Delibera N. 733 del 10.03.2008
Organismo pagatore provinciale - legge provinciale 14 dicembre 1998, n. 11 - D.P.P. 4 dicembre 2006 n. 72. - modifica della deliberazione n. 1035 del 2 aprile 2007

…omissis…

1. di istituire, ai sensi dell'art. 12 bis della legge provinciale 14 dicembre 1998, n. 11,  l'organismo pagatore provinciale quale organizzazione completamente interna all'amministrazione provinciale, che assume la relativa competenza come previsto nella regolamentazione comunitaria, modificando la propria deliberazione n. 1035 del 2 Aprile 2007;

2. di garantire all'organismo pagatore provinciale l'indipendenza gestionale, funzionale e finanziaria;

3. di individuare nel Direttore dell'Ufficio 39.3 - Organismo pagatore provinciale, istituito presso la Ripartizione Affari comunitari, il Direttore dell'organismo pagatore;

4. di istituire, all'interno dell'Ufficio Organismo pagatore provinciale e alle dirette dipendenze del Direttore dell'organismo pagatore, il servizio controllo interno che provvede, in maniera autonoma, al monitoraggio continuo ed alla verifica della conformità alla normativa comunitaria, nazionale e provinciale delle procedure amministrative, contabili e di controllo attivate e di individuare, al suo interno, il responsabile del servizio;

5. di istituire all'interno dell'Ufficio Organismo pagatore provinciale l'Area autorizzazione e servizio tecnico con il compito di autorizzare il pagamento delle domande relative al fondo FEAGA e delle domande di pagamento relative al fondo FEASR, alla predisposizione dei manuali ed all'attività di controllo tecnico, al raccordo tecnico-operativo con l'autorità di gestione ed i responsabili delle singole misure del programma di sviluppo rurale, come individuati all'interno del programma stesso, approvato dalla Commissione europea, nonché al raccordo operativo ed al controllo tecnico degli organismi convenzionati per le attività e le funzioni agli stessi affidate o delegate;

6. di individuare il responsabile dell'Area autorizzazione e servizio tecnico e di individuare altresì, all'interno dell'Area, un funzionario incaricato di supportare il responsabile per la predisposizione dei manuali e per l'attività di controllo tecnico;

7. di istituire, all'interno dell'Ufficio Organismo pagatore provinciale, la Segreteria ed affari generali che provvede alla gestione del protocollo ed agli adempimenti a supporto delle attività del Direttore;

8. di individuare all'interno dell'Ufficio Organismo pagatore provinciale il responsabile del sistema informativo dell'organismo pagatore, con il compito di promuovere l'adozione di specifiche strategie che supportino la direzione dell'organismo pagatore nelle scelte di indirizzo e di servizio;

9. di prevedere che la necessaria assistenza informatica sia garantita all'organismo pagatore attraverso la definizione di un contratto di servizio con la Ripartizione 9 - Informatica e di individuare all'interno della stessa un responsabile che funga da interlocutore con la direzione dell'organismo pagatore per l'esecuzione del contratto;

10   al fine di assicurare l'invio dell'istanza di riconoscimento entro fine maggio 2008,  viene garantito che lo sviluppo dei programmi informatici, necessari per la gestione dell'organismo pagatore, sia realizzato entro tale termine, assegnando alla Ripartizione 9 le necessarie risorse di personale e finanziarie, anche tramite affidamento di servizi esterni;

11.  di dare atto che, in applicazione dell'art. 5, comma 3 della legge provinciale 23 aprile 1992 n. 10, le strutture organizzative, che provvedono, in maniera autonoma e separata tra loro, rispettivamente all'espletamento della funzione di esecuzione e di contabilizzazione dei pagamenti, dipendono e rispondono funzionalmente al Direttore dell'organismo pagatore per le funzioni a loro assegnate;

12.  di dare atto che la ripartizione delle competenze tra l'autorità di gestione e l'organismo pagatore, limitatamente al fondo FEASR, avviene secondo quanto convenuto a livello nazionale in Conferenza Stato, Regioni e Province autonome;

