(1) Ist die sofortige Annahme der informellen Anfrage nicht möglich oder bestehen aufgrund der gelieferten Informationen und Unterlagen Zweifel über die Legitimierung des Antragstellers, über dessen Identität, über dessen Vertretungsbefugnisse oder über das Bestehen eines Interesses oder ist zweifelhaft, ob die Unterlage zugänglich ist, wird der Antragsteller unmittelbar aufgefordert, einen formellen Antrag zu stellen.
(2) Außer in den in Absatz 1 angeführten Fällen kann der Antragsteller immer einen formellen Antrag stellen, und auf Antrag des Betroffenen muß das Amt eine Empfangsbestätigung ausstellen.
(3) Wird ein formeller Antrag bei einem anderen Organ oder einer anderen Organisationseinheit als jener gestellt, gegenüber welcher das Zugangsrecht ausgeübt werden muß, wird dieser unverzüglich an jene, die zuständig ist, übermittelt. Der Betroffene wird über die Übermittlung verständigt.
(4) Auf das Verfahren für den formellen Zugang werden die Bestimmungen von Artikel 2 Absätze 2 und 3 angewandt.
(5) Das Zugangsverfahren muß innerhalb einer Frist von 30 Tagen abgeschlossen sein, die ab dem Tag läuft, an dem der Antrag dem zuständigen Organ oder der zuständigen Organisationseinheit vorgelegt wird oder, im Fall von Absatz 3, bei dieser eingegangen ist.
(6) Ist der Antrag nicht regulär oder unvollständig, muß die Verwaltung den Betroffenen innerhalb von zehn Tagen davon mit Einschreibebrief mit Rückschein oder in einer anderen Weise benachrichtigen, die geeignet ist, festzustellen, ob der Brief beim Betroffenen eingegangen ist. Die Frist für das Verfahren beginnt ab der Vorlage des vervollständigten Antrages neu zu laufen.
(7) Für das Zugangsverfahren ist der Direktor der Organisationseinheit verantwortlich, die zuständig ist, den Akt zu erlassen oder diesen ständig aufzubewahren, oder ein von ihm beauftragter Beamter, der dieser Einheit angehört. Handelt es sich um verfahrensbezogene Akte, ist immer der Direktor verantwortlich, der zuständig ist, den abschließenden Akt zu erlassen oder diesen ständig aufzubewahren, oder der von ihm beauftragte Beamte, und zwar vorbehaltlich dessen, was Artikel 1 Absatz 4 bestimmt.