(1) Die Verträge nach den Artikeln 3 und 4 können in Form von Privaturkunden geregelt werden; jene nach Absatz 3 können auch mittels einem Schreiben geregelt werden, mit dem der Auftraggeber die Bestellung von Gütern oder Dienstleistungen vornimmt, wobei die Annahme schriftlich und ohne Änderungen erfolgen muss.
(2) Die mit Schreiben geregelten Verträge müssen die im Einladungsschreiben vorgesehenen Angaben enthalten und zwar mindestens:
- Beschreibung der Güter und Leistungen, die Gegenstand der Bestellung sind,
- Menge und Preis der selben unter Anführung der MwSt.,
- Qualität sowie Art und Weise der Erbringung,
- buchhalterische Angaben,
- Zahlungsform,
- die bei verspäteter oder unvollständiger Durchführung vorgesehenen Strafen sowie eventueller Hinweis auf die Pflicht des Auftragnehmers, sich an die einschlägigen Rechtsvorschriften zu halten,
- das zuständige Amt und allfällige für den Lieferanten nützliche Angaben.
(3) Die Zahlungen werden binnen sechzig Tagen ab Ausstellung der Bescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung veranlasst beziehungsweise nach Erhalt der Rechnung, falls diese später einlangt. Die in elektronischer Form präsentierten Rechnungen werden binnen dreißig Tagen beglichen. Bei Verträgen für Lieferungen und Dienstleistungen mit einem Betrag unter 20.000,00 Euro kann die Zweckbindung gleichzeitig mit der Flüssigmachung erfolgen.7)
(4) Die Rechnungen, die Spesennoten der Waren oder Leistungen und die Bestätigungen über die ordnungsgemäße Erbringung müssen - auch per Fax oder E-Mail - im Original und als Kopie einlangen, wobei das Original dem Ausgabetitel beizulegen und die Kopie im Akt abzulegen ist. Bei Ankäufen, muss die Übernahmebestätigung, oder der Inventarschein beigelegt werden. Die per E-Mail eingelangten Rechnungen müssen auf Papier gedruckt und nach den ordentlichen Verfahren protokolliert werden.
(5) Bei Nichterfüllung wegen Vorfällen, die dem Auftragnehmer anzulasten sind, werden die im Vertrag oder im Bestellungsschreiben festgesetzten Strafen auferlegt. Bleibt eine formelle Ermahnung durch Einschreiben mit Rückschein erfolglos, so ist der Auftraggeber außerdem befugt, die Erfüllung gesamthaft oder teilweise auf Kosten des Auftragnehmers durchzuführen, wobei der Anspruch auf Schadenersatz wegen Verzögerung auf jeden Fall aufrecht bleibt. Bei Nichterfüllung wesentlicher Vertragsinhalte kann der Auftraggeber außerdem nach schriftlicher Ankündigung den Vertrag auflösen, unbeschadet der Vergütung der erlittenen Schäden.8)