13.  di prendere atto che l'organismo pagatore provinciale deve assicurare il presidio delle attività delegate al fine di poter far fronte al proprio ruolo di unico responsabile nei confronti dell'organismo di coordinamento (AGEA), del Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali e della    Commissione    europea. L'organismo pagatore provvede pertanto, con il Servizio controllo interno di cui al punto 4 e con l'Area autorizzazione e servizio tecnico di cui al punto 5, al controllo di tutte le attività affidate alle strutture convenzionate e al necessario supporto operativo, secondo le rispettive competenze;

14.  di incaricare il Direttore dell'organismo pagatore alla definizione degli accorgimenti tecnici con il Tesoriere della Provincia autonoma di Bolzano, all'interno della convenzione di tesoreria, in cui vengano definiti i rispettivi compiti, al fine di garantire che le procedure di erogazione degli aiuti siano celeri, soggette a controllo e conformi alla normativa comunitaria;

15.  di prevedere che la funzione di esecuzione al pagamento sia esercitata dall'Area esecuzione pagamenti e che il responsabile dell'Area è il Direttore dell'ufficio spese;

16.  di prevedere che la funzione di contabilizzazione sia esercitata dall'Area contabilizzazione e che il responsabile dell'Area è il Direttore dell'ufficio entrate;

17.  di individuare, all'interno delle Aree esecuzione pagamenti e contabilizzazione, il funzionario incaricato per la rispettiva Area, con il compito di supportare i responsabili nell'esecuzione delle funzioni attribuite;

18.  di incaricare il Presidente della Provincia di provvedere all'invio dell'istanza per ottenere il riconoscimento da parte del Ministro delle politiche agricole alimentari e forestali e di intraprendere ogni altro passo necessario ai fini dell'ottenimento del riconoscimento;

19.  di approvare l'attribuzione dei compiti delle strutture dell'organismo pagatore come indicati nell'allegato documento n. 1 e di autorizzare il Direttore dell'organismo pagatore a modificare i compiti in base alle necessità che saranno successivamente riscontrate;

20. di prendere atto di una prima dotazione organica per l'organismo pagatore, come indicata nell'allegato documento n. 2 – organigramma - e di determinare, in linea di massima, che la dotazione di personale definitiva delle singole strutture dell'organismo pagatore sarà stabilita in base alle effettive esigenze riscontrate dopo l'assunzione delle attività;

21.  di fissare la decorrenza di quanto previsto dal punto 18 della deliberazione 2 aprile 2007 n. 1035 con la data di riconoscimento da parte del Ministero delle politiche agricole alimentari      e      forestali,     escludendone

dall'applicazione l'ufficio 31.6;

22. di prevedere che il Direttore dell'organismo pagatore provveda, con proprio decreto, ad individuare i responsabili delle Aree autorizzazione e servizio tecnico, controllo interno, sistemi informativi e, sentita la Ripartizione competente, il responsabile informatico e a nominare il funzionario incaricato del servizio tecnico e, sentiti i responsabili delle rispettive Aree, i funzionari incaricati delle Aree esecuzione pagamenti, contabilizzazione e servizio tecnico.

DIRETTORE DELL'ORGANISMO PAGATORE (OPP)

Promuove e coordina le attività per riconoscimento, costituzione, organizzazione, evoluzione, ed eventuale ampliamento di compiti di gestione di fondi europei, adottando o proponendo i relativi atti in attuazione di normativa comunitaria, statale e provinciale

Agisce come responsabile dell'OPP nei rapporti istituzionali ed in particolare con l'Agenzia per le erogazioni in agricoltura (AGEA), Ministeri (Politiche agricole alimentari e forestali, dell'Economia e delle Finanze), Comunità Europea (UE), società di certificazione e soggetti convenzionati

