Decreto del Presidente della Provincia 7 novembre 2011, n. 381)
Regolamento sulle procedure di protocollo e sulla gestione documentale

(1) Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso le strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche, e, per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti, presso le aziende e gli enti da essa dipendenti.

(2) Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si fa riferimento alla normativa vigente in materia.

(1) Il presente regolamento intende promuovere l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’Amministrazione provinciale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche.

(1) Ai fini del presente regolamento si intende per:

1. archivio corrente: archivio formato dai fascicoli concernenti gli affari e i procedimenti in corso di trattazione;
2. archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali è prescritto un periodo obbligatorio di conservazione;
3. archivio storico: archivio organizzato presso l’Archivio provinciale, che conserva i documenti rilevanti sul piano storico-culturale o giuridico, riferiti ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni, e destinati alla conservazione permanente, secondo quanto definito dai piani di conservazione;
4. assegnazione: determina la visione delle registrazioni di protocollo per gli utenti delle singole strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
5. caselle di posta elettronica ufficiali: sono caselle di posta elettronica ufficiali dell’Amministrazione provinciale la casella istituzionale di posta elettronica certificata, nonché le caselle di posta elettronica certificata e ordinaria delle singole strutture organizzative;
6. controllo versione: sistema per la gestione di versioni multiple di un singolo file; le versioni sono contrassegnate da un numero di versione e dal nome utente e possono essere visualizzate in qualsiasi momento;
7. fascicolo: unità di base dell’archivio che raccoglie il complesso dei documenti relativi a uno stesso affare o procedimento amministrativo;
8. Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA): indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni;
9. e-mail certificata istituzionale: indirizzo principale di posta elettronica certificata dell’Amministrazione provinciale;
10. funzione di hash: calcola l’importa digitale di un file basandosi sul contenuto dello stesso;
11. key-user: persona incaricata della gestione dell’organigramma e dell’attivazione dei permessi per la protocollazione;
12. piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di sorveglianza e scarto, con esatta descrizione dei documenti prodotti nei singoli procedimenti amministrativi e indicazione dei relativi tempi di conservazione;
13. posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione attestante l’invio e la consegna della posta elettronica;
14. protocollo informatico: registro unico di protocollo informatico dell’Amministrazione provinciale;
15. scarto formale: distruzione di documenti cartacei e cancellazione definitiva di file, decorsi i termini di conservazione, previa autorizzazione della commissione di sorveglianza e scarto;
16. scarto informale: operazione di eliminazione della parte di documentazione dell’archivio corrente priva di valore amministrativo, legale e storico;
17. segnatura di protocollo: insieme delle informazioni minime riguardanti la protocollazione di un documento, che ne consentono l’identificazione univoca;
18. selezione: operazione di vaglio dei documenti amministrativi ai fini della loro conservazione permanente o del loro scarto;
19. titolario: schema logico di organizzazione di documenti in base alle funzioni e alle competenze dell’Amministrazione.

(1) Presso l’Amministrazione provinciale è istituito un registro unico di protocollo.

(2) La denominazione del registro unico di protocollo è: registro di protocollo della Provincia autonoma di Bolzano – Alto Adige (PROVBZ).

(3) Il registro di protocollo dell’Amministrazione provinciale presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche.

(1) Il protocollo informatico permette una definizione flessibile delle sedi di protocollo.

(2) La protocollazione avviene presso la direzione generale e le ripartizioni dell’Amministrazione provinciale.

(3) I direttori e le direttrici di ripartizione definiscono se prevedere una sede di protocollo unica all’interno della rispettiva ripartizione o se distribuire la protocollazione su più strutture organizzative.

(4) I permessi per la protocollazione sono attribuiti dal direttore generale e dai direttori e dalle direttrici di ripartizione, oppure dai direttori e dalle direttrici d’ufficio ovvero dai coordinatori e dalle coordinatrici delle aree, se delegati dai rispettivi direttori o dalle rispettive direttrici di ripartizione.

(1) I key-user sono nominati dai responsabili delle strutture di cui all’articolo 5, comma 2.

