspektionspersonals der Schulen staatlicher Art.
    
12. Digitale Identität für Südtirol: Account für den Zugang zu den E-Government-Diensten der öffentlichen Verwaltungen in Südtirol. Der zertifizierte Account wird nach Identifizierung der Person ausgestellt, beziehungsweise über die Bürgerkarte (CNS) erstellt. Der nicht zertifizierte Account wird durch eine Online-Registrierung erstellt.
    
13. Interoperabilität: Datenaustausch zwischen Protokollregistern.
    
14. IPA: Nationales Verzeichnis der zertifizierten E-Mail-Adressen der öffentlichen Verwaltungen, sowie Verzeichnis der Amtskodes („codice univoco ufficio“), welche dem Empfang elektronischer Rechnungen dienen.
    
15. Key-User: Person, welche die Protokollierungsberechtigungen aktiviert und die Benutzer und Benutzerinnen in das Organigramm einbindet.
    
16. Bewertungsrichtlinien: Verzeichnis, welches von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen erstellt wird. Es enthält eine Auflistung der in den einzelnen Verwaltungsverfahren anfallenden Dokumente sowie die Angabe der entsprechenden Aufbewahrungsfristen.
    
17. PEC (zertifizierte elektronische Post): Mailform, bei der die Übermittlung und die erfolgte Zustellung von elektronischer Post bescheinigt wird.
    
18. Protokollregister: Einheitliches Protokollregister der Landesverwaltung, das den Kriterien des elektronischen Protokolls im Sinne des Dekretes des Präsidenten der Republik vom 28. Dezember 2000, Nr. 445, in geltender Fassung, entspricht.
    
19. Formelle Skartierung: Von der Überwachungs- und Bewertungskommission genehmigte Vernichtung von Dokumenten, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
    
20. Informelle Skartierung: Aussonderung jener Unterlagen aus der Registratur, die weder verwaltungsmäßig noch rechtlich noch geschichtlich relevant sind.
    
21. Protokollsignatur: Mindestangaben zur eindeutigen Identifizierung eines Dokuments.
    
22. Schriftgutbewertung: Sichtung der Unterlagen zwecks Aussonderung oder ständiger Aufbewahrung.
    

(1) Bei der Landesverwaltung ist ein einheitliches Protokollregister eingerichtet.

(2) Die Bezeichnung des einheitlichen Protokollregisters lautet: Protokollregister der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol (PROVBZ).

(1) Die Protokollierung erfolgt in den einzelnen Ressorts, Abteilungen und Bereichen der Landesverwaltung. Die jeweiligen Direktoren und Direktorinnen legen fest, ob eine einzige Protokollstelle eingerichtet oder ob die Protokollierung in mehreren Organisationseinheiten vorgenommen wird.

(2) Die Protokollierungsberechtigungen werden von den jeweiligen Vorgesetzten der einzelnen Organisationseinheiten erteilt.

(1) Jedes Ressort, jede Abteilung und jeder Bereich hat einen Key-User.

(2) Die Key-User werden jeweils von den Ressortdirektoren und -direktorinnen, den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen und den Bereichsdirektoren und -direktorinnen ernannt.

(3) Die Key-User aktivieren die Protokollierungsberechtigungen und aktualisieren das Organigramm bei Bedarf.

(4) Die Key-User haben neben sämtlichen Protokollierungsberechtigungen Einsicht in alle Protokolleinträge des eigenen Ressorts, der eigenen Abteilung oder des eigenen Bereichs.

(1) Der Administrator für das Protokollregister hat die Funktion eines Supervisors und erstellt das Handbuch zur Verwaltung des Protokollregisters.

(2) Die Aufgaben des Administrators für das Protokollregister der Landesverwaltung werden vom Organisationsamt wahrgenommen.

(1) Durch die Protokollierung werden das Empfangsdatum (Posteingang) oder das Erstellungsdatum (Postausgang und interne Post) sowie die Herkunft des Dokuments bescheinigt.