Agisce come responsabile dell'OPP nei rapporti negoziali con altri soggetti che intervengono nello svolgimento delle funzioni o in attività di supporto alle stesse e nelle attività di controllo proprie dell'OPP provvedendo alla stipulazione di atti negoziali dell'OPP con enti e organismi esterni

Individua gli organismi della Provincia o enti/organismi esterni cui affidare compiti o assegnare deleghe operative, assicurandosi della loro completa rispondenza alla necessità operative anche con azioni di monitoraggio e verifica

Assicura il collegamento con la Giunta provinciale per l'individuazione di vincoli e rischi e per i co-finanziamenti provinciali, proponendo alla G.P. gli atti di relativa competenza

Assicura l'evoluzione e il funzionamento attraverso l'impostazione strategica e la definizione delle risorse umane, finanziarie, contabili, gestionali, le attività di controllo, la gestione dei rischi e la sicurezza dei processi, e la definizione del dimensionamento qualitativo e quantitativo della struttura organizzativa anche attraverso la rimodulazione dei compiti assegnati alle singole strutture

Coordina e sovrintende alla gestione tecnica e amministrativa, definendo i regolamenti tecnici, di amministrazione e contabilità, di controllo interno, nel rispetto della normativa comunitaria, statale e provinciale, adottando gli atti necessari alla gestione delle attività dell'OPP

Indice periodiche riunioni con i dirigenti e responsabili di Funzioni e servizi dell'OPP

Pianifica l'attività dell'OPP in coerenza con gli obiettivi strategici definiti, adottando i provvedimenti in materia di utilizzo delle risorse finanziarie ed adottando o proponendo ogni iniziativa per la realizzazione dei compiti istituzionali, nel rispetto degli indirizzi strategici e delle disposizioni di riferimento. Predispone  budget e piani attuativi.

Rilascia e sottoscrive le dichiarazioni di affidabilità previste dal Regolamento del Consiglio U.E.1290/2005

Garantisce il coordinamento delle funzioni e servizi dell'OPP, assegnando alle varie strutture obiettivi operativi e assicurando il necessario flusso informativo, assicurando la supervisione sulla struttura manageriale, la ricerca di sinergie operative, la determinazione di corretti processi e sistemi di Autorizzazione, Esecuzione, Contabilizzazione e Controllo interno tali da garantire adeguata e corretta azione gestionale e di governo

Sovrintende alle attività di controllo interno e predispone un piano di verifica delle attività attraverso processi di auditing continuo

Assicura la definizione di un sistema informativo corretto, sicuro e tempestivo tale da supportare adeguatamente tutte le funzioni e servizi  dell'OPP e da garantire i collegamenti di rete disposti dalle normative di riferimento.

SERVIZIO CONTROLLO INTERNO

Organizzare un sistema di controllo che verifichi la conformitá delle procedure interne e dei manuali operativi alle politiche, alle disposizioni, alle leggi ed ai regolamenti comunitari e il rispetto di tali procedure da parte delle strutture organizzative dell'OPP, degli Enti e degli organismi convenzionati e che la contabilità sia accurata, completa e tempestiva.

Valutare l'adeguatezza dei sistemi di controllo e di monitoraggio dei rischi, attraverso la diagnosi delle attività dell'OPP, sia all'interno delle sue strutture sia presso gli organismi delegati; valutare l'affidabilità e l'attendibilità delle informazioni e dei dati finanziari, operativi e gestionali, nonché dei sistemi utilizzati per raccogliere, misurare e riportare gli stessi.

Avviare l'attivitá di internal auditing del servizio, a carico delle procedure afferenti il sistema dei controlli interni dell'OPP. Attivare e coordinare le collaborazioni con soggetti esterni all'OPP per l'affidamento di incarichi mirati di auditing, qualora siano ritenute necessarie professionalità aggiuntive rispetto a quelle presenti all'interno della Struttura.

