f) Decreto del Presidente della Giunta provinciale 16 giugno 1994, n. 211)
Regolamento per la disciplina dell'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi e del trattamento dei dati personali 2)

(1) Il presente titolo disciplina le modalità di esercizio ed i casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'articolo 25, comma 2, della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, recante la disciplina del procedimento amministrativo e del diritto di accesso ai documenti amministrativi.4)

(2)Le misure organizzative occorrenti per l'attuazione del diritto di accesso sono adottate dal direttore della struttura organizzativa che ha formato il documento richiesto o che lo detiene stabilmente in originale. 5)

(3) Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è esercitato nei confronti di tutte le strutture organizzative della Provincia, delle aziende e degli enti da essa dipendenti, da chiunque vi abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, eccezione fatta per i documenti amministrativi relativi all'ambiente, per i quali non è necessario dimostrare l'interesse personale e concreto.6)

(4)Con riferimento agli atti del procedimento amministrativo, purché esecutivi ed efficaci, il diritto di accesso si esercita, anche durante il procedimento stesso, nei confronti della struttura organizzativa competente a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente. Il diritto di accesso agli atti adottati dalla Giunta provinciale è autorizzato dal Segretario generale. 7)

(5) Non è ammesso l'accesso agli atti preparatori nel corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, salvo diverse disposizioni di legge.

(6) Le disposizioni sulle modalità del diritto di accesso di cui al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi, anche locali.

(1) Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, alla struttura organizzativa competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.

(2) L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, far constare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri rappresentativi.

(3) La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, l'esibizione del documento, per estrarne appunti, ovvero altra modalità idonea.

(4) La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, è presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.

(1) Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale.

(2) Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio, su richiesta dell'interessato, è tenuto a rilasciare ricevuta.

(3) La richiesta formale presentata ad organo o struttura organizzativa diversi da quelli nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dai medesimi immediatamente trasmessa a quelli competenti. Di tale trasmissione è data comunicazione all'interessato.

(4) Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 2, commi 2 e 3.

(5) Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'organo o struttura organizzativa competenti, o dalla ricezione della medesima nell'ipotesi disciplinata dal comma 3.

(6) Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione, entro dieci giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.

(7) Responsabile del procedimento di accesso è il direttore o, su delega di questi, altro dipendente addetto alla struttura organizzativa competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente. Nel caso di atti infraprocedimentali, responsabile del procedimento di accesso è, parimenti il direttore, o il dipendente da lui delegato, competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo stabilmente, fatto salvo quanto disposto all'articolo 1, comma 4.

(1) Fatta salva la più specifica disciplina contenuta nelle misure organizzative di cui all'articolo 1, comma 2, il diritto di accesso si esercita secondo le modalità che seguono.

(2) L'esame dei documenti avviene presso la competente struttura organizzativa, nelle ore di ufficio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto.

(3) Salva comunque l'applicazione delle norme penali, è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.

(4) L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata con delega scritta, con l'eventuale accompagnamento di altra persona le cui generalità vanno registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.8)

(5) La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento dell'eventuale costo di riproduzione stabilito dalla Giunta provinciale. Le copie dei provvedimenti amministrativi sono rilasciati in forma autenticata.9)

(1) Le misure organizzative di cui all'articolo 1, comma 2, riguardano in particolare:

1. le modalità di compilazione delle richieste di accesso, preferibilmente mediante l'uso di prestampati;
2. le categorie di documenti da pubblicare in luoghi accessibili a tutti e i servizi volti ad assicurare e semplificare tecniche di ricerca di documenti, in particolare con la predisposizione di indici e l'indicazione dei luoghi di consultazione;
3. la tariffa da corrispondere per il rilascio di copia di documenti informatici di cui sia stata fatta richiesta;
4. l'accesso alle informazioni contenute in strumenti informatici che vanno salvaguardate dalla distruzione o dalla perdita accidentale, nonché dalla divulgazione non autorizzata.

(2) La Provincia, le aziende e gli enti da essa dipendenti, istituiscono un servizio per le relazioni con il pubblico.

(1) Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale, sono motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente, all'individuazione delle categorie di cui all'articolo 25 commi 2, 4, 5 e 7 della L.P. n. 17/1993e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta.

(2) Il differimento dell'accesso è disposto ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'articolo 25, comma 2, della L.P. n. 17/1993, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.

(3) L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata.

(1) I documenti non possono essere sottratti all'accesso se non quando essi siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli interessi di cui all'articolo 6, comma 2. I documenti contenenti informazioni connessi a tali interessi sono considerati segreti solo nell'ambito e nei limiti di tale connessione. A tale fine, le strutture organizzative provinciali, le aziende e gli enti dipendenti dalla Provincia, fissano, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso. 10)

(2) In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento.

(3) Fatto salvo quanto disposto dall'articolo 25, commi 4 e 5 della L.P. n. 17/1993, i documenti amministrativi possono essere sottratti all'accesso:

1. quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall'articolo 39 della legge 3 agosto 2007, n. 124, dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, e alla correttezza delle relazioni internazionali; 11)
2. quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorchè i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono, garantendo peraltro ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici.
3. quando i documenti contengano dati oggetto della disciplina di cui al titolo II. 12)

(1) I consiglieri provinciali hanno diritto di accesso alle deliberazioni della Giunta provinciale, in sede ordinaria o di vigilanza e tutela, ed ai decreti assessorili, da esercitarsi mediante richiesta, anche verbale, alla struttura organizzativa competente a detenerli in originale.

(2) In base alle vigenti disposizioni del regolamento interno del Consiglio provinciale, i consiglieri provinciali possono richiedere, nell'esercizio della loro funzione di controllo, informazioni o dati su provvedimenti adottati da altri organi della Provincia o delle aziende o enti da essa dipendenti, direttamente al Presidente della giunta provinciale o all'assessore provinciale competente per materia.

(1) L'esame dei documenti, con facoltà di ricopiarne in tutto o in parte il contenuto, è gratuito.13)

(2) Per il rilascio di copia fotostatica o di copia autentica di qualsiasi documento sono dovuti i seguenti importi:

15 cent per la copia in bianco e nero di ciascuna facciata dal formato non superiore a 21x29;

30 cent per la copia in bianco e nero di ciascuna facciata dal formato superiore a 21x29;

50 cent per la copia a colori di ciascuna facciata dal formato non superiore a 21x29;

1 euro per la copia a colori di ciascuna facciata dal formato superiore a 21x29.14)

(3) Per il rilascio di copia di disegni ed altri elaborati tecnici o supporti digitali, il direttore della competente struttura organizzativa fissa la tariffa in base agli effettivi costi di riproduzione, e comunque in misura non inferiore a cent 30 e non superiore a euro 30,00.15)

(4) All'atto del pagamento delle spese per la riproduzione è rilasciata all'interessato una ricevuta. Le somme introitate a tale titolo sono versate mensilmente, unitamente ad una figlia delle singole ricevute, all'Ufficio entrate.16)

(5) Il rilascio di pubblicazioni edite dall'amministrazione, messe a disposizione del pubblico, è gratuito.17)