(2) Die Protokollierung erfolgt durch die Eingabe folgender Angaben in das Protokollregister:

1. Protokollnummer und -datum, die automatisch generiert und in nicht veränderbarer Form registriert werden,
   
2. Absender der eingegangenen Dokumente oder Empfänger der internen oder der ausgehenden Dokumente,
   
3. Betreff des Dokuments,
   
4. Anzahl und kurze Beschreibung allfälliger Anlagen,
   
5. Protokolltyp,
   
6. Zuweisung des Protokolleintrages an die Organisationseinheit der protokollierenden Person,
   
7. Zuweisung des Protokolleintrages an die empfangenden Organisationseinheiten,
   
8. Aktenplantitel,
   
9. Bezugsakte,
   
10. Versandart,
    
11. Protokollnummer und -datum des eingehenden Dokuments, sofern verfügbar,
    
12. Bezugsprotokoll, sofern vorhanden,
    
13. Eingangsdatum für aufgeschobene Protokolleinträge.
    

(3) Alle protokollierungspflichtigen elektronischen Dokumente müssen im Protokollregister gespeichert werden.

(4) Der Betreff muss den Inhalt des Dokumentes zusammenfassen; Abkürzungen sind zu vermeiden.

(5) Die Protokollierung eingehender Dokumente erfolgt noch am Tag ihres Eingangs.

(6) Sofern die Dokumente wegen vorübergehender und außergewöhnlicher Arbeitsüberlastung nicht am Eingangstag protokolliert werden können, kann die Protokollierung aufgeschoben werden. Dies gilt ausschließlich für eingehende Dokumente.

(7) Die Protokollierung interner und ausgehender Dokumente erfolgt unmittelbar nach deren Unterzeichnung. Dies gilt sowohl für Dokumente in Papierform als auch für solche in elektronischer Form.

(1) Jedem Protokolleintrag entspricht eine bestimmte chronologische Zuordnung, bei der der Name und die Organisationseinheit der protokollierenden Person sowie Datum und Uhrzeit der Protokollierung eingetragen werden.

(2) Sämtliche Änderungen zu den Protokolleinträgen werden in der jeweiligen Chronologie festgehalten.

(1) Die Nummerierung im Protokollregister ist fortlaufend und beginnt in jedem Kalenderjahr neu.

(2) Jede Protokollnummer wird nur einmal vergeben.

(3) Ausgenommen sind jene eingehenden Dokumente, die an mehrere Organisationseinheiten der Landesverwaltung gerichtet sind, sowie interne und ausgehende Dokumente, die zwei oder mehreren Empfängern gesendet werden. Diese Dokumente müssen identisch sein, damit sie dieselbe Protokollnummer erhalten können; dies gilt sowohl für den Inhalt, als auch für die darin angeführten Empfänger.

(1) Die Protokollsignatur besteht aus der Bezeichnung des Protokollregisters oder dem entsprechenden Kürzel, aus der Protokollnummer und aus dem Protokolldatum.

(1) Durch die Zuweisung erhalten die einzelnen Organisationseinheiten Einsicht in die Protokolleinträge.

(2) Die Zuweisung ermöglicht zudem die Protokollierung von Dokumenten auch bei Organisationseinheiten, die für den Sachverhalt nicht zuständig sind.

(1) Protokollierungspflichtig sind alle Dokumente in Papierform und alle elektronischen Dokumente, welche rechtlich oder verwaltungstechnisch relevant sind.

(1) Nicht protokollierungspflichtig sind Gesetzesanzeiger, Amtsblätter, Nachrichtenblätter der öffentlichen Verwaltung, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Broschüren, Informations- und Werbematerial, Einladungen zu Veranstaltungen, Entwürfe von Dokumenten, interne Korrespondenz, die weder rechtlich noch verwaltungstechnisch relevant ist, vertrauliche Korrespondenz sowie getrennt registrierte Dokumente (wie beispielsweise Beschlüsse und Dekrete).

(1) Die Protokollierung ist für die Einhaltung der Ausschlussfristen laut Artikel 3 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, ausschlaggebend.

(2) Ab dem Tag der Protokollierung läuft die Frist für den Abschluss des Verwaltungsverfahrens laut Artikel 4 des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung.

(1) Protokolleinträge können nur mit entsprechender Ermächtigung der Direktoren und Direktorinnen der Organisationseinheiten, bei denen eine Protokollstelle eingerichtet ist, annulliert werden.