Predisporre il piano annuale delle verifiche e dei controlli dell'attivitá del Servizio, i programmi operativi di audit, anche attraverso la valutazione delle segnalazioni esterne, e curare la redazione del rapporto finale delle attivitá svolte e delle risultanze emerse nel corso del ciclo annuale di auditing, da sottoporre al vaglio della Direzione OPP assicurando la loro integrazione con i corrispondenti piani della Società di certificazione di bilancio.

Assistere i Responsabili nell'identificazione e nella valutazione delle maggiori esposizioni al rischio, curando la salvaguardia degli obiettivi e delle finaliá dell'OPP, nonché nella predisposizione di nuovi sistemi gestionali, per ottenere una ragionevole garanzia che gli stessi siano conformi alle discipline del sistema dei controlli interni.

Formalizzare le iniziative di verifica e di monitoraggio, attraverso rapporti di audit che descrivano le evidenze e formulino raccomandazioni per il miglioramento dei sistemi di controllo nella loro globalità e la mitigazione dei rischi, smistare l'esito degli accertamenti ai soggetti interessati e archiviare le carte di lavoro prodotte dagli auditor

Coordinare e monitorare gli esiti delle iniziative di “fallow-up” rivolte alla correzione delle anomalie, di controllo alla mitigazione dei rischi e al recepimento delle raccomandazioni formulate ad aggiornare gli strumenti operativi da usare in sede di controllo.

Fornire il supporto alle operazioni di controllo da parte di organismi dell'Unione Europea, dell'AGEA-Coordinamento e della Societá di certificazione; valutare i relativi piani di lavoro ed i risultati esposti nelle rispettive relazioni.

Assistere i soggetti esterni che hanno mandato per verificare l'attivitá dell'OPP e promuovere incontri per sensibilizzare i responsabili alla cultura del controllo e per migliorarne le attitudini

Conservazione ed aggiornamento degli archivi del Servizio

Elaborazione dei report statistici sulle risultanze dell'attivitá di auditing

SISTEMI INFORMATIVI OPP

Promuovere l'adozione di politiche specifiche e di strategie che supportino la Direzione OPP nelle scelte di indirizzo e di servizio. Progettare e sviluppare l'architettura tecnologica dei servizi telematici per l'informazione, la comunicazione e l'innovazione organizzativa.

Definire le norme di base, le regole operative gestionali, gli standard di sicurezza, gli standard hardware e software.

Predisporre piani informatici, motivando le richieste di nuove attrezzature e servizi; governare i servizi acquisiti, assicurando la loro conformità alla convenzione, il loro bilanciamento con le esigenze delle strutture e la loro erogazione secondo gli accordi presi con gli utenti finali e monitorando la corretta e tempestiva erogazione di tali servizi, per rilevare ogni disfunzione od inconveniente, intervenire per correggerla e coordinare con il fornitore le opportune azioni che ne impediscano il ripetersi.

Assicurare l'adozione di metodologie e strumenti che promuovano il corretto utilizzo e la sicurezza delle risorse informatiche (fornire alla Direzione le direttive sugli accessi al sistema), compresi i dati e i programmi applicativi, secondo gli standard della Comunità Europea e nel rispetto della normativa sulla privacy; assicurare che i processi elaborativi producano dati e risultati integri.

Promuovere una gestione controllata dei cambiamenti e delle modifiche delle risorse informatiche, assicurando che i servizi continuino ad operare nel modo voluto.

Curare la predisposizione di manuali e di guide che diano pratica attuazione alle politiche, assicurare la loro diffusione sia all'interno dell'OPP sia presso gli organismi delegati (OD), per le aree di competenza; promuovere la formazione del personale dell'OPP e degli OD in materia di utilizzo dei sistemi informatici.

Scegliere e decidere il tipo di software applicativo che assicuri la rispondenza alle esigenze richieste dagli utenti, assicurare un corretto processo di validazione/collaudo prima del suo rilascio in produzione e la conservazione della documentazione tecnica dell'applicazione; dotare le applicazioni informatiche di appropriati meccanismi di sicurezza, di controllo e di verifica, tali da permettere la ricostruzione degli eventi.