(2) Per ogni struttura è richiesto almeno un key-user.

(3) I key-user provvedono alla gestione dell’organigramma del protocollo informatico e all’attivazione dei permessi per la protocollazione.

(4) La nomina a key-user comporta l’attribuzione di tutti i permessi per la protocollazione, nonché la visione delle registrazioni di protocollo relative alla struttura di appartenenza.

(1) L’amministratore di registro svolge una funzione di supervisione sul protocollo informatico, coordina i key-user ed è responsabile della redazione del manuale di gestione del protocollo informatico.

(2) Le funzioni di amministratore del registro di protocollo dell’Amministrazione provinciale sono svolte dall’Ufficio Organizzazione.

(1) La protocollazione attesta la data di ricezione (posta in ingresso) o di produzione del documento (posta in uscita e interna), nonché la provenienza dello stesso.

(2) La protocollazione è effettuata mediante l’annotazione dei seguenti dati nel protocollo informatico:

1. numero di protocollo, generato in automatico dal sistema e registrato in forma non modificabile;
2. data di protocollo, assegnata in automatico dal sistema e registrata in forma non modificabile;
3. mittente per i documenti in ingresso o destinatario ovvero destinatari per i documenti interni e in uscita;
4. oggetto del documento;
5. numero e descrizione sintetica degli allegati, se presenti;
6. tipo di protocollo;
7. assegnazione alla struttura organizzativa dell’autore ovvero dell’autrice del protocollo;
8. assegnazione alle strutture organizzative destinatarie;
9. titolo del titolario;
10. fascicolo di riferimento;
11. tipo di spedizione;
12. data e numero di protocollo del documento in entrata, se disponibili;
13. protocollo di riferimento, se disponibile;
14. per i protocolli differiti: data di arrivo del documento;
15. impronta del documento informatico, registrata in forma non modificabile.

(3) L’oggetto deve indicare con precisione l’argomento del documento ed essere facilmente comprensibile; allo scopo vanno evitati abbreviazioni e acronimi.

(4) A ogni singola registrazione di protocollo corrisponde una precisa cronologia, da cui risultano il nome e la struttura organizzativa dell’autore o dell’autrice del protocollo, la data e l’ora di protocollazione.

(5) Le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo sono registrate nella rispettiva cronologia unitamente al nome e alla struttura organizzativa d’appartenenza della persona che ha effettuato la modifica, nonché alla data e all’ora della modifica.

(1) La numerazione assegnata dal protocollo informatico è progressiva e viene rinnovata ogni anno solare.

(2) Ogni documento è protocollato singolarmente.

(3) Non è ammessa l’attribuzione dello stesso numero di protocollo a più documenti. Fanno eccezione i casi di ricezione di documenti indirizzati a più strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale e i casi di trasmissione di documenti interni e in uscita indirizzati a due o più destinatari. Questi documenti devono essere perfettamente identici; l’identicità è riferita sia al contenuto del documento, sia ai destinatari indicati nel documento stesso.

(4) La protocollazione dei documenti di cui al comma 3, prevede, per i documenti in ingresso, l’assegnazione della registrazione di protocollo a tutte le strutture organizzative destinatarie del documento; per quanto concerne, invece, i documenti interni e in uscita, ogni singolo destinatario è indicato singolarmente nel protocollo informatico.

(1) Tutti i documenti protocollati sono soggetti a segnatura di protocollo.

(2) La segnatura di protocollo è costituita dalle informazioni minime riguardanti la protocollazione di un documento, quali: la denominazione del registro di protocollo o la relativa abbreviazione di cui all’articolo 4, comma 2, il numero e la data di protocollo.

(3) La segnatura di protocollo consente l’identificazione univoca del documento e il collegamento con la corrispondente registrazione di protocollo.

(4) La protocollazione e l’apposizione della segnatura di protocollo avvengono contestualmente.

(1) La protocollazione dei documenti in ingresso è effettuata nella giornata di arrivo.