(2) In der Ermächtigung müssen die Protokollnummer und das Protokolldatum des zu annullierenden Protokolleintrages sowie der Annullierungsgrund angegeben werden.

(3) Im Protokollregister wird die Annullierung durch eine entsprechende Aufschrift automatisch kenntlich gemacht; die Annullierung der Protokollsignatur auf Papier erfolgt händisch.

(1) Am Ende eines jeden Arbeitstages generiert das elektronische Protokoll automatisch das Protokolltagesregister.

(1) Immer dann, wenn das Protokollregister über einen Zeitraum von mehr als 48 Stunden nicht benutzt werden kann, erlaubt der Generaldirektor/die Generaldirektorin die Protokollierung in einem eigenen Notfallregister.

(2) Die im Notfallregister gespeicherten Protokolleinträge werden nach erneuter Inbetriebnahme des Protokollregisters schnellstmöglich dort nachgetragen.

(1) Die Post wird in den jeweiligen Protokollstellen noch am Tag ihres Eingangs geöffnet und protokolliert.

(2) Post, die bei einer nicht zuständigen Organisationseinheit eingeht oder abgegeben wird, wird trotzdem protokolliert und der zuständigen Organisationseinheit umgehend weitergeleitet.

(3) Umschläge mit der Aufschrift „persönlich“, „vertraulich“ oder einem ähnlichen Hinweis sowie versiegelte Umschläge oder Schriftverkehr, welcher an Mitglieder der Landesregierung gerichtet ist, dürfen nicht geöffnet werden. Sie gelten als vertrauliche Korrespondenz.

(4) Der Umschlag ist zu verwahren und im Protokollregister als Anlage einzutragen, wenn es sich beim Posteingang um Rekurse, Mahnungen, Aufforderungen, Meldungen, Gesuche um Teilnahme an Wettbewerben oder um Zuschüsse, Beihilfen oder andere finanzielle Begünstigungen, Meldungen über die Aufnahme einer Tätigkeit oder andere Dokumente handelt, bei denen das Versanddatum rechtlich relevant ist (z.B. bei einem Einschreiben, das nach Ablauf der Ausschlussfrist eingegangen ist). Datum und Uhrzeit des Versands werden durch den Poststempel belegt.

(5) Per Fax eingegangene Dokumente werden ebenfalls protokolliert. Wird dasselbe Dokument zudem auch auf dem Postweg übermittelt, wird es nicht erneut protokolliert, außer es weist Änderungen auf.

(6) Wird ein Dokument vom Absender oder von einer beauftragten Person persönlich abgegeben und dafür eine Empfangsbestätigung verlangt, ist das Personal ermächtigt, die erste Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokuments, unentgeltlich zu fotokopieren und auszuhändigen.

(7) Die Entgegennahme von elektronischen Dokumenten erfolgt über

1. die institutionellen Postfächer,
   
2. die zertifizierten elektronischen Postfächer,
   
3. die E-Government-Dienste der Landesverwaltung,
   
4. sonstige digitale Dienste.
   

(1) Der Versand elektronischer Dokumente erfolgt über

1. die institutionellen Postfächer,
   
2. die zertifizierten elektronischen Postfächer,
   
3. die E-Government-Dienste der Landesverwaltung,
   
4. sonstige digitale Dienste.
   

(2) Die Übermittlung von nicht protokollierungspflichtigen Dokumenten erfolgt über die namentlichen oder dienstbezogenen elektronischen Postfächer.

(3) Die Kommunikation zwischen öffentlichen Verwaltungen erfolgt

1. durch Datenaustausch zwischen Protokollregistern (Interoperabilität),
   
2. über die institutionellen Postfächer,
   
3. über die zertifizierten elektronischen Postfächer, wobei dafür die Adressen laut IPA-Verzeichnis herangezogen werden,
   
4. über sonstige digitale Dienste, welche Formen der Anwendungsvernetzung zwischen öffentlichen Verwaltungen ermöglichen.
   

(4) Zwischen öffentlichen Verwaltungen dürfen Dokumente nicht mit Fax übermittelt werden.