Curare la progettazione, la realizzazione  e la gestione di basi dati e di componenti tecnologiche ed applicative a supporto delle strutture dell'OPP e dei servizi forniti istituzionalmente agli organismi delegati.

Individuare e promuovere i piani di emergenza dei servizi, che permettano la continuità operativa delle strutture.

Individuare e analizzare i fattori di rischio che emergono nello svolgimento dell'attività di competenza e promuovere iniziative per la loro mitigazione, informandone la Direzione OPP.

AREA AUTORIZZAZIONE E SERVIZIO TECNICO

Autorizzare i pagamenti mediante  elenchi di liquidazione :

osupervisionare l'esecuzione dei procedimenti e sottoscrivere le check list di controllo, verificando anche l'esistenza dei beneficiari finali;

oemettere l'atto di autorizzazione al pagamento di contributi/premi/indennità in unica soluzione, degli anticipi, dei saldi;

orevocare l'autorizzazione al pagamento in caso di escussione della cauzione;

oautorizzare lo svincolo delle cauzioni.

Eseguire i controlli funzionali al riscontro della eleggibilità della spesa e del rilascio del provvedimento d'autorizzazione dei pagamenti, utilizzando metodologie definite a livello comunitario; verificare gli elementi amministrativi e tecnici che giustificano i pagamenti dei premi, degli aiuti e dei contributi ai richiedenti aventi diritto.

Tenere il registro delle garanzie

Adottare gli atti in materia di azioni di autorizzazione al recupero degli importi erogati mediante compensazione o sospensione e comunicando i relativi atti al responsabile della funzione di contabilizzazione per gli adempimenti successivi;

Segnalare al Direttore dell'OPP i casi di irregolarità comportanti l'adozione di provvedimenti contenenti l'ordinanza di ingiunzione di pagamento di sanzioni amministrative (o di motivata archiviazione nei casi in cui non è consentita l'applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria) e i casi di irregolarità che comportino la denuncia all'autorità giudiziaria.

Gestire i rapporti con gli organismi delegati per l'esercizio di attività di ricevimento e/o istruttoria tecnico-amministrativa delle domande, attraverso:

ol'assistenza alla Direzione dell'OPP per la definizione delle relative deleghe operative o affidamento di attività;

ola fornitura degli strumenti operativi idonei allo svolgimento delle attività, compresi i manuali e le procedure;

oil ricevimento e l'analisi dei rapporti periodici sulle attività espletate;

ol'approvazione del programma annuale di controllo sui soggetti convenzionati;

oil monitoraggio dell'operatività anche attraverso la ricezione delle relazioni periodiche delle verifiche attuate sugli organismi delegati a cura del Servizio Tecnico  e del Controllo Interno e la promozione di iniziative volte alla realizzazione delle raccomandazioni contenute.

Garantire la corrispondenza delle autorizzazioni rilasciate all'importo complessivo programmato nell'anno finanziario per le misure del Piano di Sviluppo Rurale e delle altre linee di finanziamento comunitarie.

Curare la predisposizione di guide e manuali operativi e della modulistica interna all'OPP, assicurandone l'efficacia e la rispondenza ai requisiti operativi e mettendo in atto le opportune iniziative per il loro continuo miglioramento.

Assicurare l'archiviazione e la conservazione sia a livello cartaceo che informatico della documentazione relativa agli elenchi di liquidazione.

Definire le discipline amministrative riguardanti il controllo degli accessi al sistema informativo di competenza, autorizzandone l'accesso ad utenti riconosciuti secondo la loro necessità operativa.

Assicurare che le logiche applicative del sistema informativo di competenza siano corredate da meccanismi di controllo che favoriscano la correttezza e completezza dei dati e la tempestività operativa.

Individuare e analizzare i fattori di rischio che emergono nello svolgimento dell'attività di competenza e promuovere iniziative per la loro mitigazione, informandone la Direzione OPP.