(2) I termini di protocollazione possono essere differiti solo nel caso di temporaneo e eccezionale carico di lavoro che non permetta di protocollare i documenti in giornata. Sono ammessi alla procedura di differimento solamente i documenti in ingresso.

(3) La protocollazione di documenti interni e in uscita, sia cartacei che digitali, è effettuata prontamente dopo la sottoscrizione. La protocollazione di messaggi di posta elettronica interni e in uscita avviene contestualmente all’invio.

(4) La protocollazione determina il rispetto dei termini perentori di cui all’articolo 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(5) Dalla data di protocollazione decorre il termine per la conclusione del procedimento amministrativo di cui all’articolo 4 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

(1) Il protocollo informatico prevede un sistema di assegnazioni che richiede la definizione dell’organigramma e l’associazione degli utenti al nodo di organigramma di appartenenza. I nodi di organigramma identificano le strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale. La struttura dell’organigramma è definita dai responsabili delle strutture di cui all’articolo 5, comma 2.

(2) Il diritto di visione delle registrazioni di protocollo è data dall’assegnazione delle registrazioni di protocollo alle strutture organizzative interessate.

(3) La trasmissione e l’inoltro di un documento all’interno dell’Amministrazione provinciale, richiedono l’assegnazione della corrispondente registrazione di protocollo alla struttura organizzativa destinataria.

(4) Lo strumento dell’assegnazione permette la protocollazione dei documenti presso una qualsiasi struttura organizzativa dell’Amministrazione provinciale, indipendentemente dalla relativa competenza in merito ai documenti soggetti a protocollazione.

(1) Sono soggetti a protocollazione, indipendentemente dal loro formato, tutti i documenti in ingresso e in uscita, nonché i documenti interni che hanno carattere giuridico-probatorio o rilevanza amministrativa.

(1) Sono esclusi dalla protocollazione le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, i giornali, le riviste, i libri, il materiale pubblicitario, gli inviti a manifestazioni che non attivano procedimenti amministrativi, gli atti preparatori interni, la corrispondenza interna che non ha né direttamente né indirettamente contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa, la corrispondenza personale di cui all’articolo 18, comma 4, nonché tutti i documenti soggetti a registrazione particolare.

(1) Le registrazioni di protocollo sono annullate su autorizzazione dei responsabili delle strutture di cui all’articolo 5, comma 2, oppure dai direttori e dalle direttrici d’ufficio ovvero dai coordinatori e dalle coordinatrici delle aree, se delegati dai rispettivi direttori o dalle rispettive direttrici di ripartizione.

(2) Nell’autorizzazione all’annullamento devono essere indicati il motivo dell’annullamento, nonché il numero e la data di protocollo del documento soggetto ad annullamento.

(3) Le registrazioni di protocollo annullate sono evidenziate da una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

(4) Le registrazioni di protocollo annullate non sono modificabili.

(5) L’annullamento della segnatura di protocollo sui documenti cartacei è contestuale all’annullamento della registrazione di protocollo.

(1) A fine giornata, il protocollo informatico produce in automatico il registro giornaliero di protocollo in formato pdf.

(2) Il registro giornaliero di protocollo è costituito dall’elenco delle registrazioni di protocollo inserite nel protocollo informatico nell’arco di ogni singolo giorno, nonché dalle registrazioni di protocollo antecedenti modificate nella giornata di produzione del registro.

(3) La produzione del registro giornaliero di protocollo non impedisce l’annullamento di cui all’articolo 15.

(1) In caso di impossibilità a utilizzare il protocollo informatico per un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il direttore generale autorizza la protocollazione su un apposito registro d’emergenza.

(2) Le registrazioni di protocollo effettuate in emergenza sono immediatamente inserite nel protocollo informatico al momento del ripristino delle funzionalità dello stesso. A ogni registrazione è attribuito un numero di protocollo del protocollo informatico; a tale numero sono associati il numero e la data di protocollo attribuiti al documento dal registro d’emergenza.

(1) L’Economato provvede al ritiro della corrispondenza presso l’ufficio postale e ne cura la successiva distribuzione alle singole strutture organizzative, presso le quali viene aperta e protocollata.