(1) Innerhalb der Landesverwaltung erfolgt der Schriftverkehr auf elektronischem Wege (über das Protokollregister, durch E-Mail oder über sonstige elektronische Anwendungen). Zwischen den einzelnen Organisationseinheiten ist die Korrespondenz über das zertifizierte elektronische Postfach (PEC) nicht zulässig.

(2) Der Versand von Dokumenten in Papierform ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Er erfolgt mittels eigens dafür vorgesehenen Umschlägen.

(3) Interne Dokumente werden von jener Organisationseinheit protokolliert, welche sie verfasst, und der Empfänger-Organisationseinheit zugewiesen.

(4) Mit digitaler oder qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnete Dokumente werden protokolliert und im Protokollregister gespeichert.

(5) Interne, informelle Mitteilungen unterliegen keiner Protokollierungspflicht. Die Übermittlung erfolgt über die namentlichen Postfächer.

(1) In der Landesverwaltung werden personalrelevante Dokumente und Unterlagen in der Regel in der digitalen Personalakte des/der Bediensteten abgelegt und nicht auf dem Postweg zugesendet. Die Personalakte des Landespersonals wird von der Abteilung Personal gespeist. Die Personalakte der Schulführungskräfte, des Lehr- und Inspektionspersonals der Schulen staatlicher Art wird von der Abteilung Personal und von den Schulämtern gespeist. Die Personalakte kann nur von dem/der jeweiligen Bediensteten eingesehen werden.

(1) Zwecks Empfang von elektronischen Rechnungen wird den einzelnen Organisationseinheiten der Landesverwaltung ein eigener Amtskode aus dem IPA-Verzeichnis zugeteilt.

(1) Die zertifizierte elektronische Post (PEC) ist eine spezifische Mailform, durch die die Übermittlung (Übermittlungsbestätigung) und die erfolgte Zustellung (Zustellungsbestätigung) einer zwischen zwei zertifizierten elektronischen Postfächern gesendeten Nachricht bestätigt werden.

(2) Im Unterschied zur PEC-ID ist bei den PEC-Postfächern keine eindeutige Identifizierung des Inhabers gegeben, es sei denn, das damit übermittelte Dokument ist mit einer digitalen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

(1) Unter PEC-ID versteht man ein zertifiziertes elektronisches Postfach für physische und juristische Personen, das von einem Anbieter nach entsprechender Identifizierung zugeteilt wird. Die erfolgte Identifizierung ist aus einem eigenen Anhang zur zertifizierten elektronischen Mitteilung ersichtlich.

(2) Die PEC-ID erfordert keine zusätzliche Signatur, da die Identifizierung des Autors der Nachricht bereits durch das Postfach gegeben ist.

(1) Der Zugang zu den E-Government-Diensten der Landesverwaltung erfolgt über das E-Government-Portal.

(2) Benutzer und Benutzerinnen, welche die E-Government-Dienste in Anspruch nehmen wollen, müssen sich identifizieren, und zwar, je nach Verfahren, durch die Bürgerkarte (CNS), die digitale Identität für Südtirol (zertifiziert oder nicht zertifiziert) oder das SPID-System („sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale“), ein öffentliches System zur Verwaltung der digitalen Identität.

(1) Anträge, Erklärungen und Meldungen, die bei der Landesverwaltung auf elektronischem Weg eingereicht werden, sind je nach Verfahren gültig, wenn

1. sie eine digitale oder eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen,
   
2. sie mit PEC übermittelt werden und mit digitaler oder qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet sind,
   
3. sie mit PEC-ID übermittelt werden,
   
4. sich der Benutzer oder die Benutzerin über die Bürgerkarte (CNS), die digitale Identität für Südtirol (zertifiziert oder nicht zertifiziert) oder das SPID-System identifiziert.
   

(1) Papierkopien von elektronischen Dokumenten, die mit einer digitalen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, haben die selbe Beweiskraft wie das Originaldokument, wenn sie in sämtlichen Teilen mit dem Original übereinstimmen und dies jeweils vom Generalsekretär/der Generalsekretärin, dem Generaldirektor/der Generaldirektorin, den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen, den Bereichsdirektoren und -direktorinnen oder den Amtsdirektoren und -direktorinnen bescheinigt wird.