Curare la rendicontazione delle attività e delle previsioni finanziarie periodiche (da inviare alla funzione di contabilizzazione) in conformità ai requisiti normativi comunitari.

Formulare indirizzi di natura tecnica in ordine all'ammissibilità delle domande, alla relativa istruttoria tecnica ed alle modalità gestionali, finalizzate all'applicazione uniforme della normativa comunitaria e nazionale, attraverso:

oil coordinamento della definizione e dell'aggiornamento dei manuali tecnici e dei protocolli procedurali;

ola puntualizzazione delle specifiche tecniche per la gestione delle istruttorie;

ola guida e l'assistenza degli operatori facenti capo alle strutture, anche delegate, a cui è affidata la funzione di autorizzazione.

Verificare  la completa funzionalità degli organismi delegati in termini di modalità operative, professionalità degli operatori, disponibilità degli strumenti; supervisionare l'operato degli organismi preposti alla funzione di autorizzazione; tenere informati il Direttore dell'OPP e il responsabile della funzione Autorizzazione Pagamenti OPP circa la loro capacità a soddisfare tali requisiti.

Individuare e analizzare i fattori di rischio che emergono nello svolgimento dell'istruttoria tecnica delle diverse misure e regimi di aiuto, promuovere iniziative per la loro mitigazione e tenere informata la Direzione OPP.

Definire e gestire le funzioni di controllo tecnico da attivare in sede e presso gli organismi delegati fornendo la ragionevole assicurazione che gli elementi tecnici del processo operativo e le singole domande siano leciti, corretti e conformi alle aspettative, attraverso:

ola scelta delle tipologie e delle metodologie dei controlli da porre in essere (compresi quelli istituzionali previsti a livello comunitario);

ola formulazione del piano dei controlli da attuare in loco ed ex post;

ola redazione di appositi verbali che descrivano le situazioni riscontrate e comprendano le raccomandazioni di azioni correttive;

ol'accertamento che il sistema informatico supporti la realizzazione delle suddette funzioni di controllo.

Elaborare e promuovere programmi di formazione per gli operatori tecnici e accertare che il grado di apprendimento degli addetti sia adeguato ai compiti assegnati.

FUNZIONE ESECUZIONE PAGAMENTI

Verifica contabile e finanziaria dell'autorizzazione al pagamento e della documentazione allegata alla stessa;

Espressione del visto su atti di storno tra capitoli e tra partitari di spesa;

Emissione dei mandati di pagamento e trasmissione al Tesoriere previa verifica della correttezza contabile;

Predisposizione di atti negoziali contenenti le condizioni per lo svolgimento del servizio di Tesoreria;

Gestione dei rapporti con la Tesoreria;

Gestione degli anticipi;

Collaborazione al recupero dei crediti;

Ricezione dei provvedimenti di autorizzazione al pagamento e loro verifica rispetto al piano finanziario;

verifica della documentazione allegata al provvedimento di autorizzazione al pagamento:

oelenco di liquidazione per capitolo e beneficiario

ocheck list di controllo

oeventuale altra documentazione di spesa inviata dalla funzione di autorizzazione al pagamento

Controllo della presenza a sistema informativo del flusso connesso al provvedimento di autorizzazione;

Verifica della corrispondenza tra gli importi risultanti nel provvedimento di autorizzazione e quelli del flusso informatico;

Verifiche contabili sul provvedimento di autorizzazione e sull'elenco di liquidazione:

ocorretta imputazione al capitolo di spesa

odisponibilità dei conti partitari

ocertificazione antimafia

ocorrettezza dei calcoli e data di scadenza degli aiuti

Verifica dell'anagrafica del beneficiario e delle modalità di pagamento:

ocorrispondenza tra i dati presenti nell'elenco di liquidazione e quelli risultanti dalla domanda di pagamento

orestituzione degli atti alla funzione autorizzazione in caso di discordanze

Verifica dei beneficiari degli aiuti con i registri delle garanzie (gestito dalla funzione autorizzazione) e dei debitori (gestito dalla funzione contabilizzazione):

ocontrollo della data di scadenza e dell'importo della garanzia

oeffettuazione di sospensioni o compensazioni dei pagamenti qualora il beneficiario risulti iscritto nel registro dei debitori anche per debiti relativi a contributi previdenziali;