(2) La ricezione dei documenti informatici avviene attraverso la casella istituzionale di posta elettronica certificata dell’Amministrazione provinciale, attraverso le caselle di posta elettronica certificata e ordinaria delle singole strutture organizzative, attraverso portali web e servizi digitali, nonché attraverso il Sistema di Pubblica Connettività sulle porte di dominio.

(3) La corrispondenza e i documenti consegnati o pervenuti presso una struttura organizzativa non competente, devono da questa essere protocollati e prontamente inoltrati alla struttura organizzativa di competenza.

(4) La corrispondenza riportante la dicitura “personale”, “riservata” o indicazioni analoghe, la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, nonché le buste sigillate non vengono aperte. Detta corrispondenza è considerata corrispondenza personale. I plichi aperti per errore devono essere richiusi, annotati con la dicitura “aperta per errore” e sottoscritti da chi ha provveduto all’apertura. Se il destinatario o la destinataria reputa che i documenti ricevuti non siano personali, ma rilevanti ai fini dell’azione amministrativa, deve immediatamente trasmetterli a una postazione di protocollo per la relativa protocollazione.

(5) In caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume specifica rilevanza giuridica, il plico è conservato e annotato nel protocollo informatico come allegato. La data e l’ora di spedizione sono stabilite e comprovate dal timbro postale.

(6) Le gare d’appalto per lavori, servizi, forniture, nonché le procedure negoziate e di affidamento diretto sono gestite interamente tramite il portale delle gare telematiche dell’Amministrazione provinciale. Il protocollo informatico protocolla un file xml (busta) di descrizione univoca dell’offerta e dei file che la compongono. I documenti inoltrati sono soggetti al principio di segretezza; la documentazione d’offerta è pertanto inaccessibile alle stazioni appaltanti e all’autorità di gara fino all’apertura delle buste.

(7) Nella trasmissione tramite PEC, la data e l’ora di spedizione sono stabilite e comprovate dai dati contenuti nel file daticert.xml. Nella trasmissione tramite portale, la data e l’ora di spedizione sono comprovate dai dati contenuti nei file di log prodotti dai sistemi di ricezione dei portali.

(8) Ai documenti pervenuti (e trasmessi) via fax, attraverso le caselle di posta elettronica ordinarie e certificate e attraverso i portali online, il protocollo informatico assegna un numero secondo i criteri previsti per la corrispondenza ordinaria cartacea. Nel caso in cui alla trasmissione per fax o attraverso i mezzi informatici di cui sopra segua l’invio per posta del documento cartaceo, questo non viene protocollato, a meno che non presenti modifiche o integrazioni.

(1) L’accesso ai servizi erogati in rete avviene di norma attraverso i portali dell’Amministrazione provinciale.

(2) Di norma, l’accesso ai servizi erogati in rete richiede l’identificazione informatica dell’utente, che avviene attraverso l’utilizzo di dati d’accesso rilasciati dall’Amministrazione provinciale previa identificazione del soggetto richiedente, attraverso la carta d’identità elettronica o la carta dei servizi.

(3) Per i servizi erogati in rete, l’Amministrazione provinciale pubblica i corrispondenti moduli o le pagine web soggetti a compilazione, rende disponibile l’elenco della documentazione richiesta e definisce le modalità di firma.

(4) Laddove all’accesso ai portali non vi sia stata identificazione informatica dell’utente e la trasmissione dei documenti avvenga direttamente tramite portale, la sottoscrizione dei documenti deve essere effettuata con firma digitale o firma elettronica qualificata.

(1) Le istanze e le dichiarazioni presentate all’Amministrazione provinciale per via telematica sono valide:

1. se sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata;
2. se l’identificazione informatica degli utenti sui portali dell’Amministrazione provinciale avviene mediante i dati d’accesso rilasciati dall’Amministrazione provinciale, la carta d’identità elettronica o la carta dei servizi;
3. se trasmesse dagli utenti mediante la propria casella di posta elettronica certificata, purché le relative credenziali siano state rilasciate previa identificazione del o della titolare.