(1) In der elektronischen Kommunikation mit der Landesverwaltung werden die unter folgendem Link abrufbaren Dateiformate verwendet: http://www.provinz.bz.it/informatik/buerger/dokumentformate.asp. Die Landesverwaltung liest die dort angeführten Formate, ist aber nicht verpflichtet, im selben Format zu antworten.

(2) Die Landesverwaltung übermittelt ihre Dateien in den Formaten, welche unter dem in Absatz 1 angeführten Link abrufbar sind.

(3) Der Austausch von Dateien, die nicht in den im Verzeichnis laut Absatz 1 angeführten Formaten abgefasst sind, sowie von Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) muss zwischen den Beteiligten im Vorfeld vereinbart werden und ist nur in Ausnahmefällen zulässig.

(1) Der Aktenplan ist mehrstufig gegliedert, und zwar in Titel, Untertitel und Gruppen. Die jeweiligen Bezugsziffern sind bindend.

(2) Der Aktenplan kann nur mit Dekret des Generaldirektors/der Generaldirektorin geändert werden.

(1) Dokumente, die zu ein und demselben Verwaltungsverfahren gehören, werden in Akten gesammelt.

(2) Die Akte bildet die Grundeinheit des Archivs.

(3) Mit der Protokollierung des Dokuments erfolgt gleichzeitig seine Zuordnung zur entsprechenden Akte.

(1) Die einzelnen Papierakten werden im zuständigen Amt in der Registratur aufbewahrt. Sobald ein Verfahren abgeschlossen ist, wird die entsprechende Akte, nach einer informellen Skartierung, im Zwischenarchiv abgelegt.

(2) Zugang zum Zwischenarchiv hat nur das dazu ermächtigte Personal.

(1) Nach Ablauf der gesetzlich festgelegten oder in den Bewertungsrichtlinien vorgesehenen Fristen werden die Dokumente ausgesondert und vernichtet oder an das Landesarchiv weitergegeben. Hierfür zuständig sind die Überwachungs- und Bewertungskommissionen, welche sich in regelmäßigen Abständen treffen.

(2) Dokumente, die ohne zeitliche Beschränkung rechtliche und verwaltungstechnische Relevanz haben oder von besonderer kulturhistorischer Bedeutung sind, werden spätestens 40 Jahre nach ihrer Protokollierung dem Landesarchiv zur ständigen Aufbewahrung übergeben.

(3) Die Entscheidungen der Überwachungs- und Bewertungskommissionen werden in einer Niederschrift (Skartierungsprotokoll und -verzeichnis) festgehalten.

(4) Zur Übergabe der Dokumente an das Landesarchiv verfassen die Überwachungs- und Bewertungskommissionen ein Übergabeprotokoll.

(1) Elektronische Dokumente werden im Dokumentenverwaltungssystem der Landesverwaltung gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente unterliegen einem Verfahren der Langzeitspeicherung, um ihren vollständigen Erhalt und ihre Lesbarkeit sowie die Gültigkeit der Signatur, wenn sie mit digitaler oder qualifizierter elektronischer Signatur versehen sind, auf Dauer zu gewährleisten.

(3) Wiedergaben von elektronischen Dokumenten, die mit einer digitalen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, enthalten einen Hinweis darauf, dass das Originaldokument nach den einschlägigen Rechtsvorschriften aufbewahrt wird.

(1) Sämtliche Archive und Dokumente der Landesverwaltung sind Kulturgüter im Sinne des gesetzesvertretenden Dekretes vom 22. Januar 2004, Nr. 42, in geltender Fassung.

(1) Unbeschadet der in Artikel 24 und folgende des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, vorgesehenen Regelung darf der Inhalt der Akten, auch nicht teilweise, weder Personen mitgeteilt werden, die nicht nach den einschlägigen Bestimmungen dazu berechtigt sind, noch innerhalb der Landesverwaltung verbreitet werden. Die Übertretung dieses Verbotes stellt eine Verletzung des Amtsgeheimnisses dar.

(1) Das Dekret des Landeshauptmanns vom 7. November 2011, Nr. 38, ist aufgehoben.

(1) Dieses Dekret tritt am Tag nach seiner Kundmachung im Amtsblatt der Region in Kraft.

Dieses Dekret ist im Amtsblatt der Region kundzumachen. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.