Produzione di una check list che evidenzia tutti i controlli effettuati;

Emissione e stampa dei mandati di pagamento, sottoscrizione da parte del Responsabile della Funzione Esecuzione;

Trasmissione dei mandati alla Tesoreria in via cartacea e telematica;

Annullamento o modifica dei mandati non estinti;

Archiviazione dei mandati di pagamento e conservazione per ogni esercizio finanziario in ordine cronologico crescente in base al numero di emissione

Rapporti con la Tesoreria:

overifica giornaliera della situazione di cassa in relazione ai pagamenti effettuati

overifica giornaliera delle tabelle informative prodotte dal Tesoriere: pagamenti raggruppati per conto partitario e lista movimenti di accredito e di addebito per capitolo

osupervisione sulla corretta applicazione della convenzione di Tesoreria ed in particolare delle valute a favore dei beneficiari

Promozione di riunioni di staff (con il Direttore dell'Organismo pagatore e i responsabili delle altre funzioni) nel caso in cui la disponibilitá di cassa non consenta il pagamento dei flussi autorizzati e renda quindi necessaria la fissazione di priorità di pagamento;

Storni e variazioni:

oal fine del rilascio del visto del Responsabile della Funzione di Esecuzione dei pagamenti sul provvedimento di storno tra capitoli e partitari

overifica della disponibilità dei conti e della corretta imputazione dei capitoli

Aggiornamento dell'albo dei beneficiari e predisposizione dei dati al fine della pubblicazione dei contributi erogati;

Verifica delle previsioni di spesa comunicate mensilmente dalla Funzione di Autorizzazione alla Funzione Contabilizzazione

FUNZIONE CONTABILIZZAZIONE

Predisposizione e gestione del bilancio e recepimento delle relative variazioni

Gestione del piano dei conti (apertura, modifica e chiusura capitoli e partitari)

Tenuta delle scritture contabili relative delle gestioni OPP e verifica della completezza, correttezza e tempestività delle registrazioni di tutti gli eventi contabilmente rilevanti

Predisposizione della documentazione necessaria alla liquidazione dei conti ai sensi della normativa comunitaria

Gestione delle entrate

Gestione  dei flussi finanziari necessari all'OPP mediante i raccordi con AGEA, Unione Europea, Ministero dell'Economia e Finanze e le strutture preposte della Provincia autonoma di Bolzano (PAB)

Gestione del registro dei debitori

Recupero crediti non compensati

Predisposizione e aggiornamento manuali contabili in funzione dell'efficacia e continua adeguatezza alle disposizioni normative e necessità operative

Attuazione e controllo degli accessi al sistema informatico per la parte dedicata alla contabilizzazione secondo direttive e autorizzazioni agli accessi fornite dalla Direzione OPP

Gestione registro delle irregolarità

Supporto alla Direzione per le attività di verifica da parte dell'Organismo di certificazione (società esterna) per la parte relativa alla rendicontazione e tenuta dei conti

Reporting e dichiarazioni periodici destinati alla Commissione Europea

Individuazione e analisi dei fattori di rischio che emergono nello svolgimento delle attività di competenza e promozione iniziative per la loro mitigazione informandone la Direzione OPP

Caricamento e apertura dei capitoli del bilancio e connessi conti partitari ad inizio esercizio finanziario in relazione al bilancio/piano finanziario

Registrazione modifiche di bilancio  e connessi conti partitari per rimodulazione piano finanziario

Aggiornamento capitoli per modifiche della nomenclatura comunitaria ufficiale o per altre gestioni dell'OPP

Apertura nuovi capitoli e partitari in corso esercizio su disposizione Direzione OPP