(1) La firma elettronica qualificata e la firma digitale sono sostituti informatici della firma autografa; i documenti sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale hanno l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.

(2) Le scritture private di cui all’articolo 1350, comma 1, numeri da 1) a 13), del codice civile, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

(3) Le deliberazioni della Giunta provinciale formate digitalmente sono firmate con firma digitale o firma elettronica qualificata dal Presidente della Provincia e dal Segretario generale della Giunta provinciale. Anche i decreti sono firmati con firma digitale o firma elettronica qualificata dai soggetti preposti alla loro sottoscrizione.

(4) Ove non diversamente stabilito, nei procedimenti amministrativi e nei processi interni all’Amministrazione provinciale, la firma digitale e la firma elettronica qualificata sono sostituite dal ricorso a credenziali personali che consentono l’identificazione informatica del soggetto preposto alla firma.

(5) Il ricorso a credenziali personali in unione con l’utilizzo di tecniche quali “la funzione di hash” e il “controllo versione” garantiscono l’integrità del documento sottoscritto.

(1) Le copie su supporto cartaceo di documenti informatici hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale.

(2) Sono autorizzati ad attestare la conformità del documento cartaceo al documento informatico il direttore generale, i direttori e le direttrici di ripartizione, i direttori e le direttrici d’ufficio e i coordinatori e le coordinatrici delle aree.

(1) La posta elettronica certificata è un sistema di comunicazione che fornisce al mittente ricevute con valore legale, attestanti l’invio (ricevuta di accettazione) e la consegna (ricevuta di avvenuta consegna) di un messaggio di posta elettronica e dell’eventuale documentazione allegata, alla casella di posta elettronica certificata del destinatario.

(2) L’Amministrazione provinciale impiega la posta elettronica certificata per lo scambio di documenti e informazioni con i soggetti che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di PEC.

(3) La volontà di avvalersi della PEC per lo scambio di documenti e informazioni deve essere espressamente dichiarata per ogni procedimento amministrativo, indicando l’indirizzo di PEC nell’apposito spazio della modulistica. Tale dichiarazione può essere revocata in qualsiasi momento; una eventuale modifica o cancellazione di un indirizzo di PEC deve essere tempestivamente comunicata all’Amministrazione provinciale.

(4) L’indirizzo istituzionale e gli ulteriori indirizzi di posta elettronica certificata dell’Amministrazione provinciale, sono pubblicati sul sito dell’Amministrazione stessa e nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

(1) Qualora il mittente o la mittente, o altra persona incaricata dallo stesso o dalla stessa, consegni personalmente un documento cartaceo e chieda una ricevuta che ne attesti l’avvenuta consegna, il personale è autorizzato a fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento protocollato munito di segnatura di protocollo.

(2) Per i procedimenti espletati tramite portale, a protocollazione avvenuta, l’Amministrazione provinciale trasmette agli utenti in via telematica la documentazione inoltrata e la segnatura di protocollo (file xml).

(1) La spedizione della corrispondenza cartacea è curata dall’Economato.

(2) La spedizione di documenti informatici avviene attraverso le caselle di posta elettronica ufficiali, attraverso portali web e servizi digitali.

(3) La spedizione di semplici informazioni non soggette a protocollazione, è effettuata attraverso le caselle di posta elettronica personali dei collaboratori dell’Amministra-zione provinciale.

(4) La spedizione di documenti e di comunicazioni ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato di voler utilizzare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata ai fini del singolo procedimento amministrativo, avviene esclusivamente mediante la posta elettronica certificata.

(5) La trasmissione di documenti all’interno dell’Amministrazione provinciale avviene di norma per posta elettronica o attraverso altri sistemi telematici. La circolazione di eventuali documenti cartacei, fatta eccezione per i documenti riservati, avviene tramite le apposite buste di spedizione.

(6) La comunicazione tra pubbliche amministrazioni avviene di norma attraverso il Sistema di Pubblica Connettività sulle porte di dominio, oppure mediante posta elettronica. In caso di ricorso alla posta elettronica, le e-mail sono inviate agli indirizzi risultanti dall’IPA.

(1) La classificazione è l’attività finalizzata a individuare l’ambito specifico del titolario, all’interno del quale si colloca il documento.

(2) Il titolario si sviluppa su più livelli, dal generale al particolare, denominati: titolo, sottotitolo e classe. I riferimenti numerici ai titoli, ai sottotitoli e alle classi sono tassativi.

(3) Le modifiche al titolario sono apportate con decreto del direttore generale.

(1) I documenti inerenti a uno stesso affare o procedimento amministrativo, a una persona fisica o giuridica, sono raccolti in fascicoli, indipendentemente dal loro formato.

(2) I documenti generati attraverso i servizi erogati in rete sono protocollati, fascicolati e archiviati nel repository documentale dell’Amministrazione provinciale.

(3) Il fascicolo costituisce l’unità di base dell’archivio.

(4) Ogni fascicolo riporta i seguenti dati: titolo del titolario, anno di apertura, numero progressivo e denominazione.

(5) I dati relativi all’anno di apertura e al numero progressivo del fascicolo sono assegnati dal protocollo informatico e sono registrati in forma non modificabile.

(6) Il titolo del titolario, l’anno di apertura e il numero progressivo formano l’identificativo del fascicolo, che consente la sua univoca individuazione.

(1) I fascicoli cartacei sono conservati nell’archivio corrente degli uffici di competenza. Concluso il procedimento, il relativo fascicolo è trasferito all’archivio di deposito, previa effettuazione dello scarto informale.

(2) L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato.

(1) I documenti informatici sono archiviati nel repository documentale dell’Amministrazione provinciale.

(2) I documenti informatici sono soggetti a un processo di conservazione documentale a lungo termine, al fine di garantirne la leggibilità e l’integrità, e, se firmati con firma digitale o firma elettronica qualificata, la validità della firma nel tempo.

(3) Il processo conservativo riguarda sia i documenti, che i relativi metadati, i quali devono essere definiti dall’Amministrazione provinciale.

(4) La persona responsabile della conservazione verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, i documenti conservati, provvedendo, qualora necessario, al riversamento sostitutivo degli stessi.

(5) Il sistema di conservazione dei documenti informatici è conforme anche allo standard ISO 14721:2003 e allo standard nazionale UNI 11386:2010.

(6) Il direttore generale comunica con propria circolare l’elenco dei formati accettati dall’Amministrazione provinciale e i formati per la conservazione dei documenti.

(1) Gli archivi e i documenti dell’Amministrazione provinciale sono beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche.

(1) Decorsi i termini di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, le strutture organizzative provvedono allo scarto dei documenti, oppure al loro versamento all’Archivio provinciale.

(2) I termini di conservazione decorrono dal giorno della chiusura del fascicolo. I documenti che hanno durevole rilevanza giuridica e amministrativa o che sono di notevole importanza storico-culturale sono versati all’Archivio provinciale 40 anni dopo il loro esaurimento.

(3) Al fine di procedere alla selezione dei documenti, le relative commissioni di sorveglianza e scarto si riuniscono a intervalli regolari almeno ogni due anni.

(4) Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto in merito allo scarto sono verbalizzate. A ogni verbale è allegato l’elenco di scarto contenente gli estremi delle serie dei fascicoli scartati. Nei verbali di scarto sono altresì indicati luogo, tempi e modi di distruzione dei documenti. I verbali di scarto sono conservati a tempo indeterminato.

(5) Prima del versamento all’Archivio provinciale dei documenti destinati alla conservazione permanente, le commissioni di sorveglianza e scarto redigono un elenco di versamento e un verbale di consegna. Il verbale di consegna è firmato dal direttore o dalla direttrice dell’Archivio provinciale.

(1) Fatte salve le disposizioni di cui all’articolo 24 e seguenti della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, il contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a chi non ne abbia diritto in base alle vigenti disposizioni normative, né propalato all’interno dell’Amministrazione provinciale. L’inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto d’ufficio.

(1) È abrogato il decreto del Presidente della Provincia 20 settembre 2007, n. 49.

Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.