Storni tra capitoli e riallineamento dei conti partitari per assicurare corretta imputazione di entrate e spese erroneamente contabilizzate, su provvedimento della Funzione autorizzazione (e previa acquisizione del visto da parte della funzione esecuzione pagamento per i conti e partitari di spesa); controllo e registrazione dei relativi provvedimenti

Trasmissione al Tesoriere con flussi telematici e cartacei a inizio esercizio e durante l'esercizio delle informazioni sui capitoli di bilancio e loro variazioni

Chiusura annuale dei conti al termine dell'esercizio con predisposizione prospetti riepilogativi entrate e spese per il riscontro della Funzione autorizzazione e contabilizzazione finale eventuali entrate indistinte

Ricezione movimenti in entrata da Tesoreria provinciale su contabilità speciale OPP e riscontro con documentazione correlata all'entrata, predisposizione documenti di incasso

Monitoraggio cassa e flussi entrate, e assunzione  adempimenti per generare tempestivi reintegri di cassa con invio dati, richieste, solleciti alle amministrazioni responsabili dei trasferimenti (AGEA - Ministeri dell'Economia e Finanze - UE - Provincia) e per garantire adeguate anticipazioni

Riscontro identificativo soggetti versanti e relativi importi con elenco beneficiari, con registro dei debitori e registro delle garanzie

Imputazione entrate ai conti partitari e registrazione quietanze d'entrata per finanziamenti UE, Stato e PAB, rispettivamente per altre entrate (recuperi, sanzioni, interessi, cauzioni, reincassi per pagamenti non andati a buon fine)

Incameramento cauzioni su disposizione della Funzione autorizzazione

Predisposizione ed emissione ordini di incasso e relativa trasmissione telematica e cartacea al Tesoriere

Invio alla Funzione autorizzazione documentazione relativa a reincassi per nuova autorizzazione di pagamento.

Contabilizzazione ordini di incasso previo riscontro con la Funzione autorizzazione e archiviazione di tutta la documentazione relativa (ordinativi, quietanze, ecc.)

Contabilizzazione dei pagamenti

Gestione flussi telematici con il Tesoriere per date accredito pagamenti effettuati e registrazione nel Sistema informativo delle informazioni relative all'avvenuto pagamento. Segnalazione anomalie a mezzo chek list

Registrazione dati per elaborazione report e tabelle

Verifica provvedimenti di recupero crediti predisposti da Funzione autorizzazione e aggiornamento registro dei debitori

Annotazione nel registro debitori dei crediti riscossi mediante pagamenti diretti, riscossioni coattive, compensazioni, incameramento cauzioni

Calcolo e gestione rateizzazione estinzioni debiti e relativi interessi

Analisi periodica del registro per grado di realizzabilità crediti e analisi trimestrali registro debitori per parametri di riscontro; aggiornamento periodico della Direzione dell'OPP su situazione crediti

Attivazione modalità di riscossione coattiva ove necessario

Annotazioni nell'apposito archivio informatico collegato al registro debitori delle irregolarità risultanti da verbali amministrativi/ giudiziari, dei provvedimenti conseguentemente avviati, nonché dei cambiamenti intervenuti in detti procedimenti

Elaborazione trimestrale elenco delle irregolarità da trasmettere alla Commissione europea

Comunicazione al Ministero Politiche agricole alimentari e forestali delle informazioni richieste in ordine alle irregolarità

Monitoraggio dei processi contabili e della normativa di riferimento e proposte di adeguamento dei relativi manuali alla Direzione dell'OPP

Abilitazione e disabilitazione accessi di visualizzazione e/operativi al sistema informativo per i trattamenti di natura contabile dei soggetti autorizzati dalla Direzione. Periodica verifica degli utilizzatori.

Predisposizione di tutte le reportistiche periodiche da trasmettere (settimanalmente, mensilmente, trimestralmente semestralmente, annualmente) ai vari organi istituzionali sia per obblighi normativi che per esigenze organizzative e di controllo interno, previa approvazione della Direzione dell'OPP.

2-Organigramma: omissis